食品生产采购管理制度

PAGE食品生产采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司食品生产采购活动，确保所采购的食品原料、辅料、包装材料等符合食品安全标准，保障公司食品生产的质量和安全，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司食品生产所需各类物资的采购管理活动，包括但不限于原材料采购、供应商选择与管理、采购合同签订、采购验收等环节。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关食品安全标准，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购食品物资符合质量要求。3.成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。4.公开透明原则：采购过程应公开、透明，接受公司内部监督。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.生产部门应根据年度生产计划、销售订单及库存情况，提前制定月度采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等详细信息。2.采购计划需经生产部门负责人审核，确保计划的合理性和准确性。审核通过后的采购计划提交至采购部门。（二）采购预算编制1.采购部门根据采购计划，结合市场价格波动情况，编制采购预算。采购预算应包括采购物资的预计采购金额、运输费用、仓储费用等各项支出。2.采购预算需经财务部门审核，确保预算的合理性和可行性。审核通过后的采购预算提交至公司管理层审批。（三）采购计划与预算调整1.如因市场变化、生产计划调整等原因需要对采购计划或预算进行调整，相关部门应及时提出申请，说明调整原因及调整内容。2.采购计划与预算调整申请需经生产部门、采购部门、财务部门等相关部门审核，并报公司管理层审批。审批通过后，方可进行调整。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集潜在供应商的相关信息，包括企业资质、生产能力、产品质量、信誉状况、价格水平、售后服务等。2.对潜在供应商进行实地考察和评估，评估内容包括企业生产环境、质量管理体系、人员资质等方面。考察结束后，填写供应商评估报告。3.根据供应商评估报告，选择合格的供应商，并将其纳入供应商信息库。合格供应商应具备以下条件：具有合法有效的营业执照、食品生产许可证、食品经营许可证等相关资质证书。具备良好的生产设备和生产工艺，能够保证所提供食品物资的质量稳定。具有完善的质量管理体系，能够提供有效的质量检验报告。信誉良好，无不良记录。价格合理，具有一定的市场竞争力。（二）供应商审核与评价1.采购部门定期对供应商进行审核，审核内容包括供应商的资质变化、生产经营状况、产品质量等方面。审核周期为每年一次。2.根据审核结果，对供应商进行评价，评价等级分为优秀、良好、合格、不合格。评价结果作为供应商后续合作的重要依据。3.对于评价为不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应停止与其合作。（三）供应商激励与淘汰1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予一定的奖励，如优先合作、价格优惠、增加订单量等。2.对于连续两次评价为不合格的供应商，或出现严重质量问题、违反法律法规等情况的供应商，应予以淘汰，并从供应商信息库中删除。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同需经公司法律顾问审核，确保合同条款合法合规。审核通过后的采购合同提交至公司管理层审批。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。（二）合同执行与变更1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同按时、按质、按量履行。2.如因市场变化、生产计划调整等原因需要变更采购合同，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议需经公司法律顾问审核，并报公司管理层审批。（三）合同归档与保管1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同原件及相关附件进行归档保管，确保合同资料的完整性和可追溯性。2.合同归档期限为自合同履行完毕之日起至少保存五年。五、采购过程控制（一）采购订单下达1.采购部门根据审核通过的采购计划，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点等要求。2.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（二）采购价格管理1.采购部门应定期收集市场价格信息，分析价格波动趋势，为采购决策提供参考依据。2.在采购过程中，采购人员应通过招标、询价、谈判等方式，选择价格合理的供应商，确保采购成本的合理性。3.对于采购价格较高的物资，采购部门应进行专项分析，查找原因，并采取相应的措施进行改进。（三）采购验收管理1.采购物资到货后，采购部门应及时通知质量检验部门进行验收。质量检验部门应按照相关标准和要求，对采购物资的质量、规格、数量等进行检验。2.验收合格的采购物资，质量检验部门应出具验收报告，并办理入库手续。验收不合格的采购物资，质量检验部门应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。3.采购部门应建立采购验收记录档案，记录采购物资的验收情况，包括验收时间、验收人员、验收结果等信息。验收记录档案应保存至少两年。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险等。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低采购风险。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施：密切关注市场动态，及时调整采购计划和预算，合理安排采购时间，避免因市场价格波动导致采购成本增加。2.质量风险应对措施：加强对供应商的质量管理，严格审核供应商资质和产品质量，增加检验频次和检验项目，确保所采购物资符合质量要求。3.供应商风险应对措施：建立供应商评估和审核机制，定期对供应商进行评价和审核，选择信誉良好、实力较强的供应商合作，降低供应商违约风险。4.合同风险应对措施：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规，明确双方权利和义务，避免合同纠纷。七、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等情况。2.公司管理层定期对采购工作进行检查和指导，确保采购活动符合公司要求和相关法律法规。（二）考核评价1.建立采购人员考核评价机制，对采