信息技术合同与项目管理制度

信息技术合同与项目管理制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》等国家法律法规，参照行业相关技术标准与最佳实践，结合企业信息化发展需求与风险管理策略，旨在规范信息技术合同与项目管理行为，防范合同履行、项目实施过程中的法律风险、合规风险与操作风险，确保企业信息资产安全与业务持续稳定运行。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，覆盖信息技术领域各类合同的签订、履行、变更、终止全过程，以及信息系统建设项目、技术改造项目、外包服务项目等信息技术相关项目的立项、实施、验收、运维等全生命周期管理。第三条本制度中下列术语含义如下：（一）信息技术合同专项管理：指围绕信息技术合同的风险识别、审查、履行监控、争议解决等环节，建立系统性、规范化的管控机制，确保合同条款合法合规、权利义务清晰明确。（二）信息技术项目专项管理：指对信息技术项目从立项到交付的全过程进行统筹规划、资源调配、进度控制、质量保障、风险应对的管理活动，确保项目目标达成与预期效益实现。（三）信息技术合规风险：指因合同条款缺失、技术标准不达标、数据安全措施不到位、知识产权侵权等导致的法律纠纷、行政处罚或经济损失的可能性。第四条信息技术合同与项目管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保所有信息技术合同与项目均纳入管理制度范畴，不留管理空白。（二）责任到人原则：明确各级管理主体、业务主体、执行主体的具体职责，确保责任可追溯。（三）风险导向原则：聚焦重大风险点，实施差异化管控措施，优先防范系统性、突发性风险。（四）持续改进原则：定期评估管理效果，优化制度流程，适应内外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对信息技术合同与项目管理的全面工作负总责，统筹决策重大管理事项；分管领导对专项管理工作负直接领导责任，推动制度落地与问题整改。第六条设立信息技术合同与项目管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，各相关部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调信息技术合同与项目管理重大事项，审议制度修订方案；（二）决策重大合同谈判、复杂项目立项等关键事项；（三）监督评价专项管理工作的有效性，研究解决跨部门管理难题。第七条成立专项管理办公室（由法务合规部牵头，联合信息技术部、采购部、财务部等部门组成），负责日常管理事务，具体职责包括：（一）制定和修订专项管理制度，组织开展宣贯培训；（二）建立合同与项目风险库，定期发布管理指南；（三）协调解决业务部门提出的管理需求，推动制度创新。第八条牵头部门（法务合规部、信息技术部）职责：（一）法务合规部：负责合同条款审核、法律风险监控，牵头处理合同争议；（二）信息技术部：负责项目技术方案评审、系统安全验收，指导项目风险管理。第九条专责部门（采购部、财务部）职责：（一）采购部：负责供应商资质审查、招标流程监督，防范交易环节风险；（二）财务部：负责合同资金支付审核、项目成本管控，确保资金合规使用。第十条业务部门/下属单位职责：（一）落实领导小组及专项管理办公室的部署要求，执行本领域专项管理标准；（二）开展日常风险自查，及时上报重大风险事件；（三）配合完成管理考核与审计工作。第十一条基层执行岗责任：（一）签订合同前必须确认条款合规性，必要时寻求专责部门支持；（二）执行项目操作时须遵守技术规范，发现异常立即上报；（三）签署合规承诺书，对自身行为负责。第三章专项管理重点内容与要求第十二条合同尽职调查：签订信息技术合同前，必须完成供应商背景核查、技术能力评估、商业条款谈判，重点关注以下内容：（一）供应商是否具备相应资质（如ISO27001认证、系统集成商许可）；（二）知识产权归属是否清晰（源代码交付、专利授权等条款）；（三）违约责任是否明确（如系统延迟交付的赔偿标准）。禁止性行为：严禁通过关联方规避招标、签订排他性条款。重点防控点：防范技术方案与实际交付不符、知识产权侵权纠纷。第十三条招标采购管理：涉及金额XX万元以上的信息技术项目必须实施公开招标，流程包括：（一）需求评审：由技术部门出具需求书，经领导小组审批；（二）招标文件编制：法务部门参与条款审核，明确技术参数与商务条件；（三）开标评审：邀请第三方机构监督，采用综合评分法确定中标人。禁止性行为：严禁泄露技术参数、围标串标、擅自变更中标结果。重点防控点：防范低价恶性竞争、技术标准制定权失控。第十四条合同履行监控：建立合同台账，实施动态跟踪，包括：（一）关键节点验收：系统上线前需通过信息技术部安全测试；（二）付款控制：按合同约定分阶段支付，重大款项需联合财务部复核；（三）变更管理：重大变更必须重新履行审批程序，并补充法律文件。禁止性行为：严禁未经授权擅自扩大合同范围、超出预算超期交付。重点防控点：防范进度滞后导致的隐性损失、合同违约。第十五条数据安全管理：信息技术合同与项目中必须落实以下要求：（一）数据出境前进行风险评估，必要时取得监管机构备案；（二）明确数据脱敏标准，禁止传输敏感信息；（三）服务商必须承诺数据加密存储，定期进行安全审计。禁止性行为：严禁将客户数据用于非合同约定用途、未履行告知义务收集数据。重点防控点：防范数据泄露、跨境传输违法。第十六条项目立项管理：信息技术项目立项需提交以下材料：（一）项目建议书：包含背景说明、技术路线、预算明细；（二）可行性分析：由信息技术部出具风险评估报告；（三）效益测算：财务部评估投资回报率，经领导小组审批。禁止性行为：严禁以虚假需求套取预算、将商业项目伪装成技术项目。重点防控点：防范资源错配、立项依据不足。第十七条项目进度管控：建立三级进度体系，明确时间节点：（一）总进度：项目启动后30日内提交甘特图，按季度滚动更新；（二）分阶段验收：开发完成、测试上线、运维移交等关键节点需联合技术部门确认；（三）延期预警：进度滞后XX天以上必须上报专项管理办公室，制定补救方案。禁止性行为：严禁隐瞒进度问题、擅自调整时间计划。重点防控点：防范延期导致的业务中断、成本失控。第十八条知识产权保护：合同中必须约定以下条款：（一）软件著作权归属：明确源代码交付时间与授权范围；（二）专利技术许可：第三方专利使用需另行签订许可协议；（三）侵权责任：约定侵权诉讼的管辖法院与赔偿责任上限。禁止性行为：严禁未经许可使用开源软件、泄露核心源代码。重点防控点：防范技术侵权、专利纠纷。第十九条项目验收标准：信息系统项目验收必须通过以下验证：（一）功能验收：对照需求文档逐项测试，客户签字确认；（二）性能验收：系统响应时间、并发用户数需达到合同约定；（三）安全验收：通过渗透测试，修复高危漏洞。禁止性行为：严禁以形式化验收代替实质性测试、隐瞒系统缺陷。重点防控点：防范交付质量不达标、运维问题。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：每年X月开展制度评估，根据以下情况启动修订：（一）国家法律法规修订（如《数据安全法》新增条款）；（二）公司业务模式调整（如云服务替代自建数据中心）；（三）重大风险事件暴露出制度漏洞。第二十一条风险识别预警机制：建立风险清单，实施季度排查：（一）风险识别：业务部门填写《风险自评表》，专责部门抽查验证；（二）分级评估：一般风险由业务部门整改，重大风险上报领导小组决策；（三）预警发布：通过内部平台推送风险提示，明确管控要求。第二十二条合规审查机制：将审查嵌入管理流程，实行“三道防线”：（一）业务部门自查：执行岗完成操作前提交合规确认单；（2）专责部门审查：法务部对合同条款进行抽检，信息技术部对系统配置进行检测；（3）领导小组抽查：每季度随机抽取项目开展全流程复核。“未经合规审查不得实施”作为刚性约束，违规操作一律暂停执行。第二十三条风险应对机制：按风险等级启动应急预案：（一）一般风险：业务部门制定整改计划，专责部门跟踪闭环；（二）重大风险：领导小组成立专项工作组，启动外部专家支持，必要时申请暂停合同履行；（三）上报要求：风险事件发生后X小时内上报，每月编制《风险分析报告》。第二十四条责任追究机制：违规情形与处罚标准如下：（一）轻微违规：通报批评，取消评优资格；（二）一般违规：罚款XX元，承担直接损失20%赔偿责任；（三）重大违规：解除职务，追究法律责任，并联动绩效考核扣减分数。第二十五条评估改进机制：每年X月开展管理有效性评估，通过以下指标衡量：（一）合规达标率：合同审核通过率、项目验收一次通过率；（二）风险处置时效：重大风险整改完成率、上报响应及时性；（三）流程优化建议：收集业务部门改进意见，纳入制度修订。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：各级领导在专项管理中职责分工如下：（一）公司主要负责人：审批年度管理预算，主持重大问题会商；（二）分管领导：带队开展管理检查，协调跨部门资源；（三）部门负责人：落实本领域管理要求，配备专职联络人。第二十七条考核激励机制：将专项合规情况纳入绩效考核，具体规则：（一）部门考核：根据合同违约率、项目延期率设置权重，考核结果与预算挂钩；（二）个人考核：专责岗位实行“一票否决制”，执行岗纳入年度评优范围；（三）正向激励：对管理成效突出的团队给予奖金奖励。第二十八条培训宣传机制：分层级开展专项培训，培训内容包括：（一）管理层：合规履职要求、决策风险防范（每年X月集中培训）；（二）专责岗位：法律法规、审核技巧（每月案例研讨）；（三）执行岗：操作规范、风险识别（新员工入职必修）。培训效果通过考试评估，考核不合格者强制补训。第二十九条信息化支撑：通过管理平台实现以下功能：（一）合同电子签章：实现合同全生命周期数字化管理；（二）风险预警推送：根据历史数据自动识别高风险操作；（三）项目进度可视化：实时监控资源投入与进度偏差。第三十条文化建设：通过以下措施营造合规氛围：（一）发布《信息技术合规手册》，明确禁止行为清单；（二）签署《合规承诺书》，管理层率先垂范；（三）设立合规案例库，每月更新警示案例。第三十一条报告制度：建立分级报告体系，具体要求：（一）风险事件报告：即