养老院老人入住资料制度

养老院老人入住资料制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国老年人权益保障法》《养老机构服务管理办法》等行业法规，结合集团母公司《全面风险管理指引》及企业内部控制管理要求制定。为规范养老院老人入住资料管理，防范信息泄露、身份冒用等专项风险，实现业务流程标准化、合规化，特制定本制度。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属养老院及全体员工，覆盖老人入住登记、信息采集、资料审核、档案管理、保密保护等全流程业务场景，包括但不限于前兆评估、合同签订、日常服务、退出管理等环节。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”指针对老人入住资料全生命周期的收集、使用、存储、销毁等环节实施的风险管控与合规管理活动。（二）“XX风险”指因资料管理不当可能导致的老人隐私泄露、身份冒用、服务错误等业务风险，包括操作风险、管理风险及合规风险。（三）“XX合规”指资料管理活动必须严格遵循法律法规、行业准则及企业内部制度要求，确保合法性、安全性、完整性。第四条养老院老人入住资料管理遵循以下原则：（一）全面覆盖原则：所有老人入住资料均纳入统一管理范围，实现全过程监控。（二）责任到人原则：明确各部门、岗位的资料管理职责，实行首问负责制。（三）风险导向原则：重点防控信息泄露、资料造假等高风险环节。（四）持续改进原则：定期评估管理效果，优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为老人入住资料管理的第一责任人，对专项管理工作的全面有效性承担最终责任；分管领导为直接责任人，负责日常统筹协调与监督考核。第六条设立“老人入住资料管理领导小组”，由公司分管领导牵头，成员包括总经办、风控部、运营部、法务部等部门负责人，主要履行以下职能：（一）统筹制定、修订专项管理制度；（二）决策重大风险处置方案；（三）年度管理效果评估与审批。第七条设立“专项管理办公室”（挂靠运营部），负责日常执行，具体职责包括：（一）统筹建立资料管理标准与流程；（二）定期开展风险评估与培训宣贯；（三）监督考核各部门执行情况。第八条明确三类主体职责：（一）牵头部门（运营部）：1.建设老人入住资料管理信息系统；2.识别、评估专项风险并制定应对预案；3.每季度组织一次合规自查。（二）专责部门（风控部、法务部）：1.审核资料采集的合法性、必要性；2.优化业务流程中的合规风险点；3.处置重大风险事件。（三）业务部门/下属单位（各养老院）：1.落实资料收集的完整性与准确性；2.日常检查员工操作规范性；3.报送异常情况。第九条基层执行岗（前台、护理员等）必须履行：（一）签署岗位合规承诺书；（二）发现资料异常立即上报；（三）严格遵守“最小权限”原则处理资料。第三章专项管理重点内容与要求第十条资料采集环节（一）合规标准：需采集身份证明、健康档案、紧急联系人等必填信息，填写内容必须经老人或监护人签字确认；采集过程全程录音录像。（二）禁止行为：严禁诱导老人提供非必要资料、强制签署空白协议。（三）风险防控：重点审核资料真实性，对模糊信息要求二次核实。第十一条合同签订环节（一）合规标准：合同文本包含资料使用范围、保密条款，并由法务部审核；签订过程必须有老人或监护人现场见证。（二）禁止行为：严禁签订“全权委托”等模糊权利义务条款。（三）风险防控：定期抽查合同履行情况，对违约行为启动预警。第十二条信息存储环节（一）合规标准：采用加密数据库存储，设置“谁访问谁记录”的日志机制；纸质档案锁于保险柜，双人双锁。（二）禁止行为：严禁将资料外借或上传非授权平台。（三）风险防控：每年开展一次数据库渗透测试，冷备份资料异地存放。第十三条查阅使用环节（一）合规标准：业务部门提交《资料查阅申请单》，经负责人审批后按权限调取；临时调阅需额外说明用途。（二）禁止行为：严禁跨部门违规调取他人资料、复印敏感信息。（三）风险防控：调阅记录自动归档，超出30日未使用自动失效。第十四条档案变更环节（一）合规标准：老人信息变更需提交《变更申请表》，同步更新所有相关系统；重大健康变化需24小时内备案。（二）禁止行为：未经审批擅自修改原始记录。（三）风险防控：设置变更双人复核机制，电子记录采用防篡改技术。第十五条退出管理环节（一）合规标准：老人离院后30日内完成资料归档，非必要信息进行脱敏处理；长期离院老人资料由专人管理。（二）禁止行为：擅自销毁档案或泄露既往记录。（三）风险防控：离院老人名单单独管理，销毁过程录像存档。第十六条跨机构流转环节（一）合规标准：向第三方机构共享资料必须经老人书面同意，并约定保密期限；传输过程加密加密传输。（二）禁止行为：未经授权共享老人诊断结论等敏感信息。（三）风险防控：建立第三方机构黑名单制度，定期评估合作方合规情况。第十七条技术安全环节（一）合规标准：系统需通过等级保护测评，定期更新杀毒软件；员工强制使用强密码并定期更换。（二）禁止行为：使用个人设备处理资料、违规连接公共网络。（三）风险防控：部署入侵检测系统，对异常登录行为自动报警。第四章专项管理运行机制第十八条动态更新机制（一）每年6月对照最新法规修订制度；（二）重大业务调整后30日内补充条款；（三）修订过程需经领导小组审议通过。第十九条风险识别预警机制（一）每月开展一次全场景风险排查，使用《风险矩阵表》进行评分；（二）评分＞70分需制定专项预案，＞85分发布红色预警；（三）预警信息通过OA系统定向推送。第二十条合规审查机制（一）嵌入“三道防线”：业务岗自查、部门复核、专责部门抽查；（二）审查标准：对照制度条款逐项打分，对差项要求限期整改；（三）未经审查的资料调取行为视为违规。第二十一条风险应对机制（一）一般风险：由养老院自行整改，上报办公室备案；（二）重大风险：启动应急预案，由领导小组统筹处置，48小时内上报集团；（三）明确“首报负责制”，严禁瞒报或迟报。第二十二条责任追究机制（一）违规情形：1.未经授权泄露资料，罚款X万元至X万元；2.资料造假导致服务事故，直接责任人免职；3.系统漏洞未及时上报，扣除年度绩效30%。（二）处罚流程：风控部出具《处罚决定书》，由人力资源部执行。第二十三条评估改进机制（一）每季度开展一次管理效果评估，使用《有效性指标表》打分；（二）评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四档；（三）不合格项需制定改进计划，次年复查。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障（一）各级领导在述职报告中必须包含资料管理内容；（二）设立专项管理年度预算，确保技术投入；（三）每月召开管理例会，通报问题与进展。第二十五条考核激励机制（一）将资料管理纳入年度考核指标，占绩效考核10%；（二）对合规部门/个人给予X%的绩效奖励；（三）连续两年优秀者授予“XX合规标兵”称号。第二十六条培训宣传机制（一）管理层：每年接受2次合规履职培训，考核不合格者降级；（二）员工：新员工岗前培训占比15%，转岗员工必须补训；（三）发布《资料管理操作手册》，季度更新电子版。第二十七条信息化支撑（一）开发“老人档案云平台”，实现移动端调阅；（二）设置“异常行为智能预警”模块，自动识别风险；（三）与财务系统对接，自动核对离院结算信息。第二十八条文化建设（一）设立“合规角”，展示制度案例与合规承诺书；（二）每年开展“资料安全月”活动，举办知识竞赛；（三）将合规纳入员工手册，入职签署电子版承诺书。第二十九条报告制度（一）风险事件上报：重大事件2小时内、一般事件24小时内上报至办公室；（二）年度