(新)学校食堂询价制度及流程(2篇)

(新)学校食堂询价制度及流程(2篇)为规范学校食堂食材采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，保障食材质量安全，降低采购成本，学校食堂询价工作应遵循以下操作规范。采购活动需严格执行国家食品安全法律法规及学校财务管理制度，所有食材采购必须通过询价程序确定供应商，禁止任何部门或个人擅自绕过询价流程进行采购。食堂管理部门作为询价工作的牵头单位，负责组织实施具体询价流程，财务部门负责审核采购预算及付款凭证，后勤保障部门协助对供应商资质进行核查，纪检监察部门对整个询价过程进行监督。食材采购需求由食堂管理部门根据每周菜谱计划、学生就餐人数及库存情况编制，需求清单需明确食材名称、规格型号、质量标准、采购数量、交货时间及交货地点。其中，质量标准必须符合国家食品安全标准，生鲜类食材需标注产地、储存条件及保质期要求，预包装食品需注明生产厂家、生产日期及食品生产许可证编号。需求清单编制完成后，需经食堂负责人签字确认，并报财务部门审核采购预算，预算审核通过后方可启动询价程序。供应商的选择应建立在合格供应商库的基础上，食堂管理部门需定期对供应商进行资质审查，审查内容包括营业执照、食品经营许可证、从业人员健康证、食材质量检测报告等，同时需实地考察供应商的生产经营场所、仓储条件及质量控制体系。对于首次合作的供应商，需提供至少3个月内的食材抽样检测报告，并签订食品安全责任承诺书，明确食品安全事故的赔偿责任及处理方式。询价方式根据采购金额分为三种：采购金额在5000元以下的可采用直接询价方式，向不少于2家合格供应商发出询价单；5000元至20000元的采用比价询价方式，向不少于3家合格供应商发出询价单；20000元以上的采用招标询价方式，通过学校官网或当地政府采购平台发布询价公告，公告时间不少于3个工作日。询价单应包含采购项目名称、食材具体需求、质量标准、报价要求、交货期限、付款方式、违约责任等内容，其中报价要求需明确报价包含运输、装卸、税费等所有费用，且报价有效期不少于7个工作日。供应商报价可采用密封函件或加密电子邮件方式提交，密封函件需在封口处加盖单位公章，电子邮件需发送至指定邮箱并电话确认。食堂管理部门收到报价后，需对报价文件的密封性或完整性进行检查，对不符合要求的报价应视为无效报价，并及时通知供应商重新提交。报价截止后，食堂管理部门应组织询价评审小组进行开标评审，评审小组由食堂负责人、财务人员、后勤代表及教师代表组成，人数不少于3人。开标过程需在纪检监察部门监督下进行，首先检查报价文件的有效性，剔除未按要求密封、逾期送达或报价明显高于市场平均价格的无效报价。有效报价供应商不足3家的，需重新组织询价。评审采用综合评分法，其中价格因素占60%，质量标准占25%，供货能力占10%，售后服务占5%。价格评分以有效报价中的最低报价为基准价，其他报价与基准价相比，每高出1%扣1分；质量标准评分根据供应商提供的食材检测报告、质量认证证书等材料进行打分；供货能力评分主要考察供应商的供货及时性、应急供应能力及仓储条件；售后服务评分包括退换货政策、质量问题响应时间等。评审过程需做好详细记录，每位评审人员独立打分，取平均分作为最终得分，得分最高的供应商确定为中标候选人。中标结果确定后，食堂管理部门需在1个工作日内将结果通知中标供应商，并在学校公告栏进行为期3个工作日的公示，公示内容包括中标供应商名称、中标价格、食材规格及质量标准。公示期间如有异议，异议人需以书面形式向纪检监察部门提出，并提供相关证据材料，纪检监察部门应在收到异议后3个工作日内组织调查核实，根据核实结果作出维持或撤销中标结果的决定。公示无异议后，食堂管理部门与中标供应商签订采购合同，合同文本需采用学校统一制定的范本，明确双方权利义务、食材验收标准、付款方式、违约责任等条款。其中，付款方式原则上采用月结，每月5日前根据实际验收数量结算上月货款，供应商需提供正规发票及验收合格单。食材交货时，食堂验收人员需对照采购合同及送货单，对食材的数量、规格、质量进行现场查验。生鲜类食材需检查外观、色泽、气味及温度，测量中心温度是否符合规定（冷冻食材≤-18℃，冷藏食材0-4℃）；预包装食品需核对生产日期、保质期及包装完整性，查看是否有破损、涨袋等情况。同时，需索取并查验当批次食材的检验检疫证明、出厂检验报告等文件，对肉类、禽类等食材还需检查动物检疫合格证明。验收合格的食材需在送货单上签字确认，并及时录入食堂管理系统；验收不合格的食材，需立即通知供应商退回，并在送货单上注明不合格原因，同时做好记录并及时上报食堂负责人。对严重不合格的食材，应启动应急采购预案，从备选供应商处采购，确保食堂正常运营。食堂管理部门需建立供应商动态管理档案，记录供应商的基本信息、合作历史、食材质量评价、履约情况等，每学期末对供应商进行综合评价，评价结果分为优秀、合格、不合格三个等级。评价指标包括食材合格率、供货及时率、价格合理性、售后服务质量等，其中食材合格率=（合格批次/总交货批次）×100%，供货及时率=（按时交货次数/总交货次数）×100%。对评价优秀的供应商，在后续采购中可给予优先询价权；对评价不合格的供应商，暂停其3个月的询价资格，连续两次评价不合格的，从合格供应商库中清除。同时，食堂管理部门需每月对主要食材市场价格进行调研，建立价格监测台账，对比分析实际采购价格与市场价格的差异，如差异率超过5%，需向供应商发出价格质询函，要求其作出书面说明。询价过程中的所有文件资料，包括需求清单、询价单、报价文件、评审记录、中标公示、采购合同、验收单、付款凭证等，需由食堂管理部门指定专人负责整理归档，档案保存期限不少于3年。电子文档需备份存储在学校专用服务器中，纸质文档需装订成册，存放于带锁档案柜内。财务部门在审核付款凭证时，需核对合同、验收单、发票三者的一致性，确保票证齐全、手续完备。纪检监察部门不定期对询价档案进行抽查，检查是否存在流程不规范、资料不全等问题，发现问题及时督促整改。同时，学校应建立食堂采购投诉举报机制，公布举报电话和邮箱，接受师生及社会监督，对举报属实的违规行为，按照学校相关规定对责任人进行处理。为应对突发情况，食堂管理部门需制定询价应急预案，当出现供应商突然断供、食材价格大幅波动或食品安全事件等情况时，立即启动应急预案。预案应明确应急采购的审批流程、备选供应商名单及联系方式、应急采购的价格确定方式等。其中，备选供应商数量不少于2家，需与食堂签订应急供货协议，约定在紧急情况下的供货价格及响应时间。应急采购时，如时间紧急无法进行正常询价，食堂负责人可临时决定供应商，但需在24小时内补办询价手续，并向纪检监察部门备案说明情况。每学期至少组织一次应急演练，检验预案的可行性及各部门的协调配合能力，根据演练情况及时修订完善预案。学校食堂应成立询价工作监督小组，由学校分管领导任组长，成员包括纪检监察人员、教师代表、家长代表及学生代表，监督小组有权对询价全过程进行监督检查，列席评审会议，查阅相关文件资料。监督小组每学期至少开展一次全面检查，重点检查询价程序的合规性、供应商资质的真实性、食材质量的可靠性等，检查结果向学校校务会报告。对检查中发现的问题，如未按规定进行询价、供应商资质造假、食材以次充好等，应及时下达整改通知书，限期整改，并追究相关人员责任。情节严重的，移交相关部门处理。同时，监督小组需定期向师生公布食堂采购情况，包括主要食材的采购价格、供应商信息、质量检测结果等，增强采购透明度，接受师生监督。食材采购需求应根据学校教学日历、节假日安排及学生实际就餐情况动态调整，食堂管理部门每周五前完成下周食材需求计划的编制，需求计划需经食堂膳食委员会审议通过，膳食委员会由教师代表、学生代表及家长代表组成，对菜谱合理性、营养搭配及食材种类提出意见建议。对于季节性食材，应提前与供应商沟通备货计划，确保供应稳定；对于易腐烂变质的食材，应严格控制采购数量，采用小批量、多批次的采购方式，减少库存积压。需求计划编制完成后，需在食堂公告栏公示，接受师生监督，公示时间不少于2个工作日，公示期间收到的合理意见应及时采纳调整。供应商的寻源与开发应坚持多元化原则，通过多种渠道寻找合格供应商，包括参加食品展销会、查阅行业目录、网络平台搜索及同行推荐等。对于本地特色食材，优先选择本地供应商，以缩短运输时间，保证食材新鲜度；对于需求量大的大宗商品，如大米、面粉、食用油等，可采用集中采购方式，与大型生产企业直接建立合作关系，减少中间环节。新供应商开发需经过考察、试用、评估三个阶段，考察阶段由食堂管理部门组织相关人员到供应商生产基地或经营场所进行实地考察，重点检查生产环境、加工流程、质量控制措施等；试用阶段小批量采购，测试食材质量及供货能力；评估阶段根据试用情况进行综合评价，合格后方可纳入合格供应商库。询价文件的编制应规范统一，包含询价邀请函、采购需求说明、报价须知、合同主要条款、评审标准及附件等内容。其中，采购需求说明需详细列出食材的技术参数、质量要求、验收标准等，引用国家或行业标准的需注明标准编号；报价须知需明确报价有效期、报价方式、保证金要求（如适用）等；评审标准需量化打分指标，确保评审过程客观公正。询价文件编制完成后，需经财务部门、法律顾问审核，确保内容合法合规、表述清晰准确。对于技术复杂或有特殊要求的食材，可组织专家进行需求论证，邀请相关领域的技术专家、营养师等对采购需求的合理性进行评估，形成论证报告作为编制询价文件的依据。报价的接收与开启应严格执行保密制度，指定专人负责接收报价文件，收到后立即登记编号，并存放于保密柜中，在规定的开启时间前不得拆封。开启报价时，需在监督小组在场的情况下，由工作人员当众拆封，逐一宣读供应商名称、报价金额及其他主要内容，评审人员做好记录。如发现报价文件有涂改、字迹模糊等情况，需由供应商代表当场作出说明并签字确认，否则视为无效报价。对采用电子化报价的，需使用加密系统接收报价，开启时由系统自动解密并导出报价数据，确保报价信息的安全性和准确性。价格比对与分析需建立科学的方法，除比较报价金额外，还需考虑食材的性价比、长期合作价格趋势、供应商的信誉度等因素。食堂管理部门应建立主要食材价格数据库，收集整理近6个月的市场价格信息，绘制价格走势图，分析价格波动规律，为评审提供参考依据。对于价格明显低于市场平均水平的报价，需要求供应商提供成本分析说明，核实是否存在以次充好、降低质量标准等情况，防止恶性竞争。同时，需对比不同供应商的付款条件、售后服务承诺等，综合评估选择最优方案。评审过程中，评审人员如对报价文件有疑问，可向供应商进行书面质询，供应商需在规定时间内作出书面答复，答复内容作为评审依据的一部分。合同履行过程中，食堂管理部门需对供应商的履约情况进行跟踪管理，定期检查食材质量稳定性、供货及时性等，每月至少进行一次现场巡查，了解供应商的生产经营状况，及时发现潜在风险。如遇市场价格大幅上涨，供应商提出调价要求的，需提供价格上涨的有效证明材料，经食堂管理部门核实并报财务部门审批后，可签订补充协议调整价格，但调价幅度不得超过同期市场价格波动幅度。如供应商发生违约行为，如供货延迟、质量不合格等，食堂管理部门应及时向供应商发出违约通知书，要求其限期整改，并按合同约定追究违约责任。情节严重的，可单方面解除合同，并要求赔偿损失。食材验收应实行双人验收制度，由食堂保管员和厨师长共同负责，对食材进行抽样检验，抽样比例根据食材特性确定（生鲜类≥5%，预包装食品≥3%）。检验项目包括感官指标（外观、色泽、气味等）、理化指标（水分、pH值等，必要时送第三方检测机构检测）及微生物指标（菌落总数、大肠杆菌等，定期抽检）。验收过程需做好详细记录，填写《食材验收记录表》，记录验收时间、地点、人员、食材名称、数量、检验结果等信息，并附上相关证明文件复印件。对验收中发现的质量问题，应立即隔离存放，并通知供应商处理，同时启动追溯程序，查明原因，防止类似问题再次发生。食堂管理部门需每月对询价采购工作进行总结分析，统计食材采购数量、金额、平均价格、供应商履约率等数据，与上月及去年同期进行对比，分析存在的问题及改进方向。总结报告需报送学校分管领导，并在食堂内部会议上通报，听取员工意见建议。每学期末形成年度询价工作评估报告，评估内容包括制度执行情况、流程规范性、采购效率、成本控制效果等，评估结果作为下一年度采购计划制定及供应商管理的依据。同时，根据总结评估情况，及时修订完善询价制度及操作流程，适应学校食堂发展的实际需求。学校应定期组织询价业务培训，邀请财务、法律、食品安全等领域的专家，对食堂管理人员、采购人员、验收人员进行法律法规、业务知识及操作技能培训，培训内容包括《政府采购法》《食品安全法》《学校食品安全与营养健康管理规定》等相关法律法规，询价流程操作规范，食材质量鉴别方法，应急处理预案等。培训形式可采用集中授课、案例分析、现场模拟等多种方式，每年至少组织2次，确保相关人员熟悉掌握询价制度及流程要求。培训结束后进行考核，考核合格方可上岗，考核不合格的需进行补考或调岗。对于食堂常用的小额零星食材，可采用框架协议采购方式，通过询价确定2-3家供应商，签订年度框架协议，约定产品价格、质量标准、供货期限等，在协议有效期内，食堂根据实际需求向协议供应商发出订单，简化采购流程。框架协议的有效期一般为1年，期满前1个月启动新一轮询价程序。对于紧急情况下的临时采购，如突发大量学生就餐或原有供应商无法供货时，可采用单一来源采购方式，但需符合《政府采购法》规定的单一来源采购条件，并报学校纪检监察部门审批备案，事后向师生公开说明情况。同时，建立紧急采购绿色通道，明确审批权限和操作流程，确保在最短时间内完成采购，保障食堂正常运转。食材采购资金实行专款专用，严格按照预算执行，不得挪作他用。财务部门根据采购合同及验收合格单，在规定的付款期限内办理付款手续，采用银行转账方式支付，禁止现金交易。对于预付款项，需在合同中明确约定预付款比例及支付条件，一般预付款不超过合同金额的30%，并要求供应商提供预付款保函。每月末，财务部门与食堂管理部门核对采购账目，确保账实相符、账证相符，发现差异及时查明原因并进行调整。同时，加强采购发票管理，对供应商提供的发票进行真伪查验，防止假发票入账。为提高询价工作效率，学校应积极推进信息化建设，建立食堂采购管理系统，实现需求提报、询价发布、报价接收、评审管理、合同签订、验收付款等全流程线上操作。系统应具备供应商管理、价格监测、数据分析、档案存储等功能，支持手机端操作，方便相关人员随时查看和处理业务。通过信息化手段，减少人工操作，提高工作效率，同时实现采购过程的全程留痕，便于监督和追溯。系统数据应定期备份，确保数据安全，同时与学校财务系统对接，实现数据共享，提高财务管理水平。学校食堂询价工作应接受上级主管部门的监督检查，积极配合教育、市场监管、审计等部门的检查指导，提供相关文件资料，如实反映情况。对检查中发现的问题，及时制定整改措施，明确责任人及整改期限，确保整改到位。同时，主动公开询价采购信息，在学校官网设立食堂采购专栏，定期公布供应商名单、主要食材采购价格、质量检测结果等信息，接受社会监督。建立师生满意度评价机制，每学期开展一次食堂满意度调查，收集