备用金借支与核销管理制度

备用金借支与核销管理制度一、总则（一）目的为了加强公司备用金的管理，规范备用金的借支、使用和核销流程，提高资金使用效率，确保公司资金安全，根据国家相关财务法规和公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有需要借支备用金的部门和员工。（三）备用金定义备用金是公司为满足日常零星开支或特定业务需要，预先借支给员工或部门的一定金额的款项。备用金主要用于差旅费、业务招待费、办公用品采购、零星维修等临时性的小额支出。二、备用金借支管理（一）借支原则1.预算控制原则：备用金借支应在部门年度预算或专项预算范围内进行，超出预算的借支需按规定程序进行追加预算审批。2.专款专用原则：借支的备用金必须用于预先申请的用途，不得挪作他用。3.及时清理原则：备用金借支人员应在规定的时间内办理核销手续，及时清理借款，不得长期挂账。（二）借支条件1.因工作需要，确实需要预先借支资金开展业务活动的员工或部门。2.借支人员必须是公司正式员工，且信用记录良好。（三）借支流程1.申请借支人员需填写《备用金借款申请表》，详细注明借款日期、借款金额、借款用途、预计还款日期等信息，并由部门负责人签字确认。对于金额较大或特殊用途的备用金借支，还需提供相关的业务合同、费用预算等支持性文件。2.审批《备用金借款申请表》需按照公司规定的审批流程进行审批。一般情况下，借款金额在一定额度以下的，由部门负责人审批；借款金额超过一定额度的，需报财务负责人和公司领导审批。具体审批权限根据公司的组织架构和管理制度确定。3.借款借支人员凭审批通过的《备用金借款申请表》到财务部门办理借款手续。财务部门审核无误后，按照借款金额支付现金或通过银行转账方式将款项划转到借支人员指定的账户。（四）借支额度1.公司根据不同的业务需求和岗位特点，对备用金借支额度进行了分类规定。一般情况下，差旅费备用金借支额度根据出差地点、出差天数和交通工具等因素确定；业务招待费备用金借支额度根据业务规模和预计招待次数确定；办公用品采购备用金借支额度根据部门日常办公用品需求情况确定。2.对于临时性的大额备用金借支，需根据具体业务情况进行单独审批，严格控制借款额度。三、备用金使用管理（一）使用要求1.借支人员应严格按照借款用途使用备用金，不得擅自改变资金用途。如因特殊情况需要改变用途的，需提前向财务部门提出申请，并经审批同意后方可使用。2.备用金使用过程中，应取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据等。原始凭证应注明业务内容、金额、日期等信息，并由经办人签字确认。3.借支人员应妥善保管备用金和相关原始凭证，防止丢失或损坏。如有丢失或损坏，应及时向财务部门报告，并按照公司规定进行处理。（二）费用控制1.借支人员在使用备用金时，应严格遵守公司的费用报销标准和相关规定，控制费用支出。对于超出规定标准的费用，财务部门不予报销。2.对于业务招待费、差旅费等敏感性费用，借支人员应提供详细的费用清单和相关证明材料，如招待对象、招待目的、出差行程等，以便财务部门进行审核。四、备用金核销管理（一）核销时间要求1.借支人员应在业务结束后的规定时间内办理备用金核销手续。一般情况下，差旅费备用金应在出差返回后的[X]个工作日内核销；业务招待费备用金应在招待活动结束后的[X]个工作日内核销；办公用品采购备用金应在采购完成后的[X]个工作日内核销。2.对于长期备用金（如用于日常零星开支的备用金），借支人员应定期（每月或每季度）进行核销，确保备用金的使用情况得到及时清理。（二）核销流程1.整理凭证借支人员在办理核销手续前，应将备用金使用过程中取得的原始凭证进行整理和分类，按照费用项目和时间顺序粘贴在报销单上，并填写《备用金核销申请表》，注明借款金额、已使用金额、剩余金额等信息。2.部门审核借支人员将整理好的报销单和《备用金核销申请表》提交给部门负责人进行审核。部门负责人应审核费用的真实性、合理性和合规性，确认费用是否与借款用途一致，并在报销单上签字确认。3.财务审核部门审核通过后，借支人员将报销单和《备用金核销申请表》提交给财务部门进行审核。财务部门应审核原始凭证的合法性、有效性和完整性，检查费用是否符合公司的报销标准和相关规定，核对借款金额和已使用金额是否一致。对于不符合要求的报销凭证，财务部门有权要求借支人员进行补充或更正。4.领导审批财务审核通过后，报销单和《备用金核销申请表》需报公司领导审批。公司领导根据费用的性质和金额大小进行审批，确保费用支出符合公司的整体利益。5.核销结算经公司领导审批通过后，财务部门办理备用金核销手续。对于已使用的备用金，财务部门按照报销金额进行报销，将款项支付给借支人员；对于剩余的备用金，借支人员应及时归还财务部门。（三）核销注意事项1.借支人员在办理核销手续时，应确保报销凭证的真实性和合法性。如有虚假报销行为，一经发现，将按照公司规定进行严肃处理，情节严重的将追究法律责任。2.对于跨月或跨年的备用金核销，借支人员应按照财务部门的要求进行账务处理，确保财务数据的准确性和及时性。3.如因特殊情况无法在规定时间内办理核销手续的，借支人员应提前向财务部门提出书面申请，并说明原因，经审批同意后可适当延长核销时间。五、备用金监督与检查（一）财务部门监督财务部门应定期对备用金的借支、使用和核销情况进行监督和检查。每月末，财务部门应编制备用金余额明细表，反映各部门和员工的备用金借支和核销情况，并与借支人员进行核对。对于长期挂账的备用金，财务部门应及时进行催缴，确保备用金的及时清理。（二）审计部门检查审计部门应定期对备用金管理制度的执行情况进行审计检查。审计内容包括备用金借支审批流程的合规性、备用金使用的合理性、备用金核销的及时性等。对于审计中发现的问题，应及时提出整改建议，并跟踪整改情况。（三）违规处理对于违反备用金管理制度的行为，公司将视情节轻重进行处理。对于轻微违规行为，给予批评教育，并责令限期整改；对于严重违规行为，如挪用备用金、虚假报销等，将按照公司的奖惩制度进行处罚，情节严重的将依法追究法律责任。六、备用金的清理与归还（一）定期清理公司应定期（每年末）对备用金进行全面清理，确保备用金的使用情况得到彻底清查。对于长期未使用或不再需要的备用金，借支人员应及时归还财务部门。（二）离职清理员工离职时，应在办理离职手续前将所借备用金全部归还财务部门。财务部门应在确认备用金已归还后，方可办理离职手续。（三）归还方式借支人员归还备用