生产合同全过程管理制度

PAGE生产合同全过程管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产合同管理，规范生产合同签订、履行、变更、终止等全过程行为，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有生产合同的管理，包括但不限于原材料采购合同、零部件加工合同、产品生产外包合同等。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规和行业标准，确保合同的签订、履行等行为合法有效。2.全面管理原则对生产合同全过程进行全面管理，涵盖合同的各个环节，确保合同管理无死角。3.风险防控原则注重合同风险的识别、评估和防控，采取有效措施降低合同风险，保障公司利益。4.效益优先原则在合同管理中充分考虑成本效益，提高合同的执行效率和经济效益。（四）职责分工1.合同管理部门负责制定和完善生产合同管理制度；审核合同文本；参与合同谈判；监督合同履行；处理合同纠纷等。2.业务部门负责提出签订生产合同的需求；参与合同谈判；组织合同的履行；及时向合同管理部门反馈合同履行情况等。3.财务部门负责审核合同的财务条款；监督合同款项的收付；提供财务方面的风险评估和建议等。4.法务部门（如有）负责审查合同的合法性；对合同纠纷提供法律支持和建议等。二、合同签订管理（一）合同立项1.业务部门根据生产需求，提出签订生产合同的立项申请，详细说明合同的标的、数量、质量要求、交货时间、价格等主要条款。2.立项申请应经过部门负责人审核，确保申请内容真实、合理、可行。（二）合同谈判1.合同管理部门牵头组织业务部门、财务部门等相关人员参与合同谈判。谈判人员应熟悉合同内容，具备相应的专业知识和谈判技巧。2.在谈判过程中，要明确双方的权利义务，对合同条款进行充分沟通和协商，争取有利的合同条件。同时，要注意收集对方的相关信息，评估对方的履约能力。3.谈判达成一致意见后，形成谈判纪要，记录谈判过程中的主要内容和达成的共识。（三）合同文本起草与审核1.合同文本一般由业务部门负责起草。起草过程中应严格按照法律法规和公司要求，明确合同的各项条款，确保合同内容完整、准确、清晰。2.合同管理部门对起草的合同文本进行审核，重点审核合同的合法性、完整性、准确性、风险防控条款等。审核过程中可征求财务部门、法务部门等相关部门的意见。3.对于重大合同或复杂合同，应组织相关部门进行联合审核，并邀请外部专家或法律顾问提供专业意见。（四）合同签订1.经审核通过的合同文本，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章。2.合同签订前，应确保合同双方主体资格合法有效，合同签订手续完备。同时，要对合同的份数、保存方式等进行明确规定。3.签订后的合同文本应及时归档，建立合同台账，详细记录合同的基本信息、签订时间、履行情况等。三、合同履行管理（一）履行计划制定1.业务部门根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等。2.履行计划应报合同管理部门备案，合同管理部门对履行计划进行审核，确保计划合理可行，与合同约定相符。（二）履行过程监控1.业务部门按照履行计划组织合同的履行，定期向合同管理部门汇报合同履行情况。合同管理部门对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现问题并督促业务部门解决。2.在合同履行过程中，如出现合同变更、不可抗力等特殊情况，业务部门应及时通知合同管理部门，并按照规定程序进行处理。3.财务部门负责监督合同款项的收付情况，确保款项收付符合合同约定和财务制度要求。（三）质量控制1.对于涉及产品质量的生产合同，应明确质量标准和验收方法。业务部门负责组织产品生产过程中的质量控制，确保产品质量符合合同要求。2.质量检验部门按照合同约定的质量标准对产品进行检验，出具检验报告。如发现产品质量问题，应及时通知业务部门采取整改措施。（四）交付管理1.业务部门负责组织产品的交付工作，确保产品按时、按质、按量交付给客户。交付过程中应做好相关记录，如交付时间、地点、方式等。2.交付完成后，业务部门应及时与客户办理交接手续，取得客户的签收确认。四、合同变更管理（一）变更申请1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款，业务部门应及时提出合同变更申请，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。2.变更申请应经过部门负责人审核，并报合同管理部门。（二）变更审批1.合同管理部门收到变更申请后，组织相关部门进行审核。审核内容包括变更的必要性、合理性、合法性以及对公司利益的影响等。2.对于重大合同变更，应提交公司管理层审批。经审批同意后，方可进行合同变更。（三）变更协议签订1.合同变更经审批通过后，双方应签订变更协议。变更协议的签订程序与原合同签订程序相同，确保变更协议合法有效。2.变更协议签订后，应及时对原合同文本进行修订，并将变更协议与原合同一并归档保存。五、合同终止管理（一）终止条件1.合同履行完毕，双方权利义务已全部实现，合同自然终止。2.因不可抗力、政策调整等原因导致合同无法继续履行，经双方协商一致或依法解除合同。3.一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同。（二）终止通知1.合同终止时，应由责任方及时通知对方，并说明合同终止的原因和时间。2.通知应采用书面形式，送达对方后留存相关凭证。（三）终止清算1.合同终止后，业务部门负责组织对合同履行情况进行清算，包括产品交付、款项收付、质量验收等方面。2.财务部门根据清算结果进行账务处理，确保公司财务数据准确无误。3.合同管理部门对合同终止情况进行总结分析，评估合同管理过程中的经验教训，为今后的合同管理工作提供参考。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同签订前的审查和谈判工作，确保合同条款明确、合法、合理，避免潜在的纠纷风险。2.在合同履行过程中，加强沟通协调，及时解决出现的问题，避免纠纷的产生。（二）纠纷处理程序1.当发生合同纠纷时，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。2.合同管理部门组织相关部门进行分析研究，制定纠纷处理方案。对于涉及法律问题的纠纷，可邀请法务部门参与处理。3.根据纠纷处理方案，与对方进行协商解决。如协商不成，可通过仲裁或诉讼等法律途径解决。（三）纠纷处理记录1.对合同纠纷的处理过程进行详细记录，包括纠纷发生的原因、处理过程、协商结果、法律程序等方面。2.纠纷处理记录应作为合同管理档案的重要组成部分，妥善保存，以备查阅。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件、资料，包括合同文本、谈判纪要、履行记录、变更协议、终止通知、纠纷处理记录等，均应及时收集整理。2.档案收集工作由业务部门负责，在合同事项完成后定期移交合同管理部门。（二）档案整理与归档1.合同管理部门对收集到的档案资料进行整理，按照合同类别、时间顺序等进行分类编号，确保档案资料的完整性和系统性。2.将整理好的档案资料归档保存，建立电子档案和纸质档案相结合的档案管理体系，便于查询和使用。（三）档案保管与查阅1.明确档案保管的责任部门和责任人，确保档案的安全保管