企业生产资料库管理制度

PAGE企业生产资料库管理制度一、总则（一）目的为加强企业生产资料库的管理，确保生产资料的完整性、准确性和安全性，提高生产效率，保障企业生产活动的顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于企业内部所有与生产相关的资料库，包括但不限于生产图纸、工艺文件、设备档案、原材料信息、生产计划与调度记录等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保资料库管理活动合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障生产资料的安全，防止资料泄露、损坏或丢失。3.准确性原则：保证资料库中信息的真实、准确，与实际生产情况相符。4.便捷性原则：优化管理流程，提高资料查询、使用的便捷性，以满足生产工作的实际需求。二、管理职责（一）生产部门1.负责本部门生产资料的收集、整理、归档和保管工作。2.根据生产需要，及时向资料库提交相关资料，并确保资料的准确性和完整性。3.按照规定的流程使用资料库中的资料，对资料的使用情况进行记录。（二）技术部门1.负责审核生产资料的技术准确性，确保工艺文件、图纸等符合技术要求。2.对生产资料的技术变更进行及时跟踪和更新，指导生产部门正确使用变更后的资料。3.协助生产部门解决在资料使用过程中遇到的技术问题。（三）质量部门1.依据生产资料对产品质量进行监督和检验，确保产品质量符合标准要求。2.对生产资料中与质量相关的信息进行分析和评估，提出改进质量的建议。3.参与生产资料的审核工作，重点关注质量控制环节的资料完整性和准确性。（四）资料管理部门1.负责企业生产资料库的整体规划、建设和维护，制定资料库管理制度和操作流程。2.对各部门提交的生产资料进行统一审核、分类、存储和保管，建立完善的资料索引和检索系统。3.定期对资料库进行检查和清理，确保资料的存储环境良好，数据安全可靠。4.负责为企业内部人员提供资料查询、借阅等服务，并对资料的使用情况进行统计和分析。（五）企业管理层1.审批生产资料库管理制度和相关操作流程，为资料库管理工作提供必要的资源支持。2.监督各部门对生产资料库管理制度的执行情况，对违规行为进行处理。3.根据企业发展战略和生产需求，指导生产资料库的优化和升级工作。三、生产资料的收集与整理（一）收集范围1.生产过程中产生的各类文件，如生产计划、任务单、操作规程、检验报告等。2.产品设计图纸、工艺流程图、装配图等技术文件。3.设备的采购合同、安装调试记录、维修保养记录、操作规程等档案资料。4.原材料的采购订单、质量检验报告、入库单等相关信息。5.与生产相关的其他资料，如生产现场照片、视频资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责生产资料的收集工作，确保资料的及时、准确收集。2.收集的资料应完整、清晰，符合相关格式和规范要求。对于电子文档，应确保文件格式通用、易于识别和存储。3.在资料收集过程中，如发现资料存在缺失、错误或不完整的情况，应及时与相关部门或人员沟通，进行补充和修正。（三）整理方法1.按照资料的类别、性质和用途进行分类整理，建立清晰的分类目录。例如，可分为技术文件类、生产管理文件类、设备档案类、原材料资料类等。2.对每份资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和查询。编号规则应明确、简单，易于记忆和操作。3.为每份资料编制详细的目录清单，包括资料名称、编号、日期、来源、内容摘要等信息，以便快速了解资料的基本情况。4.对于电子资料，应按照分类目录建立相应的文件夹结构，并对文件进行命名规范，确保文件名能够准确反映文件内容。四、生产资料的归档与保管（一）归档流程1.各部门收集整理好的生产资料，经部门负责人审核签字后，定期提交给资料管理部门。2.资料管理部门收到各部门提交的资料后，进行再次审核，检查资料的完整性、准确性和规范性。对于不符合要求的资料，及时反馈给提交部门进行整改。3.审核通过的资料，按照既定的分类目录和编号规则进行归档存储。归档过程中，应确保资料的存储顺序清晰、便于查找。4.建立生产资料归档台账，详细记录资料的归档日期、名称、编号、来源、归档位置等信息，以便对资料的归档情况进行跟踪和查询。（二）保管方式1.纸质资料保管设立专门的纸质资料档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。对纸质资料进行分类存放，按照档案盒或文件夹进行整理，并在档案盒或文件夹上标明类别、年份、资料名称等信息。定期对纸质资料进行盘点和清查，检查资料的完整性和保存状况，发现问题及时处理。2.电子资料保管建立电子资料存储服务器，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行数据备份，确保数据存储的安全性和可靠性。对电子资料进行分类存储，按照文件夹结构和命名规范进行组织，同时建立电子资料索引数据库，方便快速检索和查询。定期对电子资料进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。备份周期可根据资料的重要性和变动频率确定，一般为每周或每月进行一次全量备份，每天进行增量备份。安装防病毒软件和防火墙，对电子资料存储服务器进行实时监控和防护，防止病毒入侵和网络攻击。（三）保管期限1.生产资料的保管期限应根据其重要性和使用价值进行分类确定。一般分为短期、中期和长期保管。短期保管资料：保管期限为13年，主要包括一些临时性的生产记录、一次性使用的文件等。中期保管资料：保管期限为310年，如一般的生产工艺文件、设备维修记录等。长期保管资料：保管期限为10年以上，包括重要的产品设计图纸、关键设备档案、企业长期发展所需的基础性资料等。2.对于超过保管期限的生产资料，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。鉴定工作由资料管理部门牵头，会同相关部门组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据资料的实际情况，判断其是否仍具有保存价值。对于确无保存价值的资料，填写销毁清单，经企业管理层批准后进行销毁。销毁过程应进行记录，并由专人负责监督，确保资料彻底销毁，防止信息泄露。五、生产资料的使用与借阅（一）使用权限1.企业内部人员根据工作需要，可按照规定的权限使用生产资料库中的资料。不同岗位和职责的人员，其资料使用权限应有所区别。生产操作人员：主要使用与生产操作相关的工艺文件、操作规程、设备操作手册等资料，以指导生产活动的顺利进行。技术人员：可查阅和使用各类技术文件、图纸、技术标准等资料，进行技术研发、工艺改进和产品设计等工作。质量管理人员：有权查看与产品质量控制相关的资料，如检验标准、质量记录等，以确保产品质量符合要求。生产管理人员：可使用生产计划、调度记录、生产统计报表等资料，进行生产组织、协调和管理工作。2.对于涉及企业核心技术、商业机密等敏感资料，应严格限制使用权限，只有经过授权的特定人员才能查阅和使用。（二）使用规范1.使用生产资料时，应在规定的场所进行，不得擅自将资料带出企业或转借他人。如需带出企业，应按照规定办理审批手续。2.使用人员应爱护资料，不得对资料进行涂改、损坏、丢失等行为。如发现资料存在问题，应及时向资料管理部门报告。3.在使用电子资料时，应遵守计算机操作规程，防止因误操作导致资料损坏或丢失。如需对电子资料进行复制、下载等操作，应确保操作的合法性和合规性。4.使用完毕后，应及时将资料归还资料管理部门，并办理归还手续。如资料需要留存使用，应按照规定进行登记备案。（三）借阅流程1.企业内部人员因工作需要借阅生产资料时，应填写借阅申请表，注明借阅资料的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.借阅申请表经所在部门负责人审核签字后，提交给资料管理部门。资料管理部门根据资料的使用权限和保管情况进行审批。3.审批通过后，资料管理部门为借阅人员办理借阅手续，提供相应的资料，并记录借阅时间、借阅人、资料名称等信息。4.借阅人员应在规定的归还日期前归还所借资料。如需延期归还，应提前向资料管理部门申请，经批准后方可延期。5.资料管理部门在借阅人员归还资料时，应进行认真检查，如发现资料有损坏、丢失等情况，应按照规定追究借阅人员的责任。六、生产资料的变更与废止（一）变更管理1.当生产资料发生变更时，如工艺改进、设备升级、产品设计变更等，相关部门应及时填写生产资料变更申请表，详细说明变更的原因、内容、涉及的资料范围等信息。2.变更申请表经部门负责人审核签字后，提交给技术部门进行技术审核。技术部门应组织相关人员对变更内容进行评估，确保变更后的资料符合技术要求和生产实际。3.技术审核通过后，变更申请表提交给资料管理部门。资料管理部门根据变更情况，对相关资料进行更新和调整，包括修改电子文档、更换纸质资料等，并在资料索引和检索系统中进行相应的标注。4.资料管理部门应将变更后的资料及时通知相关部门和人员，确保他们能够获取最新的生产资料。同时，对变更过程进行记录，包括变更日期、变更内容、变更申请人、审核人等信息，以便追溯和查询。（二）废止管理1.当生产资料因不再适用、过期失效等原因需要废止时，相关部门应填写生产资料废止申请表，说明废止的原因和涉及的资料清单。2.废止申请表经部门负责人审核签字后，提交给资料管理部门。资料管理部门对申请废止的资料进行核实和确认，确保废止的必要性和准确性。3.资料管理部门在确认无误后，按照规定的程序对废止的资料进行处理。对于纸质资料，应进行销毁；对于电子资料，应进行删除或迁移，并在资料索引和检索系统中进行标记，防止误查询和误使用。4.资料管理部门应将生产资料废止的情况及时通知相关部门和人员，避免因资料废止不及时而导致工作失误。同时，对废止过程进行记录，包括废止日期、废止原因、废止资料清单等信息，作为企业生产资料管理档案的一部分进行保存。七、监督与考核（一）监督检查1.资料管理部门定期对企业生产资料库的管理情况进行监督检查，检查内容包括资料的收集、整理、归档、保管、使用、借阅、变更与废止等环节。2.监督检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行。定期检查一般每季度进行一次，对资料库的整体情况进行全面检查；不定期抽查根据实际工作需要随时开展，重点检查特定时间段或特定类型资料的管理情况。3.在监督检查过程中，如发现问题应及时记录，并向相关部门发出整改通知，要求限期整改。整改完成后，资料管理部门应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核机制1.建立生产资料库管理考核机制，对各部门在生产资料管理工作中的表现进行考核评价。考核指标包括资料收集的及时性和完整性、资料整理的准确性和规范性、资料归档的及时性和合规性、资料保管的安全性和有效性、资料使用和借阅的合规性、资料变更与废止的及时性和准确性等。2.考核方式采用定量与定性相结合的方法，根据各项考核指标的完成情况进行评分。评分结