生产加工记录制度

PAGE生产加工记录制度一、总则（一）目的为加强公司生产加工过程的管理，规范生产加工记录行为，确保生产加工信息的真实、准确、完整和可追溯，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有生产加工环节，包括原材料采购、生产加工过程、成品入库等相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：生产加工记录应如实反映生产加工过程中的各项活动及实际情况。2.准确性原则：记录内容应准确无误，数据、信息等应与实际生产情况相符。3.完整性原则：涵盖生产加工全过程的各个环节，不得遗漏重要信息。4.及时性原则：各项记录应在规定时间内及时填写，不得拖延。5.可追溯性原则：通过记录能够清晰追溯生产加工过程中的每一个环节、每一个操作及相关责任人。二、记录内容与要求（一）原材料采购记录1.供应商信息记录供应商名称、地址、联系方式等基本信息。对供应商进行定期评估，记录评估结果，包括供货质量、交货期、售后服务等方面。2.原材料信息详细记录原材料名称、规格型号、数量、批次号、采购日期等。保存原材料的质量证明文件，如质量检验报告、合格证等，并与采购记录一一对应。3.采购合同留存采购合同副本，合同中应明确原材料的规格、数量、价格、交货期、质量标准等条款。记录合同执行情况，包括合同变更、交货验收等相关信息。（二）生产加工过程记录1.生产计划制定详细的生产计划，包括产品名称、规格型号、生产数量、生产批次、生产时间安排等。生产计划如有调整，应记录调整原因、调整内容及审批情况。2.设备运行记录对生产设备进行编号管理，记录设备名称、型号、编号、运行时间、维护保养记录等。设备出现故障时，详细记录故障发生时间、故障现象、维修过程、维修人员等信息。3.工艺操作记录按照生产工艺要求，记录每道工序的操作步骤、操作时间、操作人员、工艺参数等。工艺参数如有偏离，应记录偏离原因、采取的纠正措施及结果。4.质量检验记录设立质量检验岗位，对原材料、半成品、成品进行检验。记录检验项目、检验标准、检验结果、检验人员等信息。对不合格品进行详细记录，包括不合格品名称、规格型号、数量、不合格原因、处理方式等。（三）成品入库记录1.成品信息记录成品名称、规格型号、数量、批次号、入库日期等。与生产加工记录中的成品信息进行核对，确保一致。2.入库凭证填写成品入库单，入库单应包含成品信息、入库仓库、入库经手人等内容。入库单需经仓库管理人员、生产部门负责人等签字确认。三、记录方式与载体（一）记录方式1.纸质记录：对于一些关键环节或需要签字确认的记录，可采用纸质记录方式，如生产计划审批表、设备维修记录单、入库单等。2.电子记录：利用信息化系统进行生产加工记录，如企业资源计划（ERP）系统、生产管理系统等。电子记录应具备数据加密、权限管理、备份存储等功能，确保数据安全可靠。（二）记录载体1.纸质载体：使用统一规格的纸张进行记录，纸张应质量良好，不易褪色、破损。记录应书写工整、清晰，不得随意涂改。如有涂改，应在涂改处加盖涂改人印章或签字确认。2.电子载体：电子记录应存储在服务器或专用存储设备上，定期进行备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。同时，应建立数据访问权限管理制度，确保只有授权人员能够访问和修改记录数据。四、记录的填写与审核（一）填写要求1.填写人员：生产加工记录由直接参与生产加工活动的人员负责填写，如操作人员、检验人员、仓库管理人员等。2.填写规范：记录应按照规定的格式和内容进行填写，字迹清晰、工整，数据准确、完整。填写时应使用黑色或蓝色中性笔，不得使用铅笔或圆珠笔。3.填写时间：各项记录应在活动发生后及时填写，不得提前或延后。如因特殊原因未能及时填写，应在事后尽快补填，并注明原因。（二）审核要求1.审核人员：生产加工记录填写完成后，应由相关负责人进行审核。审核人员应具备相应的专业知识和工作经验，能够对记录内容的真实性、准确性、完整性进行判断。2.审核内容：审核记录是否符合填写规范，数据是否准确无误，签字盖章是否齐全，与实际生产情况是否相符等。3.审核意见：审核人员如发现记录存在问题，应及时提出审核意见，要求填写人员进行修改。填写人员修改完成后，应再次提交审核，直至审核通过。审核通过后的记录应加盖审核章或审核人员签字确认。五、记录的保存与归档（一）保存期限1.生产加工记录的保存期限应符合相关法律法规及行业标准的要求。一般情况下，原材料采购记录、生产加工过程记录、成品入库记录等应保存[X]年。2.对于涉及产品质量追溯、客户投诉处理、法律法规纠纷等重要事项的记录，应长期保存。（二）保存方式1.纸质记录：纸质记录应分类整理，装订成册，存放在专门的档案柜中。档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能，确保记录的安全保存。同时，应建立纸质记录索引目录，便于查找和查阅。2.电子记录：电子记录应按照一定的分类规则进行存储，建立电子文件夹结构。每个文件夹应命名清晰，便于识别和管理。同时，应对电子记录进行备份，备份介质可采用磁带、光盘、移动硬盘等，并定期进行检查和更新，确保备份数据的可用性。（三）归档管理1.每年定期对生产加工记录进行归档整理，将当年的记录按照类别、时间顺序进行装订和存储。2.建立归档记录清单，详细记录归档记录的名称、年份、保存期限等信息，并定期进行核对，确保归档记录的完整性和准确性。3.归档记录应便于查阅和检索，如有需要查阅归档记录，应按照规定的程序进行申请和审批，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。六、记录的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅生产加工记录的，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人审批。2.涉及公司机密信息或商业秘密的生产加工记录，查阅人员应严格遵守公司保密制度，不得泄露记录内容。未经公司授权，不得将记录提供给外部单位或个人。3.外部单位或个人因法律法规要求、客户投诉处理、质量调查等原因需要查阅生产加工记录的，应按照公司相关规定办理查阅手续，并提供有效证明文件。查阅申请应经公司高层管理人员审批，并由专人陪同查阅，查阅过程中不得进行拍照、复印、拷贝等操作。（二）使用规定1.生产加工记录仅供内部管理、质量追溯、法律法规合规性检查等目的使用，不得用于其他非法或不当用途。2.使用生产加工记录时，应确保记录的完整性和准确性，不得对记录进行篡改、伪造或删除。如需引用记录中的数据或信息，应注明出处和记录日期。3.对于因查阅和使用生产加工记录而获取的商业秘密、技术秘密等信息，查阅人员应严格保密，不得向任何第三方披露。如因违反保密规定给公司造成损失的，应依法承担相应的赔偿责任。七、监督与检查（一）监督部门公司设立专门的监督检查部门，负责对生产加工记录制度的执行情况进行监督检查。监督检查部门应定期或不定期对各部门的生产加工记录工作进行抽查，确保记录制度的有效执行。（二）检查内容1.记录的填写是否符合规范，内容是否真实、准确、完整。2.记录的审核是否及时、认真，审核意见是否落实。3.记录的保存与归档是否符合要求，保存期限是否达到规定标准。4.记录的查阅与使用是否符合权限规定，有无违规行为。（三）问题处理1.监督检查部门在检查过程中如发现问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改通知书应明确整改内容、整改期限、整改责任人等信息。2.责任部门应按照整改通知书的要求制定整改措施，并认真组织实施。整改完成后，应向监督检查部门提交整改报告，经复查合格后方可结案。3.对于违反生产加工记录制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。如因违规行为给公司造成损失的，应依法