非生产性费用控制制度

PAGE非生产性费用控制制度一、总则（一）目的为加强公司非生产性费用管理，规范费用支出行为，提高资金使用效益，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在非生产性活动中的费用支出管理。（三）基本原则1.预算控制原则严格按照公司年度预算安排非生产性费用支出，确保费用支出在预算范围内。2.效益优先原则以提高公司经济效益为出发点，合理安排费用支出，杜绝不必要的开支。3.规范透明原则费用支出应符合国家法律法规和公司内部规定，做到流程规范、公开透明。4.责任追究原则对违反本制度的费用支出行为，追究相关责任人的责任。二、非生产性费用定义及范围（一）定义非生产性费用是指公司在生产经营活动之外发生的与公司运营管理相关的各项费用支出。（二）范围1.办公费用包括办公用品、办公设备购置及维修、办公场地租赁、水电费、通讯费等。2.差旅费员工因公务出差发生的交通、住宿、餐饮等费用。3.业务招待费公司因业务需要发生的招待客户的餐饮、住宿、礼品等费用。4.会议费组织召开各类会议发生的场地租赁、设备租赁、资料印刷、餐饮等费用。5.培训费员工参加各类培训课程的学费、教材费、差旅费等费用。6.车辆费用公司车辆的购置、保险、维修、加油、停车等费用。7.其他费用除上述费用外，与公司运营管理相关的其他非生产性费用支出，如咨询费、审计费、诉讼费等。三、费用预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的工作任务和业务需求，于每年年底前编制下一年度非生产性费用预算。2.预算编制应详细列出各项费用的明细及金额，并说明费用支出的理由和依据。3.财务部负责对各部门提交的预算进行汇总、审核和平衡，形成公司年度非生产性费用预算草案，报公司管理层审批。（二）预算执行1.公司年度非生产性费用预算一经批准，各部门必须严格按照预算执行，不得擅自突破预算额度。2.如因特殊情况需要调整预算，必须提前向财务部提出书面申请，说明调整的原因、金额及对其他预算项目的影响，经财务部审核后报公司管理层审批。（三）预算监控1.财务部负责对非生产性费用预算执行情况进行监控，定期向公司管理层汇报预算执行情况。2.各部门应建立本部门非生产性费用台账，详细记录费用支出情况，并定期与财务部核对。四、费用审批流程（一）一般费用审批1.费用支出经办人应填写费用报销单，详细注明费用支出的事由、金额、日期等信息，并附上相关发票、收据等原始凭证。2.部门负责人对费用支出的真实性、合理性进行审核，并签署意见。3.财务部对费用报销单及原始凭证进行审核，重点审核费用支出是否符合预算、是否符合相关规定、发票是否真实有效等。审核通过后，报公司分管领导审批。4.公司分管领导根据审批权限进行审批，审批通过后，交由财务部办理报销手续。（二）重大费用审批1.对于金额较大的非生产性费用支出（具体金额标准由公司另行规定），费用支出经办人应填写专项费用申请表，详细说明费用支出的事由、金额、预算安排、预期效果等信息，并附上相关可行性报告、合同协议等资料。2.部门负责人对专项费用申请进行初审，签署意见后报财务部审核。3.财务部对专项费用申请进行审核，重点审核费用支出是否符合公司战略规划、是否具有必要性和可行性、预算安排是否合理等。审核通过后，报公司管理层审批。4.公司管理层组织相关部门和人员对专项费用申请进行论证和评审，根据评审结果进行审批。审批通过后，交由财务部办理报销手续。五、费用报销管理（一）报销凭证要求1.费用报销必须提供真实、合法、有效的发票或收据等原始凭证，发票应符合国家税务部门的规定，内容完整、字迹清晰、印章齐全。2.原始凭证上的金额、日期、业务内容等信息应与费用报销单一致，如有不一致的情况，应及时更正或补充说明。3.对于无法取得发票的费用支出，如小额办公用品购置、市内交通费等，应提供有效的自制凭证，如购物清单、车票等，并注明支出事由、金额、日期等信息。（二）报销期限1.费用报销应在费用发生后及时办理，原则上不得超过一个月。特殊情况需要延期报销的，应提前向财务部说明原因，并经财务部同意。2.超过报销期限的费用，财务部有权拒绝报销。（三）报销方式1.费用报销一般采用银行转账方式支付，特殊情况需要现金支付的，应经财务部负责人批准。2.报销金额在规定限额以下的，可通过公司内部财务系统进行网上报销；报销金额超过规定限额的，应填写纸质报销单，按照审批流程进行审批后到财务部办理报销手续。六、业务招待费管理（一）招待标准1.根据公司业务需要和实际情况，制定不同级别的业务招待标准，具体标准如下：公司高层领导招待客户：人均招待费用不超过[X]元。部门负责人招待客户：人均招待费用不超过[X]元。普通员工招待客户：人均招待费用不超过[X]元。2.业务招待应严格控制在标准范围内，不得超标准招待。（二）招待审批1.业务招待前，经办人应填写业务招待申请表，详细注明招待客户的单位名称、人数、时间、地点、事由等信息，并附上招待方案。2.部门负责人对业务招待申请进行审核，签署意见后报公司分管领导审批。3.公司分管领导根据审批权限进行审批，审批通过后，方可进行业务招待。（三）招待记录1.业务招待结束后，经办人应及时填写业务招待情况登记表，详细记录招待时间、地点、人员、费用等信息，并附上发票、菜单等原始凭证。2.业务招待情况登记表应定期报财务部备案，作为费用报销和监督检查的依据。七、差旅费管理（一）出差审批1.员工因公务出差，应提前填写出差申请表，详细注明出差事由、目的地、时间、人数等信息，并经部门负责人批准。2.如因特殊情况需要临时出差的，应在出差前电话向部门负责人说明情况，并在出差结束后及时补办出差审批手续。（二）差旅费标准1.公司根据不同地区和出差性质，制定相应的差旅费标准，具体标准如下：交通费用：根据实际乘坐的交通工具等级报销，原则上不得乘坐飞机头等舱、高铁一等座等。住宿费用：根据出差目的地的经济水平和公司规定的标准报销，一线城市每人每天住宿标准不超过[X]元，二线城市每人每天住宿标准不超过[X]元，三线及以下城市每人每天住宿标准不超过[X]元。餐饮费用：按照每人每天[X]元的标准包干使用，不再报销其他餐饮费用。2.差旅费应严格控制在标准范围内，不得超标准报销。（三）报销规定1.员工出差结束后，应在规定时间内填写差旅费报销单，附上出差申请表、发票、车票、住宿发票等原始凭证，按照审批流程进行审批后到财务部办理报销手续。2.差旅费报销应按照实际发生的费用进行报销，不得虚报、冒领。八、会议费管理（一）会议审批1.组织召开会议前，会议主办部门应填写会议申请表，详细注明会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容、费用预算等信息，并附上会议议程、会议通知等资料。2.会议申请表经部门负责人审核后报公司分管领导审批，大型会议或重要会议需报公司总经理审批。（二）会议费用标准1.会议费用应严格控制在预算范围内，各项费用标准如下：场地租赁费用：根据会议规模和场地要求合理安排，原则上不得超过预算标准。设备租赁费用：根据会议需要租赁相关设备，费用应合理控制。资料印刷费用：根据会议资料的印刷数量和质量合理安排费用，不得浪费。餐饮费用：按照参会人员每人每天[X]元的标准安排，不得超标准提供餐饮。2.会议期间不得安排与会议无关的活动，不得发放与会议无关的礼品。（三）报销规定1.会议结束后，会议主办部门应及时填写会议费用报销单，附上会议申请表、发票、合同协议等原始凭证，按照审批流程进行审批后到财务部办理报销手续。2.会议费用报销应真实、准确、完整，不得虚报、冒领。九、培训费管理（一）培训审批1.员工参加外部培训，应提前填写培训申请表，详细注明培训名称、时间、地点、培训内容、费用预算等信息，并附上培训通知、培训合同等资料。2.培训申请表经部门负责人审核后报公司分管领导审批，重要培训需报公司总经理审批。（二）培训费用标准1.培训费用应根据培训内容和培训效果合理安排，不得盲目追求高费用培训。2.对于公司内部组织的培训，应充分利用公司现有资源，降低培训成本。（三）报销规定1.员工培训结束后，应及时填写培训费用报销单，附上培训申请表、发票、培训证书等原始凭证，按照审批流程进行审批后到财务部办理报销手续。2.培训费用报销应符合公司规定，不得报销与培训无关的费用。十、车辆费用管理（一）车辆购置1.公司因业务需要购置车辆，应提前编制车辆购置预算，报公司管理层审批。2.车辆购置应按照公司规定的采购流程进行，选择性价比高、质量可靠的车辆。3.车辆购置费用应计入固定资产，并按照公司固定资产管理制度进行管理。（二）车辆保险1.公司车辆应按照国家规定购买足额保险，保险费用应根据车辆价值和保险条款合理确定。2.车辆保险费用由财务部统一办理支付手续，各部门不得自行支付。（三）车辆维修1.公司车辆维修应选择正规的维修厂家，维修前应填写车辆维修申请表，详细注明维修项目、维修金额等信息，并经车辆管理部门负责人批准。2.车辆维修费用应按照实际发生的金额进行报销，报销时应附上维修发票、维修清单等原始凭证。（四）车辆加油1.公司车辆加油应使用公司统一办理的加油卡，加油卡由车辆管理部门负责管理。2.车辆加油费用应根据实际加油量进行核算，定期与加油站进行核对。十一、其他费用管理（一）咨询费1.公司因业务需要聘请外部咨询机构或专家提供咨询服务，应签订咨询合同，明确咨询内容、咨询费用、支付方式等条款。2.咨询费用应按照合同约定进行支付，报销时应附上咨询合同、发票、咨询报告等原始凭证。（二）审计费1.公司年度审计、专项审计等审计工作，应选择具有资质的审计机构进行，并签订审计合同。2.审计费用应按照合同约定进行支付，报销时应附上审计合同、发票、审计报告等原始凭证。（三）诉讼费1.公司因经济纠纷或其他原因需要提起诉讼或参与诉讼，应委托律师事务所代理，并签订委托代理合同。2.诉讼费用应按照合同约定进行支付，报销时应附上委托代理合同、发票、法律文书等原始凭证。十二、监督与检查（一）内部审计1.财务部定期对公司非生产性费用支出