办公室生产订单管理制度

PAGE办公室生产订单管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公室生产订单管理，规范生产订单流程，提高生产效率，确保产品质量，满足客户需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司办公室涉及生产订单的相关工作，包括订单接收、下达、执行跟踪、变更管理及订单完结后的总结评估等环节。（三）基本原则1.准确性原则：订单信息应准确无误，避免因信息错误导致生产延误或质量问题。2.及时性原则：各环节应按照规定的时间节点完成工作，确保订单按时交付。3.协作性原则：办公室与各生产部门、采购部门、质量控制部门等密切协作，共同完成订单任务。4.规范性原则：严格遵守国家相关法律法规及行业标准，规范订单管理流程。二、订单接收（一）客户订单获取1.市场部门负责与客户沟通，获取客户订单需求，并及时将订单信息传递至办公室。订单信息应包括但不限于产品规格、数量、交货期、质量要求、包装要求等。2.对于重要客户或大额订单，市场部门应组织相关部门进行订单评审，确保公司具备生产能力和资源满足订单需求。（二）订单初步审核1.办公室接到市场部门传递的订单信息后，应立即进行初步审核。审核内容包括订单的完整性、准确性、合理性等。2.如发现订单信息存在问题，办公室应及时与市场部门沟通，要求客户补充或修正相关信息。（三）订单录入系统1.经初步审核无误的订单，办公室应及时录入公司生产订单管理系统。录入的订单信息应与原始订单一致，确保系统数据的准确性。2.在订单录入系统后，办公室应生成订单编号，并将订单编号及时反馈给市场部门，以便市场部门与客户沟通订单进度。三、订单下达（一）生产任务安排1.办公室根据订单信息，结合公司生产计划和产能情况，制定生产任务安排表。生产任务安排表应明确各生产部门的生产任务、生产时间节点、质量要求等。2.在制定生产任务安排表时，办公室应充分考虑各生产部门的设备状况、人员技能水平等因素，确保生产任务的合理分配。（二）订单下达通知1.办公室将生产任务安排表以书面形式下达给各生产部门，并组织召开订单下达会议。会议由办公室负责人主持，各生产部门负责人及相关人员参加。2.在订单下达会议上，办公室负责人应向各生产部门详细介绍订单情况，明确各部门的职责和任务要求，并解答各部门提出的问题。（三）相关文件资料准备1.办公室负责准备与订单相关的文件资料，如产品图纸、工艺文件、质量检验标准等。这些文件资料应确保准确、完整，并在订单下达前发放至各生产部门。2.对于新产品订单，办公室应组织相关部门进行新产品试制和工艺验证，确保生产过程的顺利进行。四、订单执行跟踪（一）生产进度跟踪1.办公室应建立订单执行跟踪台账，实时跟踪各生产部门的订单执行进度。跟踪内容包括原材料采购进度、生产加工进度、产品检验进度、包装发货进度等。2.办公室定期召开订单执行进度协调会，各生产部门汇报订单执行情况，分析存在的问题，并提出解决方案。对于影响订单交付的重大问题，办公室应及时向上级领导汇报，并协调相关部门共同解决。（二）质量控制跟踪1.质量控制部门负责对订单产品的质量进行全程监控。办公室应与质量控制部门保持密切沟通，及时了解产品质量状况。2.如发现产品质量问题，质量控制部门应及时通知生产部门进行整改。办公室跟踪整改情况，确保产品质量符合订单要求。（三）异常情况处理1.在订单执行过程中，如出现原材料短缺、设备故障、人员变动等异常情况，生产部门应及时向办公室报告。2.办公室接到异常情况报告后，应立即组织相关部门进行分析研究，制定应对措施，并跟踪措施的执行情况，确保订单不受影响或尽快恢复正常执行。五、订单变更管理（一）变更申请提出1.客户提出订单变更需求时，市场部门应及时与客户沟通，了解变更的具体内容和原因，并填写订单变更申请表。订单变更申请表应包括订单编号、变更内容、变更原因、预计变更时间等信息。2.市场部门将订单变更申请表提交至办公室，办公室对变更申请进行初步审核，判断变更的合理性和必要性。（二）变更评估与审批1.对于涉及产品规格、数量、交货期等重大变更的订单，办公室应组织相关部门进行变更评估。评估内容包括变更对生产计划、原材料采购、设备使用、质量控制等方面的影响。2.根据变更评估结果，办公室填写订单变更审批表，报上级领导审批。审批通过后，办公室将变更信息及时传递至各相关部门。（三）变更执行与跟踪1.各相关部门根据订单变更审批表的要求，及时调整生产计划、采购计划、工艺文件等，并组织实施变更。2.办公室跟踪订单变更的执行情况，确保变更后的订单按时、按质、按量完成。六、订单完结管理（一）订单交付确认1.生产部门完成订单生产任务后，应及时通知办公室。办公室组织质量控制部门对产品进行最终检验，检验合格后，办理订单交付手续。2.办公室与客户沟通订单交付情况，获取客户对产品的验收确认。如客户提出质量异议，办公室应及时协调相关部门进行处理，直至客户满意。（二）订单资料归档1.订单完结后，办公室负责将订单相关资料进行归档。归档资料包括订单合同、订单变更记录、生产任务安排表、产品检验报告、发货清单等。2.订单资料应按照档案管理规定进行分类、编号、装订，确保资料的完整性和可追溯性。（三）订单总结评估1.办公室定期对已完结的订单进行总结评估，分析订单执行过程中的经验教训，提出改进措施和建议。2.订单总结评估内容包括订单交付情况、产品质量情况、成本控制情况、客户满意度等方面。通过订单总结评估，不