生产运行档案管理制度

PAGE生产运行档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产运行档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在生产运行中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产运行过程中形成的各类档案，包括但不限于生产计划、操作规程、设备运行记录、质量检验报告、事故处理记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司生产运行档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映生产运行实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止泄露。4.便于利用原则：档案管理应便于查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司生产运行档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司生产运行档案，负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门职责1.负责本部门生产运行档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的及时收集和妥善保管。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。4.根据工作需要，及时向档案管理部门查阅、借阅档案。三、档案收集（一）收集范围1.生产计划类：包括年度、季度、月度生产计划，生产调度指令等。2.操作规程类：各生产环节的操作规程、作业指导书等。3.设备运行类：设备台账、运行记录、维护保养记录、检修记录等。4.质量检验类：原材料检验报告、半成品检验报告、成品检验报告等。5.安全环保类：安全检查记录、隐患排查治理记录、环境监测报告等。6.事故处理类：事故报告、事故调查处理记录、事故整改措施等。7.其他与生产运行相关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的各类档案，并确保档案的齐全、完整。2.档案应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）收集时间1.定期收集：各部门应每月末将本月形成的档案整理后移交档案管理部门。2.即时收集：对生产运行中产生的重要文件、资料，应即时收集并移交档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准1.按照生产运行档案的内容和性质，分为生产计划、操作规程、设备运行、质量检验、安全环保、事故处理等六大类。2.每大类下再根据具体内容进行细分，如设备运行类可分为设备台账、运行记录、维护保养记录等。（二）整理方法1.对收集到的档案进行分类、编号，确保编号的唯一性和系统性。2.按照档案的形成时间顺序进行排列，同一时间段的档案按照重要程度或事件先后顺序排列。3.对每份档案进行编目，包括题名、日期、编号、责任者等，编目应准确、清晰。4.对破损、褪色的档案进行修复，对字迹模糊的档案进行复制或摘抄。（三）装订要求1.对纸张规格统一、厚度适中的档案，应采用左侧装订方式，装订应牢固、整齐。2.对纸张规格不统一或厚度较大的档案，可采用活页装订或装入档案盒。五、档案归档（一）归档流程1.各部门将整理好的档案移交档案管理部门，档案管理部门进行核对、验收。2.验收合格的档案，按照分类标准进行上架归档，建立档案目录索引。3.对电子档案，应按照电子档案管理要求进行存储和管理，并与纸质档案建立对应关系。（二）归档期限1.生产计划、操作规程、设备运行、质量检验、安全环保等类档案应在次年一季度内归档完毕。2.事故处理类档案应在事故处理完毕后一个月内归档。（三）归档标识1.在档案盒或档案卷皮上标注档案类别、年度、保管期限等信息。2.对电子档案，应在存储介质上标注相应的标识。六、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管期限1.生产运行档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要包括涉及公司重大权益、重要历史事件、长期保存价值的文件等。长期保管的档案保管期限为10年至50年，主要包括生产运行过程中的重要文件、资料等。短期保管的档案保管期限为1年至10年，主要包括一般性的文件、资料等。2.档案保管期限应根据档案的重要程度、历史价值等因素确定，并在档案整理时明确标注。（三）保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理。3.对电子档案，应定期进行备份，防止数据丢失。4.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。七、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅公司生产运行档案，应按照规定办理相关手续。（二）利用流程1.查阅、借阅档案应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅、借阅人员提供档案，并做好登记。4.查阅、借阅人员应在规定的期限内归还档案，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、转借、复印、拍照档案。2.如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定收取复印费用。3.外单位查阅、借阅档案，应严格遵守保密规定，不得泄露公司商业秘密、技术秘密等。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、历史价值等因素，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁流程1.档案鉴定工作小组定期对档案进行鉴定，提出销毁意见。2.销毁意见经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应填写《档案销毁清册》，注明档案名称、数量、销毁日期等信息。4.《档案销毁清册》应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份报公司领导备案。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司生产运行档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。（二）信息化管理内容1.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.利用档案管理信息系统，实现档案的在线查阅、借阅、审批等功能。3.对电子档案进行分类、编号、编目、存储等管理，确保电子档案的安全和完整。（三）信息化管理要求1.