生产物资管理专责制度

PAGE生产物资管理专责制度一、总则（一）目的为加强公司生产物资管理，规范生产物资采购、存储、使用、核算等环节的工作流程，确保生产物资的供应及时、质量合格、成本合理，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及生产物资管理的部门和人员，包括但不限于采购部门、仓库管理部门、生产部门、财务部门等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保生产物资管理活动合法合规。2.准确性原则：各项生产物资数据记录准确无误，保证物资信息的真实性和可靠性。3.及时性原则：及时处理生产物资的采购、入库、出库、盘点等业务，避免因延误影响生产进度。4.经济性原则：在保证生产物资质量和满足生产需求的前提下，合理控制采购成本、存储成本等，提高物资使用效率，降低公司运营成本。5.责任明确原则：明确各部门和人员在生产物资管理中的职责，做到责任到人，便于监督和考核。二、职责分工（一）采购部门职责1.根据生产计划和库存情况，编制物资采购计划，明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求、采购时间等。2.选择合格供应商，建立供应商档案，对供应商进行评估和管理，确保采购物资的质量和供应稳定性。3.负责采购合同的签订、执行和跟踪，协调解决采购过程中的问题，确保采购任务按时完成。4.收集市场物资价格信息，进行采购成本分析，合理控制采购价格，降低采购成本。（二）仓库管理部门职责1.负责生产物资的验收入库工作，核对物资的品种、规格、数量、质量等与采购合同或送货单是否一致，对验收合格的物资办理入库手续，并及时登记入账。2.按照物资的类别、特性、用途等进行合理分类存放，做好物资的标识和防护工作，确保物资存储安全、完好。3.根据生产部门的领料单，及时、准确地发放生产物资，办理出库手续，并做好出库记录。4.定期对仓库物资进行盘点，确保账实相符，发现问题及时查明原因并上报处理。5.负责仓库的日常管理，保持仓库整洁、通风良好，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。（三）生产部门职责1.根据生产计划，合理安排生产任务，准确核算生产所需物资的品种、规格、数量，并及时提交给采购部门。2.负责生产物资的领用和使用管理，按照规定的流程填写领料单，注明物资用途、领用数量等信息，确保物资领用合理、合规。3.对生产过程中剩余的物资及时办理退库手续，避免浪费和积压。4.协助仓库管理部门做好物资盘点工作，提供相关生产物资使用情况的信息。（四）财务部门职责1.负责生产物资采购资金的预算编制和审核，合理安排资金，确保采购资金的及时支付。2.对生产物资采购、存储、使用等环节的费用进行核算和监督，准确记录物资成本，提供相关财务报表和分析数据。3.参与物资采购合同的审核，对合同中的付款条款、价格条款等进行财务把关，防范财务风险。4.定期对生产物资的成本进行分析，为公司成本控制提供决策依据。三、采购管理（一）采购计划编制1.采购部门应每月定期收集生产部门的生产计划和库存管理部门的库存信息，结合物资消耗定额和实际生产需求，编制月度采购计划。2.采购计划应明确物资的名称、规格、型号、数量、预计到货时间等详细信息，并根据市场供应情况和公司资金状况进行合理安排。3.对于紧急采购需求，生产部门应提前向采购部门提出申请，采购部门应及时调整采购计划，优先安排采购。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商评估体系，对潜在供应商进行资质审查、实地考察、样品检验等，评估其生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。2.选择合格的供应商，并与其签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。3.定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的供货质量、交货及时性、售后服务等情况，给予相应的评价和奖惩。对于表现不佳的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。（三）采购合同管理1.采购合同签订前，采购部门应将合同草本提交给财务部门进行审核，重点审核合同中的付款条款、价格条款、违约责任等内容，确保合同符合公司利益和财务规定。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如仓库管理部门、生产部门等，以便各部门做好物资接收、使用等相关工作的准备。3.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施追究其责任，维护公司合法权益。（四）采购成本控制1.采购部门应定期收集市场物资价格信息，分析价格走势，与供应商进行谈判，争取合理的采购价格。2.在采购过程中，应充分考虑物资的性价比，避免单纯追求低价而忽视物资质量，确保采购物资既能满足生产需求又能降低成本。3.对于批量采购的物资，采购部门应通过招标、询价、比价等方式，选择最优的采购方案，降低采购成本。四、库存管理（一）验收入库1.物资到货后，仓库管理部门应及时组织验收，验收人员应根据采购合同、送货单等对物资的品种、规格、数量、质量等进行核对。2.对于验收合格的物资，仓库管理部门应办理入库手续，填写入库单，注明物资名称、规格、数量、供应商等信息，并及时登记库存台账。3.对于验收不合格的物资，仓库管理部门应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并做好记录。（二）存储管理1.仓库管理部门应按照物资的类别、特性、用途等进行合理分类存放，设置明显的标识牌，便于物资的查找和管理。2.对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，应按照相关安全规定进行单独存放，并采取相应的防护措施，确保存储安全。3.仓库应保持整洁、通风良好，定期对物资进行检查和维护，防止物资受潮、生锈、变质等情况发生。（三）库存盘点1.仓库管理部门应定期对库存物资进行盘点，盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。2.盘点前，仓库管理部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等，并提前做好物资的整理和标识工作。3.盘点过程中，盘点人员应认真核对物资的实际数量与库存台账记录是否一致，同时检查物资的质量状况。对于盘盈、盘亏的物资，应及时查明原因，并填写盘点报告。4.盘点结束后，仓库管理部门应根据盘点结果进行账务调整，确保账实相符。对于盘亏的物资，应按照规定的审批程序进行处理，追究相关人员的责任。（四）库存控制1.仓库管理部门应根据生产计划和物资消耗情况，合理控制库存水平，避免物资积压或缺货。2.对于库存积压物资，仓库管理部门应及时与采购部门、生产部门沟通协调，制定处理方案，如降价销售、退货、报废等，减少库存占用资金。3.建立库存预警机制，设定合理的库存上下限，当库存物资达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施。五、领用与发放管理（一）领料流程1.生产部门根据生产任务需要，填写领料单，注明物资名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字审核。2.领料单提交给仓库管理部门，仓库管理人员根据领料单进行物资发放，核对物资的品种、规格、数量无误后，办理出库手续，并在领料单上签字确认。3.仓库管理部门应及时登记出库台账，记录物资的发放时间、领用部门、领用数量等信息。（二）限额领料1.对于一些消耗量大、领用频繁的物资，可实行限额领料制度。生产部门根据生产计划和物资消耗定额，确定每月或每批生产任务的物资领用限额。2.仓库管理部门按照限额领料单进行物资发放，严格控制物资的领用数量。如因生产任务变更等原因需要调整领用限额，生产部门应及时向仓库管理部门提出申请，经审批后进行调整。（三）退库管理1.生产过程中剩余的物资以及不再使用的物资，生产部门应及时办理退库手续，填写退库单，注明物资名称、规格、型号、数量、退库原因等信息，并经部门负责人签字审核。2.退库单提交给仓库管理部门，仓库管理人员对退库物资进行验收，核对物资的品种、规格、数量、质量等与退库单一致后，办理入库手续，并在退库单上签字确认。3.仓库管理部门应及时登记退库台账，将退库物资重新纳入库存管理。六、核算与成本管理（一）物资核算1.财务部门应按照国家财务制度和公司会计核算办法，对生产物资的采购成本、库存成本、领用成本等进行准确核算。2.采购成本包括物资的购买价格、运输费、装卸费、保险费等相关费用；库存成本包括物资的采购成本、仓储费、保管费等；领用成本根据物资的实际用途计入相应的生产成本或费用科目。3.财务部门应定期与采购部门、仓库管理部门核对物资账目，确保账账相符。同时，对物资的出入库凭证、采购合同等进行审核，保证财务数据的真实性和准确性。（二）成本分析与控制1.财务部门应定期对生产物资成本进行分析，对比不同时期、不同产品的物资成本情况，找出成本变动的原因和影响因素。2.根据成本分析结果，提出成本控制建议和措施，如优化采购渠道、降低库存积压、提高物资利用率等，协助公司降低生产物资成本。七、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对生产物资管理情况进行审计监督，检查采购、库存、领用等环节的工作流程是否合规，物资账目是否准确，成本控制是否有效等。2.审计部门应及时发现问题并提出整改意见，督促相关部门进行整改，确保生产物资管理活动规范有序进行。（二）考核机制1.建立生产物资管理考核制度，明确考核指标和考核标