公司文档档案管理规范和工具集

公司文档档案管理规范和工具集一、总则：管理目标与适用范围（一）制定目的为规范公司各类文档档案的形成、收集、整理、保管、利用和销毁工作，保证档案的完整性、安全性和可追溯性，提高信息资源利用效率，防范管理风险，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于公司各部门、各分支机构在业务运营、管理活动中形成的具有保存价值的各类文档档案，包括但不限于纸质档案、电子档案、声像档案等。二、职责分工：明确管理主体与权责（一）档案管理部门（行政部/综合管理部）制定和完善文档档案管理制度及操作流程；负责档案的分类、编号、保管、鉴定、销毁等全流程管理；监督指导各部门文档档案的规范化工作，定期组织培训；建立档案检索系统，提供档案利用服务；负责档案库房的安全防护、环境控制及数字化备份工作。（二）各部门职责指定部门文档专员（如“行政专员*”），负责本部门文档的日常收集、整理、初步鉴定和移交；保证文档形成的规范性（内容完整、格式标准、签字齐全）；按规定时限将应归档文档移交档案管理部门，并办理交接手续；配合档案管理部门开展档案利用、检查及整改工作。（三）相关岗位人员职责档案管理员*：负责档案的接收、登记、编目、保管、借阅登记及归还检查；部门文档专员*：负责本部门文档的形成审核、整理组卷、移交跟踪；部门负责人*：对本部门文档档案的真实性、完整性负总责，审批档案借阅申请。三、分类与编号：建立标准化体系（一）文档分类原则根据文档来源、性质及用途，分为以下一级类别，并可根据业务需求细分二级类别：一级类别二级类别行政管理类制度文件、会议纪要、通知公告、合同协议、证照资质等业务运营类项目方案、客户资料、产品手册、市场调研报告、招投标文件等财务管理类财务凭证、报表、预算文件、审计报告、成本分析等人力资源管理类招聘录用、劳动合同、培训记录、绩效考核、薪酬福利等技术研发类研发报告、专利文件、技术图纸、测试数据、成果鉴定等（二）编号规则档案采用“部门代码-文档类别代码-年份-流水号”格式，具体规则部门代码：用2位大写字母表示（如行政部“XZ”、业务部“YW”、财务部“CW”）；文档类别代码：用2位大写字母表示（如制度文件“ZD”、合同协议“HT”）；年份：文档形成年度，用4位数字（如2024）；流水号：当年该类别档案的顺序号，用3位数字（从001开始）。示例：行政部2024年形成的第5份制度文件，编号为“XZ-ZD-2024-005”。四、全流程操作指南：从形成到销毁的标准化步骤（一）文档形成与归档文档形成阶段业务经办人根据工作需求起草文档，保证内容真实、数据准确、逻辑清晰；涉及重要事项（如合同、项目方案）需经部门负责人审核签字，必要时需法务部或分管领导审批；电子文档需采用公司统一格式（如Word、PDF），纸质文档需使用A4纸打印，字迹清晰、无涂改。部门整理阶段部门文档专员*每月末对本月形成的文档进行初步整理：（1）检查文档完整性（如附件是否齐全、签字是否到位）；（2）按“一事一档”原则组卷，同一事项的文档集中存放；（3）填写《文档归档预登记表》（见模板1），注明文档名称、编号、形成日期、页数、密级等信息。移交归档阶段每季度末，部门文档专员*将整理好的文档（纸质+电子）移交至档案管理部门；双方共同核对《文档归档预登记表》，确认无误后签字确认，一式两份，部门与档案管理部门各存一份；档案管理员*接收后，在档案管理系统中录入档案信息，唯一档案号，并入库保管。（二）档案借阅与使用借阅申请因工作需要借阅档案，由申请人填写《文档借阅申请表》（见模板2），注明借阅档案名称、编号、借阅事由、借阅期限、用途等；一般档案经部门负责人*审批，涉密档案（如财务数据、技术专利）需经分管领导审批。借阅登记与归还审批通过后，申请人持《文档借阅申请表》至档案管理部门办理借阅手续；档案管理员*核对申请表信息，与档案实物核对无误后，登记《档案借阅登记表》（见模板3），方可借出；借阅期限一般不超过5个工作日，到期需归还；如需续借，需提前1天提交续借申请，经审批后方可延长3天。使用要求借阅档案仅限工作使用，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容；涉密档案严禁复印、拍照，电子档案不得外传；档案归还时，档案管理员*需检查档案完整性，如有损坏或丢失，按公司规定追究责任。（三）档案保管与维护纸质档案保管档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘“七防”条件，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；档案盒采用统一规格（如300mm×220mm×50mm），标签清晰，按编号顺序排列，建立《档案存放位置索引表》；定期（每季度）检查档案状况，对破损、变质档案及时修复或复制。电子档案保管电子档案存储于公司指定服务器或云盘，定期（每周）进行增量备份，每月进行全量备份，备份数据异地存放；电子档案管理系统需设置访问权限，不同岗位人员按职责分级授权，操作日志留存不少于3年；对重要电子档案（如合同、项目报告）需转换为PDF/A等长期保存格式，防止格式过时无法读取。（四）档案鉴定与销毁鉴定阶段档案管理部门每3年组织一次档案鉴定工作，由档案管理员、部门负责人、法务专员*组成鉴定小组；对到期档案进行价值评估，区分“继续保存”“有条件保存”“无需保存”三类，填写《档案鉴定表》（见模板4）。销毁阶段对“无需保存”的档案，由鉴定小组提出销毁意见，报总经理审批；销毁前，需编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，由监销人（2人以上）和销毁人签字；纸质档案采用碎纸机销毁，电子档案进行彻底删除（低级格式化），保证无法恢复；《档案销毁清册》及监销记录需永久保存。五、标准化模板清单模板1：文档归档预登记表部门文档名称编号（预填）形成日期页数密级（公开/内部/秘密）附件数量经办人审核人模板2：文档借阅申请表申请人部门联系方式借阅日期归还日期档案信息名称编号借阅事由用途审批意见部门负责人签字：日期：分管领导签字（如需）：日期：模板3：档案借阅登记表借阅日期借阅人部门档案名称编号借阅事由归还日期归还状态（完好/损坏）经办人模板4：档案鉴定表档案名称编号形成日期保管期限鉴定小组意见（继续保存/有条件保存/无需保存）鉴定原因鉴定人日期六、关键控制点与风险规避（一）归档完整性控制部门文档专员*每月末需检查本月文档是否全部归档，未归档文档需在次月5日前完成补交；档案管理部门每季度对各部门归档情况进行通报，未按要求归档的部门需在3日内整改。（二）借阅权限控制严格执行“谁借阅、谁负责”原则，借阅人需对档案安全负全责；涉密档案借阅需经部门负责人及分管领导双重审批，档案管理员*需全程跟踪借阅过程。（三）保密管理根据文档内容密级（公开/内部/秘密）设置不同的查阅权限，秘密级档案仅限指定人员查阅；电子档案管理系统需加密存储，密码定期更换，严禁泄露账号密码。（四）电子档案备份电子档案管理员*每周一检查备份数据完整性，保证备份文件可正常恢复；如遇服务器故障或数据丢失，需在24小时内启动应急预案，从备份数据中恢复。（五）销毁合规性严禁