企业费用申请及审批标准模板

企业费用申请及审批标准模板一、适用范围二、申请流程详解（一）申请人填写申请表基础信息录入：申请人需完整填写《费用申请表》中的“申请人姓名”“所属部门”“申请日期”“费用期间”（如费用发生起止日期）、“费用类型”（勾选对应分类，如“差旅费”“办公费”等）、“预算科目”（根据公司财务预算体系选择对应科目）、“申请金额”（需同时填写大写和小写，保证一致）、“币种”（默认人民币，如涉及外币需注明）。费用明细说明：逐项列明费用明细，包括“费用项目名称”（如“北京-上海高铁票”“招待餐费”）、“发生日期”“具体金额”“备注”（如费用用途、参与人员等）。如为多项费用，需按序号分项填写，保证清晰可查。附件材料准备：根据费用类型准备相应附件，如差旅费需附行程单、住宿发票、车票扫描件；业务招待费需附客户名单、招待事由说明；办公费需附供应商报价单或采购合同。附件需命名规范（如“20240520-北京差旅行程单”），并在申请表“附件清单”中注明名称、份数及页码。（二）部门负责人审核申请表填写完成后，提交至申请人所在部门负责人处进行审核。部门负责人需重点审核以下内容：费用是否符合部门年度预算，是否超出合理范围；费用事由是否真实、必要，与部门业务目标是否相关；费用明细及附件是否完整、准确，是否存在虚报、漏报情况。审核通过后，部门负责人在“部门负责人审核”栏签字并注明日期；如不通过，需注明驳回理由并退回申请人修改。（三）财务部门复核部门负责人审核通过后，申请表流转至财务部门。财务人员对以下内容进行复核：费用申请表填写格式是否规范，金额大小写是否一致，信息是否完整；附件是否合法、有效（如发票抬头是否为公司全称、税务监制章是否清晰、费用发生时间是否在申请期间内）；费用是否符合公司财务制度及国家相关规定（如差旅费标准是否超标、招待费是否符合人均限额）；预算科目使用是否正确，是否有剩余预算额度。复核通过后，财务人员在“财务复核”栏签字并注明日期；如发觉问题，需与申请人沟通补充材料或调整申请，必要时反馈至部门负责人确认。（四）分管领导审批财务复核通过后，根据费用金额及审批权限，提交至相应分管领导审批：金额在5000元（含）以下的，由部门分管领导审批；金额在5000-20000元（含）的，由部门分管领导审核后，报分管财务的领导审批；金额超过20000元的，需经分管财务领导审核，报总经理审批。审批领导需重点审核费用的必要性、预算匹配度及是否符合公司战略导向，审批通过后在“分管领导审批”或“总经理审批”栏签字并注明日期。（五）费用支付与归档审批完成后，申请表原件及附件材料交至财务部门，财务人员根据审批结果办理费用支付（如通过银行转账、备用金报销等方式）。支付完成后，财务部门将申请表、附件等资料整理归档，保存期限不少于5年，以备后续审计或查询。三、费用申请表模板企业费用申请表基础信息内容申请人姓名*某某所属部门市场部申请日期2024年5月20日费用期间2024年5月10日-2024年5月15日费用类型□办公费□差旅费□招待费□项目费□其他（请注明：______）预算科目市场推广费-业务招待申请金额（小写）￥3,500.00申请金额（大写）人民币叁仟伍佰元整币种□人民币□外币（请注明：______，汇率：______）费用明细序号费用项目名称发生日期金额（元）备注（如用途、参与人员）附件名称1客户A接待餐费2024-05-121,800.00与客户洽谈合作事宜，3人参与20240512-餐费发票.jpg2客户A交通费2024-05-121,200.00接送客户往返机场，打车费用20240512-打车发票.pdf3宣传物料制作费2024-05-15500.00合作项目宣传单页设计印刷20240515-物料报价单.docx审批流程环节审批人审批意见签字日期申请人签字*某某-____________2024-05-20部门负责人审核*某某（市场部经理）同意申请____________2024-05-21财务复核*某某（财务专员）附件齐全，金额无误____________2024-05-22分管领导审批*某某（分管副总）符合预算，同意支付____________2024-05-23财务支付*某某（出纳）已支付____________2024-05-24附件清单序号附件名称份数页码备注1餐费发票11发票号码：______2打车发票21-2发票号码：______、______3物料报价单11供应商：设计公司四、操作要点与风险提示（一）填写规范要求申请表需用黑色签字笔或电子文档规范填写，字迹清晰，不得涂改；如需修改，需在修改处加盖申请人私章或签字确认。费用项目名称需具体明确，不得使用“其他”“费用”等模糊表述；备注栏需简要说明费用用途及业务背景，保证审批人可快速判断合理性。金额大小写必须一致，小写金额前需加人民币符号“￥”，大写金额末尾需加“整”字（如“壹仟元整”）。（二）审批时限管理部门负责人需在收到申请表后2个工作日内完成审核；财务部门需在收到申请表后1个工作日内完成复核；分管领导需在收到申请表后3个工作日内完成审批（特殊情况可适当延长，但需提前告知申请人）。因申请人材料不全或填写错误导致审批延误的，由申请人承担责任；因审批人无故拖延导致费用支付延迟的，将纳入部门绩效考核。（三）附件材料要求附件需为原件扫描件或复印件，保证清晰、完整，关键信息（如发票代码、金额、供应商名称）不得遮挡。差旅费附件需包含行程单（注明出发地、目的地、时间）、住宿发票（需注明入住天数及房型）、车票（注明乘坐日期及车次）；业务招待费附件需附客户单位证明（如名片、合同复印件）及招待事由说明。禁止使用虚假附件或重复报销，一经发觉将按公司制度追究责任，情节严重者解除劳动合同。（四）特殊情况处理紧急费用申请：如因突发业务需求需紧急支付费用（如客户临时接待、设备维修），申请人可通过电话向部门分管领导报备，说明紧急情况后先行支付，但需在24小时内补填申请表并提交完整附件，否则财务部门有权拒绝报销。费用超预算处理：如费用超出部门预算额度，申请人需在申请表中注明超预算原因，并附额外的预算调整申请表，经总经理审批通过后方可正常流程报销。（五）常见问题解决申请表填写错误：如发觉金额、项目名称等信息填写错误，需在原申请表上修改并签字