智能办公软件功能需求文档

智能办公软件功能需求文档一、项目背景在企业数字化转型加速、混合办公模式普及的背景下，传统办公工具的效率瓶颈（如信息孤岛、流程繁琐、协作低效）愈发凸显。智能办公软件需整合沟通协作、文档管理、流程自动化、数据分析、安全管控等核心能力，以满足企业“降本增效、灵活协作、数据驱动”的办公需求，支撑组织在复杂业务场景下的高效运转。二、功能需求模块（一）协作沟通模块聚焦团队实时互动与时间管理，打破空间与信息壁垒：1.即时通讯多端同步：支持PC端、移动端、平板端实时同步消息、文件与状态。消息类型：支持文本、语音（转文字）、图片、视频、附件（主流格式如PDF、Office、压缩包）传输，支持@提及、加急消息（强提醒+未读计数）。消息管理：历史消息云端存储（支持按关键词、时间、发送人检索），支持消息撤回、置顶、标记已读/未读。2.视频会议基础能力：支持百人级并发，1080P高清画质（弱网自适应），屏幕共享（单窗口/应用/桌面），会议录制（云端存储+本地导出，支持剪辑、音频转文字）。体验优化：虚拟背景（自定义/预置）、AI降噪（过滤环境杂音）、美颜功能；支持会议预约（与日程联动）、参会提醒（APP推送+邮件+短信）。3.日程管理个人日程：支持创建（含标题、时间、地点、描述）、修改、删除，支持重复日程（如每周例会），支持导入外部日历（Outlook、GoogleCalendar等）。团队协同：日程共享（按部门/项目组设置可见权限），日程冲突预警（与他人日程、会议时间冲突时弹窗提醒），支持日程委托（代理人处理日程）。（二）文档管理模块实现文档全生命周期管理，保障协作效率与版本安全：1.云端存储与检索多端同步：文件修改后自动同步至所有终端，支持离线编辑（联网后自动更新）。存储管理：按项目、部门、类型分类存储，支持文件夹权限设置（只读/编辑/上传），存储空间按需扩容（支持企业级大容量需求）。快速检索：支持按文件名、内容关键词、创建者、修改时间检索，支持模糊匹配与高级筛选（如“近7天修改的文档”）。2.协同编辑实时协作：多人在线编辑文档、表格、幻灯片，编辑状态实时显示（光标位置、修改内容高亮），支持评论、批注（@成员触发提醒）。版本管理：自动记录版本历史（可回溯、对比、恢复任意版本），支持手动标记“重要版本”，版本变更日志清晰展示修改人、时间、内容。3.模板库预置模板：内置通用办公模板（周报、合同、PPT、数据分析表等），支持一键套用。自定义模板：企业可上传专属模板（如财务报销单、项目立项书），按场景/部门分类管理，统计模板使用率（辅助优化模板设计）。（三）流程自动化模块简化重复性工作，提升流程效率与标准化程度：1.审批流程可视化设计：通过拖拽组件（发起人、审批人、条件分支、抄送）配置流程，支持“串行”“并行”“会签”等审批逻辑。表单与规则：自定义审批表单（文本、单选、多选、附件等字段），设置审批规则（如“金额>1万需总经理审批”“跨部门审批自动抄送HR”）。进度与通知：实时追踪审批进度（显示当前节点、处理人、耗时），审批结果自动通知（APP推送+邮件），历史审批记录可查询、导出（支持审计）。2.任务管理任务创建：含标题、描述、优先级（高/中/低）、截止时间、负责人、关联文档/会议，支持批量创建。协作与追踪：任务分配（支持“自动派单”“认领制”），进度更新（待办/进行中/已完成/延期），任务提醒（到期前1天、延期时触发）。统计分析：按成员、部门、项目统计任务完成率、延期率，生成可视化报表（辅助绩效考核）。3.自动化模板预置流程：提供请假、报销、采购、新员工入职等常用流程模板，支持一键复用与个性化修改（如调整审批节点）。触发条件：支持“定时触发”（如每月1日生成考勤报表）、“事件触发”（如新员工入职触发权限开通流程）。（四）数据分析模块以数据驱动决策，优化办公效率与资源配置：1.办公数据看板多维度指标：展示活跃用户数、协作时长、任务完成率、审批平均耗时等核心指标，支持自定义看板（选择指标、图表类型：柱状图/折线图/饼图）。实时更新：数据分钟级更新，支持按部门、项目、时间维度筛选，数据可导出为CSV/Excel格式（便于二次分析）。2.使用行为分析用户画像：分析高频功能、使用时段、协作网络（团队沟通密度、关键节点），识别“低效功能”（使用率低、操作路径长）。优化建议：基于行为数据生成优化报告（如“某部门审批流程平均耗时超48小时，建议简化节点”“某功能使用率不足10%，建议下线或优化”）。3.预测性建议风险预警：结合负责人负荷、历史延期率，预测任务延期风险（提前2天预警）；基于审批历史，预测新流程的预计完成时间。资源规划：预测未来3个月的存储空间需求、会议并发峰值，辅助IT部门提前扩容。（五）安全管理模块保障数据安全与合规，降低企业运营风险：1.权限控制角色体系：内置管理员、部门经理、普通员工等角色，支持自定义角色（如“项目协作者”“财务审核员”）。2.数据加密存储加密：敏感数据（如合同、薪酬表）采用AES-256加密存储，支持“文件加密”（指定文件需密码/动态口令访问）。3.操作审计日志记录：全流程记录登录、文件操作、审批、权限变更等行为，日志支持按时间、用户、操作类型检索。异常监测：识别高频登录失败、违规权限申请等异常行为，自动触发预警（邮件/短信通知管理员）。三、非功能需求（一）性能要求响应时间：即时通讯≤1秒，文档加载≤3秒，视频会议启动≤10秒（百人并发）。并发支持：万人级用户在线，百人级视频会议（720P画质无卡顿）。可靠性：数据存储可用性≥99.99%，支持异地容灾备份（数据丢失率为0）。（二）兼容性要求终端兼容：支持Windows（7/10/11）、macOS（10.15+）、Linux（Ubuntu/CentOS），移动端（iOS12+、Android8+）。浏览器兼容：Chrome（80+）、Edge（80+）、Firefox（78+）、Safari（13+）。系统集成：支持与现有OA、ERP、CRM系统对接（通过API/SDK），数据双向同步。（三）易用性要求界面设计：遵循“简洁高效”原则，核心功能操作路径≤3步，支持深色/浅色模式切换。新手引导：内置功能教程（图文+视频）、操作指引（首次使用弹窗提示），支持多语言（中英等主流语言）。无障碍设计：适配屏幕阅读器（如JAWS、VoiceOver），支持键盘快捷键操作。（四）可扩展性要求插件扩展：支持第三方插件（如腾讯会议、飞书文档）集成，功能模块可插拔（按需开启/关闭）。二次开发：提供开放API（RESTful），支持企业定制化开发（如对接自研ERP系统）。四、优先级划分（MoSCoW方法）优先级需求类型核心功能示例--------------------------------Musthave（必须）基础协作与安全即时通讯、视频会议（基础功能）、文档云端存储、协同编辑、基础审批流程、权限控制、数据加密、多端兼容Shouldhave（应该）效率优化与管理日程管理、任务管理、模板库、办公数据看板、操作审计、高并发支持Couldhave（可以）体验与预测虚拟背景/降噪（视频会议）、多语言、预测性分析、自动化模板Won'thave（暂不）特殊场景复杂AI建模、行业专属功能（如医疗电子签章）、硬件集成（如会议平板控制）五、验收标准（一）功能验收测试用例：每个子功能通过测试（如“即时通讯发送100M文件无失败”“百人视频会议720P画质卡顿率<5%”“文档协同编辑多人操作无内容冲突”）。用户验收：邀请10-20名典型用户（含管理者、普通员工）试用，反馈问题率≤5%（严重问题为0）。（二）性能验收压力测试：模拟万人在线、百人会议并发，系统无崩溃，核心功能响应时间达标。数据备份：定期备份（每日/每周），恢复测试成功率100%（数据完整性≥99.99%）。（三）安全验收权限测试：越权操作（如普通员工访问管理员权限文档）被拦截，权限变更日志完整。加密测试：敏感数据加密存储，破解难度符合国家信息安全标准（如等保三级要求）。（四）兼容性验收终端测试：各系统、浏览器功能一致（如文档编辑、视频会议无功能缺失）