根据生产采购制度

PAGE根据生产采购制度一、总则（一）目的为规范公司生产采购活动，确保采购工作的顺利进行，满足公司生产经营需求，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与生产采购相关的部门、人员及采购活动。包括但不限于原材料采购、零部件采购、设备采购、办公用品采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.经济性原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑成本因素，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高公司经济效益。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合公司生产要求和质量标准。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，杜绝不正当竞争和利益输送，维护公司利益。5.诚信合作原则：与供应商建立诚信合作关系，加强沟通与协作，共同应对市场变化和问题，实现互利共赢。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.需求分析各生产部门应根据生产计划、销售预测及库存状况，定期进行物资需求分析，明确所需采购物资的品种、规格、数量、质量要求等，并填写《物资需求申请表》。2.计划编制采购部门根据各部门提交的《物资需求申请表》，结合公司库存情况，综合考虑采购周期、市场供应情况等因素，编制详细的《采购计划》。《采购计划》应明确采购物资的名称、规格、数量、预计采购时间、采购预算等内容，并报相关领导审批。3.计划调整如因生产计划变更、市场需求变化、供应商原因等导致采购计划需要调整，相关部门应及时提出申请，经审批后由采购部门对采购计划进行相应调整。（二）采购预算管理1.预算编制采购部门应根据采购计划，结合市场价格行情及历史采购数据，编制采购预算。采购预算应涵盖采购物资的采购成本、运输费用、仓储费用、税费等各项支出，并报财务部门审核。2.预算执行采购活动应严格按照采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要超预算采购，应按照公司预算管理相关规定，履行审批手续。3.预算监控与分析财务部门应定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并提出改进建议。采购部门应根据财务部门的分析报告，对采购活动进行调整和优化，确保采购预算的有效执行。三、供应商管理（一）供应商选择与评估1.供应商筛选采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据公司采购需求和供应商基本条件，对潜在供应商进行筛选，确定入围供应商名单。2.供应商评估采购部门应定期对入围供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。评估方式可采用实地考察、问卷调查、数据分析、样品检验等多种形式。3.供应商分级管理根据供应商评估结果，对供应商进行分级管理。将供应商分为A、B、C三级，A级为优质供应商，B级为合格供应商，C级为待改进供应商。对于不同级别的供应商，在采购策略、合作方式等方面应有所区别。（二）供应商合作与沟通1.合作协议签订采购部门与选定的供应商签订采购合同或合作协议，明确双方的权利义务、采购物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合作协议应符合法律法规要求，并报公司相关部门备案。2.日常沟通与协调采购部门应与供应商保持密切的日常沟通与协调，及时了解供应商的生产经营状况、物资供应情况等信息。对于供应商提出的问题和困难，应积极协助解决，确保采购活动的顺利进行。3.供应商绩效评价采购部门应定期对供应商的绩效进行评价，评价内容包括交货及时性、产品质量、售后服务等方面。根据绩效评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。四、采购流程管理（一）采购申请与审批1.采购申请提交各部门根据生产经营需要，填写《物资需求申请表》，详细说明所需采购物资的名称、规格、数量、用途、采购时间等信息，并提交至采购部门。2.采购申请审批采购部门收到《物资需求申请表》后，对申请内容进行审核。审核通过后，报相关领导审批。审批流程应根据公司内部管理规定执行，明确各级审批权限和审批时间要求。（二）采购询价与比价1.询价准备采购人员根据采购申请，在供应商数据库中筛选出合适的供应商，并向其发送询价函。询价函应明确采购物资的规格、数量、质量要求、交货期等内容，要求供应商在规定时间内报价。2.比价分析采购人员收到供应商报价后，对各供应商的报价进行整理和分析。比较报价的价格水平、付款方式、交货期、售后服务等因素，选择性价比最优的供应商。如遇价格相近的情况，可进一步综合考虑其他因素进行决策。（三）采购合同签订1.合同起草与审核采购部门根据比价结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利义务关系，确保合同条款合法合规、公平合理。采购合同起草完成后，报公司法律部门、财务部门等相关部门审核。2.合同签订与盖章经审核通过的采购合同，由采购部门与供应商签订。合同签订后，按照公司印章管理规定进行盖章，并做好合同归档工作。（四）采购订单下达1.订单生成采购部门根据签订的采购合同，生成采购订单。采购订单应明确采购物资的名称、规格、数量、交货期、交货地点、运输方式等信息，并发送给供应商。2.订单跟踪与催货采购人员应定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度和物资准备情况。对于临近交货期仍未发货的供应商，应及时进行催货，确保物资按时供应。（五）物资验收与入库1.验收准备采购物资到货前，仓库部门应做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。2.验收实施物资到货后，采购部门应及时通知仓库部门进行验收。验收人员按照采购合同及相关质量标准，对物资的品种、规格、数量、质量等进行逐一核对和检验。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取补货、换货、退货等措施。3.入库记录仓库部门应做好物资入库记录，详细记录物资的名称、规格、数量、入库时间、供应商名称等信息。入库记录应及时更新，确保库存数据的准确性。（六）采购付款1.付款申请采购部门根据采购合同和物资验收情况，填写《付款申请表》，详细说明付款金额、付款方式、付款时间等信息，并提交至财务部门。2.付款审批财务部门收到《付款申请表》后，对申请内容进行审核。审核通过后，报相关领导审批。付款审批应严格按照公司财务管理制度执行，确保付款安全、合规。3.付款执行经审批通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。付款过程中应注意保留相关凭证，以备查询和核对。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别采购部门应定期对采购活动中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.风险评估采购部门应对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对措施的制定提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对密切关注市场动态，及时了解市场价格波动、供应短缺等信息。通过与供应商签订长期合作协议、建立战略合作伙伴关系、采用套期保值等方式，降低市场风险对采购活动的影响。2.供应商风险应对加强供应商管理，定期对供应商进行评估和审核。建立供应商备用库，在主要供应商出现问题时，能够及时切换到备用供应商，确保物资供应的连续性。同时，要求供应商提供一定的担保或保证金，降低供应商违约风险。3.质量风险应对严格把控采购物资的质量，加强对供应商的质量监督和管理。在采购合同中明确质量标准和违约责任，增加质量验收环节，对验收不合格的物资坚决不予入库。同时，建立质量追溯机制，一旦发现质量问题，能够及时追溯到供应商并采取相应措施。4.合同风险应对加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规、公平合理。在合同履行过程中，密切关注合同执行情况，及时发现并解决合同纠纷。对于重大合同，可聘请专业律师进行审查和指导，降低合同风险。5.付款风险应对建立健全付款审批制度，严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。加强对供应商的信用管理，对信用状况不佳的供应商采取谨慎付款策略。同时，定期对付款情况进行审计和监督，确保付款安全。六、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查采购部门应定期对自身采购活动进行自查，检查采购流程是否规范、采购行为是否合规、采购记录是否完整等。对自查中发现的问题，应及时进行整改，并将整改情况报告公司管理层。2.内部审计监督公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购预算的执行情况、采购合同的签订与履行情况等。对审计中发现的问题，应及时提出审计意见和建议，并督促相关部门进行整改。（二）外部审计与监督1.接受政府部门监督公司采购活动应接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，如实提供采购