生产办公用品制度

PAGE生产办公用品制度一、总则（一）目的为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，提高办公用品使用效率，节约办公成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.按需配置原则：根据工作实际需要，合理配置办公用品，避免浪费。2.节约使用原则：倡导员工节约办公用品，降低办公成本。3.归口管理原则：办公用品由行政部门统一归口管理。二、办公用品的分类及标准（一）办公文具1.书写工具：如钢笔、圆珠笔、中性笔、铅笔等。2.纸制品：如复印纸、打印纸、便签纸、笔记本等。3.文件夹、档案袋、文件盒等。4.胶水、胶棒、订书机、订书钉、回形针、大头针等。5.计算器、尺子、剪刀、美工刀等。（二）办公设备1.电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等。2.办公桌椅、文件柜、保险柜等。3.饮水机、空调、风扇等。（三）办公耗材1.墨盒、硒鼓、色带等。2.纸张、碳粉、油墨等。（四）其他办公用品1.名片夹、名片盒、名片纸等。2.绿植、清洁用品等。（五）办公用品标准1.办公文具的配置标准根据岗位和工作需求制定，具体标准见附件[具体附件名称]。2.办公设备的配置应根据工作需要和公司实际情况进行，由行政部门提出申请，经公司领导审批后购置。3.办公耗材的使用应遵循节约原则，根据实际使用量进行合理采购。三、办公用品的采购（一）采购计划1.各部门应根据工作需要，提前制定办公用品采购计划，填写《办公用品采购申请表》，注明所需办公用品的名称、规格、数量、预计使用时间等信息，经部门负责人签字后报行政部门。2.行政部门应定期汇总各部门的采购申请，结合办公用品库存情况，制定公司办公用品采购计划。（二）采购流程1.行政部门根据采购计划，选择合格的供应商进行采购。选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素。2.采购人员应与供应商签订采购合同，明确采购物品的名称、规格、数量价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。3.采购人员应跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（三）采购验收1.办公用品到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括办公用品的数量、规格、质量等。2.验收合格的办公用品应及时入库，并填写《办公用品入库单》；验收不合格的办公用品应及时与供应商联系，要求供应商更换或退货。四、办公用品的发放（一）发放原则1.按需发放原则：根据员工的工作需要和办公用品标准，合理发放办公用品。2.定期发放原则：办公用品应定期发放，一般每月发放一次。（二）发放流程1.行政部门根据办公用品库存情况和各部门的需求，制定办公用品发放清单。2.各部门员工应在规定时间内到行政部门领取办公用品，并在《办公用品发放登记表》上签字确认。3.行政部门应定期对办公用品发放情况进行统计和分析，及时调整发放标准和数量。五、办公用品的使用与保管（一）使用规范1.员工应爱护办公用品，合理使用，不得随意浪费和损坏。2.办公文具应在办公区域内使用，不得带出公司。如需带出公司，应经部门负责人批准。3.办公设备应按照操作规程使用，定期进行维护和保养，确保设备正常运行。4.办公耗材应按照规定使用，避免浪费。（二）保管要求1.办公用品应存放在指定的仓库或储物间，由专人负责保管。2.仓库应保持整洁、干燥、通风，防止办公用品受潮、发霉、变质。3.办公用品应分类存放，标识清晰，便于查找和发放。4.行政部门应定期对办公用品进行盘点，确保账物相符。六、办公用品的维修与报废（一）维修1.办公设备出现故障时，使用部门应及时填写《办公设备维修申请表》，报行政部门。2.行政部门应安排专业维修人员进行维修，维修费用由公司承担。3.维修人员应做好维修记录，包括故障原因、维修时间、维修内容、维修费用等。（二）报废1.办公用品出现损坏、老化、无法使用等情况时，使用部门应填写《办公用品报废申请表》，报行政部门。2.行政部门应组织相关人员进行鉴定，确认是否报废。3.经鉴定可以报废的办公用品，行政部门应进行登记，并按照规定进行处理。七、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对办公用品的采购、使用、保管等情况进行监督检查。（二）检查内容1.办公用品采购计划的执行情况。2.办公用品的发放情况。3.办公用品的使用与保管情况。4.办公设备的维护与保养情况。5.办公用品的维修与报废情况。（三）检查方式1.定期检查：行政部门应定期对办公用品的管理情况进行检查，一般每月检查一次。2.不定期检查：行政部门可根据工作需要，不定期对办公用品的管理情况进行检查。（四）检查结果处理1.对于检查中发现的问题，行政部门应及时下达整改