会议服务与后勤保障制度

会议服务与后勤保障制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国数据安全法》等相关国家法律法规，参照行业通用管理准则及集团母公司相关管理要求，结合企业内部管理实际需求，为加强会议服务与后勤保障工作的规范化、标准化、精细化，有效防控管理风险，提升服务效能，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司内部各类会议的组织筹备、会中服务保障及会后后勤支持等场景，包括但不限于董事会、专题研讨会、培训会、年会及其他临时性会议的后勤保障工作。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“会议专项管理”指公司对会议服务与后勤保障工作的全流程规划、组织、实施、监督与改进，涵盖资源调配、风险防控、服务标准、合规审查等环节。（二）“专项风险”指在会议服务与后勤保障过程中可能引发的管理漏洞、安全事件、合规问题或资源浪费等潜在不利影响。（三）“合规管理”指企业在会议服务与后勤保障活动中严格遵守法律法规、内部规章及行业规范，确保行为合法、程序正当、责任明确。第四条会议专项管理的核心原则包括：（一）全面覆盖：确保所有会议服务与后勤保障环节纳入制度管控范围，不留管理空白。（二）责任到人：明确各层级、各部门及岗位的职责分工，实现全程可追溯。（三）风险导向：以风险防控为工作重点，提前识别、评估并采取有效措施规避潜在问题。（四）持续改进：通过动态评估、反馈优化，不断完善会议服务与后勤保障管理体系。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对会议服务与后勤保障专项管理工作负总责，统筹决策资源调配、预算审批及重大风险处置；分管领导为直接责任人，负责具体工作的组织协调、监督考核及制度执行。第六条设立会议服务与后勤保障专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，各部门负责人及下属单位代表组成。领导小组负责统筹协调全公司会议服务与后勤保障工作，审批重大事项，监督制度执行，并定期召开会议分析管理现状、解决重点问题。第七条明确三类主体的职责分工：（一）牵头部门（如行政部）：负责统筹会议服务与后勤保障制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯及跨部门协调。牵头部门需制定年度管理计划、编制预算、组织服务供应商评估、监督服务合同履行，并定期汇总分析管理成效。（二）专责部门（如法务部、内审部）：负责专项领域的业务合规审核、流程优化、风险处置及纠纷调解。专责部门需对会议服务合同、供应商资质、数据安全措施等进行合规性审查，提供专业咨询，并协助处置重大风险事件。（三）业务部门/下属单位：负责落实本领域会议服务与后勤保障要求，开展日常风险防控。业务部门需明确内部需求、提出服务标准、执行预算控制、配合现场保障，并及时上报异常情况。第八条基层执行岗（如会务专员、后勤人员）需严格遵守操作规程，履行岗位合规承诺，落实风险上报义务，并对所提供服务的质量、安全及合规性负责。第三章专项管理重点内容与要求第九条会议组织管理：（一）业务操作合规标准：会议申请需经部门负责人审批，重大会议需提交领导小组备案；会议议程、参会人员、时间地点等需提前明确，并按程序公示。禁止擅自变更会议内容或扩大参会范围。（二）禁止性行为：严禁未经批准召开非必要会议、虚报参会人数套取资源、将会议费用转嫁至无关部门等行为。（三）重点防控点：需加强会议信息保密管理，防止敏感内容泄露；对大型会议需制定应急预案，防范拥挤踩踏、电力中断等安全风险。第十条供应商管理：（一）业务操作合规标准：供应商选择需通过公开招标或竞争性谈判，实施“三查三比对”（资质审查、服务报价比对、过往案例比对）；签订服务合同时需明确服务范围、收费标准、违约责任及退出机制。（二）禁止性行为：严禁与利益相关方建立私下合作关系、规避招标程序、允许供应商向特定人员输送不当利益。（三）重点防控点：需严格审查供应商的资质及信誉，防范低价低质风险；对涉及保密服务的供应商需签订保密协议，并定期复核履约情况。第十一条预算管理：（一）业务操作合规标准：会议费用预算需纳入年度财务计划，按审批权限逐级报批；实际支出不得超出预算范围，超出部分需另行报批；费用报销需提供合规票据及审批记录。（二）禁止性行为：严禁虚列会议项目套取资金、擅自提高标准超标支出、将会议费用计入其他科目等行为。（三）重点防控点：需加强大额支出管控，防止预算突破；对招待费、住宿费等敏感项目实行集中支付，减少人为干预风险。第十二条场地与设施管理：（一）业务操作合规标准：会议场地需提前预定并落实安保措施；对租赁的电子设备、桌椅等需提前检查，确保正常运行；结束后及时清点并恢复原状。（二）禁止性行为：严禁未经许可占用公共资源、损坏租赁设施未赔偿、因管理疏漏导致设备故障等行为。（三）重点防控点：需加强对场地消防设施、监控系统、电力系统的日常维护，防止安全事故；对特殊会议需提前测试音响、投影等设备，确保技术支持到位。第十三条食品与招待管理：（一）业务操作合规标准：餐饮服务需符合食品安全法规，供应商需提供健康证及检测报告；招待活动需严格限制人数及标准，禁止铺张浪费。（二）禁止性行为：严禁在招待中接受礼品礼金、超标准安排宴请、以会议名义进行非公务消费等行为。（三）重点防控点：需加强对供应商的食品安全监管，防止食物中毒事件；对招待费实行专项台账管理，确保可追溯。第十四条信息安全管理：（一）业务操作合规标准：会议资料需按密级管理，涉密会议需落实物理隔离及电子监控；电子设备需安装安全防护软件，防止数据泄露。（二）禁止性行为：严禁将涉密资料随意放置、违规使用非涉密设备处理敏感信息、未经授权复制会议记录等行为。（三）重点防控点：需定期对参会人员及工作人员进行保密培训，建立数据销毁制度；对网络传输进行加密处理，防止黑客攻击。第十五条后勤保障服务：（一）业务操作合规标准：交通保障需提前规划路线，避免拥堵；住宿安排需提前预定并核对身份信息；应急服务需配备必要的药品及设备。（二）禁止性行为：严禁在交通保障中违规驾驶、向服务人员索要回扣、因疏忽导致物资丢失等行为。（三）重点防控点：需加强对服务人员的资质审核，防止人员素质不达标；对重要会议需配备随行保障人员，确保服务及时响应。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：根据国家法律法规变化、行业新要求及企业业务调整，每年对专项管理制度进行评估，必要时修订完善，并发布更新通知。第十七条风险识别预警机制：定期开展专项风险排查，分级评估风险等级，对高风险事项发布预警通知，并要求相关单位制定整改措施。第十八条合规审查机制：将专项审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，明确“未经审查不得实施”原则；对重大事项实行多部门联合审查，确保决策合法合规。第十九条风险应对机制：对一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组牵头协调，明确应急流程、责任协同及上报要求；建立风险事件台账，定期分析处置效果。第二十条责任追究机制：界定违规情形、处罚标准，联动绩效考核、纪律处分；对情节严重者追究管理责任，并公开通报处理结果。第二十一条评估改进机制：每季度对专项管理体系有效性开展评估，通过问卷调查、现场检查等方式收集反馈，优化流程漏洞，并形成评估报告。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：明确各层级领导对专项管理的推进责任，要求分管领导每月听取工作汇报，主要负责人每季度召开专题会议研究解决重点问题。第二十三条考核激励机制：将专项合规情况纳入部门年度考核，与绩效、评优挂钩；对表现突出的单位和个人给予奖励，对发生问题的部门实行“一票否决”。第二十四条培训宣传机制：分层级开展专项培训，如管理层合规履职培训、一线员工操作规范培训；通过内网、宣传栏等渠道发布合规手册，营造全员合规氛围。第二十五条信息化支撑：通过系统工具实现流程自动化、风险实时监控；开发会议服务管理平台，集中管理需求申请、供应商库、费用报销等数据，提高管理效率。第二十六条文化建设：发布专项合规手册，明确行为规范；组织签订合规承诺书，要求全员签署并留存备查；开展合规知识竞赛、案例分享等活动，强化意识。第二十七条报告制度：明确风险事件、