关于生产文件管理制度

PAGE关于生产文件管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产文件的管理，确保生产文件的完整性、准确性、有效性和可追溯性，规范生产操作流程，提高生产效率，保证产品质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与生产相关的文件管理，包括但不限于生产工艺文件、操作规程、质量标准、设备维护手册、物料清单、生产计划等。（三）职责分工1.生产部门负责生产文件的编制、修订、审核和执行。负责生产文件的发放、回收、归档和保管。负责对生产文件的使用情况进行监督和检查。2.质量管理部门负责对生产文件的质量要求进行审核和把关。负责对生产过程中的质量问题进行分析，并根据文件规定提出改进措施。3.技术研发部门负责提供技术支持，对生产文件中的技术问题进行解答和指导。负责新产品、新工艺文件的研发和制定。4.文件管理部门负责生产文件的统一归口管理，建立文件管理台账。负责对生产文件的格式、编号、版本等进行规范和管理。负责对生产文件的电子文档进行备份和存储，确保文件的安全性和完整性。二、文件的编制与修订（一）编制原则1.生产文件应符合国家相关法律法规和行业标准的要求。2.生产文件应根据公司的生产实际情况和产品特点进行编制，确保文件的实用性和可操作性。3.生产文件应语言简洁、逻辑清晰、内容准确，避免模糊和歧义。（二）编制流程1.需求提出生产部门、质量管理部门、技术研发部门等根据工作需要，提出生产文件的编制需求。需求提出部门应填写《生产文件编制申请表》，详细说明文件的名称、内容、编制目的、适用范围等。2.起草文件管理部门根据《生产文件编制申请表》，指定专人负责文件的起草工作。起草人员应收集相关资料，进行充分的调研和分析，结合公司实际情况，按照规定的格式和要求进行文件起草。3.审核起草完成的文件应提交给相关部门进行审核。审核部门应从文件的准确性、完整性、实用性、合规性等方面进行审核，并提出审核意见。审核通过的文件应经审核部门负责人签字确认。4.批准审核通过的文件应提交给公司领导进行批准。批准人应根据公司的整体战略和生产经营情况，对文件进行全面审查，并签署批准意见。批准后的文件应加盖公司公章或文件专用章。（三）修订管理1.生产文件应根据公司生产工艺的改进、设备的更新、原材料的变更、法律法规的修订等情况及时进行修订。2.修订申请由相关部门填写《生产文件修订申请表》，说明修订的原因、内容和范围等。3.修订流程参照文件编制流程执行，经审核、批准后发布实施。4.修订后的文件应注明修订日期和版本号，并及时通知相关部门和人员。三、文件的编号与格式（一）编号规则1.生产文件编号应具有唯一性和系统性，便于文件的识别、查询和管理。2.生产文件编号由文件类别代码、年份代码、顺序号和版本号组成。具体格式如下：文件类别代码：根据文件的性质和用途，采用不同的字母或数字组合表示。例如，生产工艺文件用“GY”表示，操作规程用“CZ”表示，质量标准用“ZB”表示等。年份代码：采用公元纪年的后两位数字表示，如“22”表示2022年。顺序号：按照文件编制的先后顺序，从001开始依次编号。版本号：用阿拉伯数字表示，如“1”表示第一版，“2”表示第二版等。3.示例：GY220011，表示2022年编制的第001号生产工艺文件第一版。（二）格式要求1.生产文件应采用统一的格式，包括封面、目录、正文、附录等。2.封面应注明文件名称、编号、版本号、编制部门、编制日期、批准日期等信息。3.目录应列出文件的章节标题和页码，便于查阅。4.正文应按照章节顺序编写，层次分明，内容完整。5.附录应包括与文件相关的图表、数据、说明等，作为正文的补充。6.文件中的文字应使用规范的汉字，数字应使用阿拉伯数字，计量单位应采用国家法定计量单位。7.文件中的图表应清晰、准确，标注齐全，与正文内容相符。四、文件的发放与回收（一）发放管理1.文件管理部门根据文件的发放范围和使用需求，定期将生产文件发放到相关部门和人员手中。2.文件发放应填写《生产文件发放登记表》，详细记录文件名称、编号、版本号、发放部门、发放日期、领取人等信息。3.领取人应在《生产文件发放登记表》上签字确认，领取文件后应妥善保管，不得丢失、损坏或擅自转借他人。（二）回收管理1.当文件作废、修订或不再使用时，相关部门应及时将文件交回文件管理部门进行回收。2.文件回收应填写《生产文件回收登记表》，详细记录文件名称、编号、版本号、回收部门、回收日期、交回人等信息。3.文件管理部门应对回收的文件进行核对和确认，确保文件全部收回，并按照规定进行处理。五、文件的归档与保管（一）归档要求1.生产文件应定期进行归档，确保文件的完整性和系统性。2.归档文件应按照文件类别、年份、编号等进行分类整理，建立电子和纸质档案。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，确保数据的安全性和可靠性。4.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查阅和管理。（二）保管期限1.生产文件的保管期限应根据文件的性质和重要程度确定，一般分为长期、中期和短期。长期保管：涉及公司核心技术、生产工艺、质量体系等重要文件，保管期限为[X]年。中期保管：一般性的生产文件，保管期限为[X]年。短期保管：临时性或一次性的文件，保管期限为[X]年。2.保管期限届满后，文件管理部门应按照规定进行鉴定和销毁。（三）保管环境1.纸质档案的保管环境应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫等，防止文件损坏和丢失。2.电子档案的保管应采取必要的安全措施，如设置密码、定期杀毒、数据备份等，防止数据泄露和损坏。六、文件的使用与监督（一）使用要求1.各部门和人员应按照文件规定的要求和流程进行生产操作，确保文件的有效执行。2.使用文件时应注意保持文件的整洁和完好，不得随意涂改、撕毁或损坏文件。3.如发现文件存在问题或不适用的情况，应及时向文件管理部门或相关部门反馈，以便及时进行修订和完善。（二）监督检查1.文件管理部门应定期对生产文件的使用情况进行监督检查，确保文件的有效执行。2.监督检查内