办公电脑使用管理通知范本

各部门、全体员工：为规范办公电脑的使用与管理，保障公司信息资产安全、提升办公效率，结合公司实际运营需求，现对办公电脑使用管理相关要求予以明确，望全体人员严格遵照执行。一、设备管理规范（一）设备配置与分配办公电脑由行政部联合信息技术部（以下简称“IT部”）统一规划配置，根据岗位需求匹配硬件规格。新入职员工或岗位调整需新增/更换设备时，须填写《办公设备申请单》，经部门负责人及IT部审核后，由IT部完成设备发放与初始化部署，同时更新《办公电脑管理台账》（记录设备型号、使用人、配置信息及启用时间）。（二）设备维护与维修1.员工应妥善保管办公电脑，日常使用中避免摔碰、液体泼溅等人为损坏。设备出现硬件故障或系统异常时，须第一时间联系IT部报修，禁止私自拆卸、改装硬件或重装系统（特殊岗位经IT部授权除外）。2.IT部每季度开展设备巡检，检查硬件损耗、系统运行状态及安全配置，形成巡检报告并反馈优化建议；设备维修需通过IT部指定渠道，维修后需更新台账记录维修内容、费用及质保期限。（三）设备移交与报废1.员工因离职、岗位调整或设备更新需移交电脑时，须提前3个工作日备份个人数据（工作数据由IT部统一迁移至新设备），并配合IT部完成设备检查、数据擦除及系统还原，移交清单经双方签字确认后存档。2.设备达到使用年限或因故障无法修复时，由IT部评估后启动报废流程，报废设备须拆除存储介质（硬盘、U盘等），经行政部登记后按公司资产处置规定处理，严禁私自丢弃或转卖。二、软件与网络使用要求（一）软件管理1.办公电脑仅允许安装公司授权的正版软件（含操作系统、办公套件、业务系统客户端等），IT部通过企业级管理工具统一部署并更新。因工作需要安装专业软件（如设计、编程工具），须提交《软件安装申请表》（注明软件名称、版本、用途及版权来源），经部门负责人和IT部审批后，由IT部协助安装（个人承担版权风险的软件不予支持）。2.禁止安装盗版软件、破解工具、游戏、直播软件及其他与工作无关的程序，避免因软件侵权引发法律风险或导致系统感染病毒。（二）网络使用1.办公电脑须接入公司指定的办公网络（有线/无线），禁止私自连接外部公共网络（如酒店、咖啡馆WiFi）或通过手机热点、无线路由器等方式违规扩展网络。确因外勤需要临时联网的，须向IT部申请“临时网络访问权限”，并在指定时间内关闭。（三）数据管理1.工作相关数据须存储在公司指定的服务器、云盘或加密存储设备中，禁止将核心业务数据（如客户信息、财务数据、技术文档）存储在本地硬盘或私人云盘。个人数据（如照片、文档）如需存储，应控制在合理容量内，且不得影响设备性能。2.数据传输须通过公司认可的安全渠道（如企业微信、内部邮件、加密U盘），禁止通过QQ、个人邮箱、公共网盘等非授权渠道外发敏感数据；确因业务需要外发数据的，须填写《数据外发审批单》，经部门负责人及合规部审批后执行，并留存传输记录。三、安全保障措施（一）系统安全1.办公电脑须启用Windows/macOS自带的防火墙，安装公司正版杀毒软件（如企业版360、卡巴斯基），并保持病毒库实时更新；IT部会定期推送系统补丁，员工须在收到通知后24小时内完成更新，避免因系统漏洞被攻击。2.禁止关闭系统安全防护功能（如实时监控、自动更新）、禁止修改系统关键配置（如管理员权限、安全策略），确因工作需要调整的，须向IT部提交申请并说明原因。（二）物理安全1.员工离开工位时（超过10分钟），须通过快捷键（如Windows+L、macOS锁屏功能）锁定电脑，重要设备须配合使用密码锁或放入抽屉保管；禁止将办公电脑随意借给外部人员使用、禁止携带电脑进入非办公区域（如会议室、机房除外）。确因工作需要带出公司的，须填写《设备外出申请单》，经部门负责人及行政部审批后，在指定时间内归还并登记使用情况。2.办公区域发生失窃、火灾、水灾等突发情况时，应优先保护办公电脑及存储介质，事后立即报告行政部和IT部，配合开展损失评估与数据恢复工作。（三）账号与密码安全1.系统账号（如Windows登录账号、业务系统账号）须与员工工号绑定，密码长度不少于8位，包含大小写字母、数字及特殊字符（如!@#$%^&*），且每90天更换一次；禁止使用生日、手机号、连续数字等易破解的密码，禁止在多台设备或公共平台复用办公账号密码。2.员工须妥善保管个人账号密码，禁止向他人泄露或共享，如因密码泄露导致数据丢失、系统被篡改，将追究个人责任；账号密码遗忘或被盗用时，须立即联系IT部重置密码并排查安全风险。四、违规处理机制1.对违反本通知的行为，IT部将通过日志审计、设备巡检等方式进行监测：首次违规且情节轻微的（如私自安装非工作软件、未及时锁屏），给予口头警告并责令限期整改；二次违规或情节较重的（如违规外发数据、私自破解系统），给予书面警告并扣除当月绩效奖金（具体金额由人力资源部根据违规程度核定）。2.因违规使用导致设备损坏、数据泄露、网络攻击等后果的，须承担设备维修/更换费用，赔偿公司经济损失；情节严重违反法律法规的，移交司法机关处理，同时解除劳动合同。五、附则1.本通知由IT部负