基层法院案件档案管理规范

基层法院案件档案管理规范基层法院作为司法体系的“神经末梢”，案件档案承载着司法活动的全过程记录，既是维护司法公正的“证据库”，也是服务群众、传承法治历史的重要载体。规范案件档案管理，不仅关乎审判执行工作的规范化开展，更直接影响司法公信力的塑造。本文结合基层法院工作实际，从档案收集、整理、保管、利用及信息化建设等维度，梳理实务操作规范，为提升档案管理质效提供参考。一、案件档案的收集：全流程、全要素覆盖案件档案收集是管理的起点，需贯穿立案、审理、执行全流程，确保“案结卷成、一卷不漏”。（一）收集范围与责任主体诉讼案件：民事、刑事、行政案件需收集起诉状（公诉书）、答辩状、证据材料、庭审笔录、裁判文书、送达回证等核心材料；执行案件需纳入执行申请书、查控材料、执行裁定、结案证明等。责任分工：立案部门负责立案阶段材料的归集，业务庭室承办法官为审理/执行阶段材料收集的第一责任人，结案后3个工作日内完成材料初审与移交。（二）特殊材料的收集要求电子证据（如音视频、电子文档）需同步转换为可归档格式（如PDF、MP4），并附《电子证据固化说明》；涉密材料单独标注，移交时履行双签字手续。当事人补充提交的材料，需注明提交时间、事由，由承办法官审核后归入正卷。二、案件档案的整理：标准化、精细化操作整理环节是档案利用的基础，需遵循“分类科学、排列有序、编目清晰”原则。（一）分类与编号按年度、案号、案件类型（民、刑、行、执）三级分类，年度以裁判生效时间为准，案号沿用立案时的唯一编号。档案编号采用“年度-案号-卷号”格式（如2024-民初100-1），同一案件有多卷时，卷号依次顺延。（二）装订与编目纸张规格统一为A4，破损材料需托裱，金属物（如订书钉）全部拆除；装订顺序为“卷宗封面→卷内目录→正卷材料→备考表→封底”，每卷厚度不超过2厘米，超厚则分卷。卷内目录需逐项填写序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注，确保与材料一一对应；备考表注明档案形成中的特殊情况（如补正、缺失说明）。三、案件档案的保管：安全化、规范化存续保管环节需兼顾实体安全与期限管理，筑牢档案“防护网”。（一）保管场所与条件档案库房需独立设置，配备恒温恒湿设备（温度14-24℃，湿度45-60%）、防火（烟感报警器、灭火器）、防潮（除湿机）、防虫（防虫药箱）、防盗（门禁、监控）设施。档案柜需按类别、年度有序排列，柜内放置防虫剂，定期检查霉变、虫蛀情况。（二）期限管理与处置档案保管期限分为永久、30年、10年：民事判决书、刑事判决书等具有长期效力的材料为永久；庭审笔录、执行裁定书等为30年；送达回证、程序性材料为10年。到期档案需经“鉴定小组（由档案员、法官、纪检人员组成）”鉴定，无保存价值的填写《档案销毁清册》，报分管院长审批后，在指定场所销毁并全程录像。四、案件档案的利用：制度化、便民化服务档案利用需平衡“司法公开”与“隐私保护”，优化服务效能。（一）借阅与查阅规则本院干警因办案需要借阅，需填写《档案借阅单》，经庭室负责人审批，借阅期限不超过7个工作日；外部单位（如律师、当事人）查阅，需持有效证件及《调查令》，在指定阅卷室查阅，不得翻拍涉密材料。涉密档案（如未成年人犯罪、国家秘密案件）仅限本院特定人员查阅，需履行“双人审批、全程登记”手续。（二）利用方式与限制提供档案复制件需加盖“档案证明专用章”，摘抄内容需与原件核对无误；电子档案查阅需通过法院内网系统，严禁外接存储设备。当事人申请查阅自身案件档案，需经承办法官确认身份，确保个人隐私不被泄露。五、信息化管理：数字化、智能化升级顺应智慧法院建设趋势，推动档案管理从“纸质化”向“数字化”转型。（一）电子档案的形成与管理立案时同步生成电子卷宗，庭审、执行过程中产生的电子材料实时上传至“案件管理系统”，确保“纸质-电子”双套制管理。电子档案需进行“三备份”（本地服务器、云端、移动硬盘），并定期校验完整性（MD5值比对）。（二）系统安全与权限控制档案管理系统设置“四级权限”（管理员、法官、书记员、外部人员），不同角色仅能访问对应权限的档案；系统日志记录所有操作，便于追溯。电子档案加密存储，传输过程采用SSL协议，防止数据泄露。六、监督与考核：常态化、责任化保障建立“自查+考核+追责”机制，确保规范落地。（一）内部自查与整改每月开展“档案质量自查”，重点检查收集完整性（是否缺页、漏项）、整理规范性（装订是否牢固、目录是否准确）、保管安全性（库房设施是否正常）。发现问题形成《整改清单》，明确责任人和整改期限，整改情况纳入季度考核。（二）考核与责任追究考核指标包括“归档及时率”（结案后10日内归档率≥98%）、“档案完整率”（正卷材料完整率≥99%）、“利用合规率”（借阅、查阅无违规记录）。对迟交、漏交档案，或违规借阅、篡改档案的，视情节给予绩效扣分、通报批评，涉嫌违纪的移交纪检部门。结语基层法院案件档案管理是一项“功在当下、利在长远”的基础性工作。通过规范收集、精细整理、安全保管、高效利用与智能升级，既