生产企业采购流程制度

PAGE生产企业采购流程制度一、总则（一）目的本制度旨在规范生产企业的采购流程，确保采购活动的合法性、规范性、合理性和高效性，保障企业生产经营活动的顺利进行，降低采购成本，提高采购质量，维护企业利益。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及生产物资、设备、服务等采购活动的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：严格按照公司规定的流程和标准进行采购操作。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会。5.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购需求管理（一）需求提出1.各生产部门根据生产计划、设备维护计划等，结合库存情况，定期提出采购需求。需求应明确物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.对于临时性或紧急采购需求，使用部门应填写《紧急采购申请表》，说明需求原因、预计金额、交货时间等，经部门负责人审核后提交采购部门。（二）需求审核1.采购部门收到采购需求后，对需求的合理性、必要性进行初步审核。审核内容包括需求是否符合生产计划、是否超出库存合理范围、是否有替代方案等。2.对于重大采购需求或金额较大的采购项目，采购部门应组织相关部门（如生产部门、技术部门、财务部门等）进行联合评审。评审重点包括技术可行性、经济合理性、对生产进度的影响等。（三）需求变更管理1.如果采购需求发生变更，需求部门应及时填写《采购需求变更申请表》，说明变更的内容、原因、对采购进度和成本的影响等。2.采购需求变更申请表需经原需求审核流程进行审批，审批通过后方可通知采购部门进行相应调整。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等资料。2.根据采购需求，从供应商信息库中筛选潜在供应商，并对其进行实地考察或资质审核。考察内容包括企业规模、生产能力、质量管理体系、环保情况等。3.对于新供应商，采购部门应要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书等相关资质文件。4.采购部门组织相关部门对潜在供应商进行综合评估，评估指标包括产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等。根据评估结果，确定合格供应商名单，并建立合格供应商档案。（二）供应商评价与考核1.采购部门定期（每年至少一次）对合格供应商进行评价与考核。评价内容包括产品质量、交货期、价格执行情况、售后服务等方面。2.采购人员根据日常采购业务中与供应商的合作情况，填写《供应商评价表》，对供应商进行评分。3.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励（如增加采购份额、优先合作等），对表现不佳的供应商进行警告、限期整改或淘汰处理。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持密切沟通，定期向供应商反馈采购需求变化、产品质量问题等信息，同时了解供应商的生产经营情况、新产品开发情况等。2.对于重要供应商，采购部门应定期组织供应商座谈会或走访活动，加强双方的合作与交流，共同解决合作中存在的问题。3.建立供应商投诉处理机制，对于供应商提出的合理诉求，采购部门应及时协调解决，维护供应商的合法权益。四、采购计划制定（一）采购计划编制1.采购部门根据审核后的采购需求和供应商情况，编制采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、预计采购时间、采购方式等内容。2.对于批量采购或长期采购的物资，采购部门应制定年度采购计划，并根据实际需求进行季度或月度分解。3.采购计划编制过程中，采购部门应充分考虑库存情况，合理安排采购数量和时间，避免物资积压或缺货。（二）采购计划审批1.采购计划编制完成后，需提交采购部门负责人审核。审核重点包括采购计划的合理性、准确性、与生产计划的匹配性等。2.对于金额较大或重要的采购计划，采购部门负责人审核通过后，还需提交公司分管领导审批。审批通过后的采购计划方可组织实施。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产计划调整等原因需要对采购计划进行调整，采购部门应填写《采购计划调整申请表》，说明调整的原因、内容、对采购进度和成本的影响等。2.采购计划调整申请表需经原审批流程进行审批，审批通过后方可对采购计划进行相应调整。五、采购实施（一）采购方式选择1.根据采购物资或服务的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。2.对于达到招标限额标准的采购项目，应按照国家有关法律法规和公司规定的招标程序进行招标采购。招标采购应发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。3.对于未达到招标限额标准但金额较大的采购项目，可采用询价采购或竞争性谈判采购方式。询价采购应向多家供应商发出询价函，比较各供应商的报价和其他条件，选择最优供应商；竞争性谈判采购应组织供应商进行谈判，通过多轮报价和谈判，确定成交供应商。4.对于只能从唯一供应商处采购的物资或服务，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，可采用单一来源采购方式。单一来源采购应提供充分的理由和相关证明材料，并经公司相关部门审批。（二）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草本提交法律部门进行审核。法律部门重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性等，确保合同符合法律法规要求，避免法律风险。3.采购合同经法律部门审核通过后，由采购部门负责人签字盖章，并加盖公司合同专用章。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门（如财务部门、生产部门、质量部门等）备案。（三）采购订单下达1.采购合同签订后，采购部门根据合同条款下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息，并发送给供应商。2.采购订单下达后，采购部门应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通，确保供应商按时、按质、按量交货。（四）采购进度跟踪1.采购部门应建立采购进度跟踪台账，对采购项目的执行情况进行实时跟踪。跟踪内容包括采购合同签订时间、采购订单下达时间、供应商备货情况、运输情况、预计到货时间、实际到货时间等。2.对于采购进度延迟的项目，采购部门应及时与供应商沟通，了解原因，并采取相应的措施进行协调解决。如因供应商原因导致采购进度延迟，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。六、验收管理（一）验收准备1.采购物资到货前，采购部门应通知质量部门、使用部门等相关人员做好验收准备工作。质量部门应制定验收标准和检验方法，使用部门应安排熟悉物资性能的人员参与验收。2.根据采购物资的特点和验收要求，准备必要的验收工具和设备，如量具、检测仪器等。（二）验收实施1.采购物资到货后，由质量部门按照验收标准和检验方法进行质量检验。检验内容包括物资的外观、规格型号、数量、质量性能等方面。2.使用部门对物资的适用性进行验收，检查物资是否符合生产或使用要求。3.验收过程中，如发现物资存在质量问题或数量短缺等情况，验收人员应及时填写《验收不合格报告》，详细记录问题情况，并通知采购部门与供应商协商解决。（三）验收结果处理1.验收合格的物资，验收人员应在验收报告上签字确认，并办理入库手续。入库手续应包括填写入库单、核对物资信息、办理交接等环节。2.验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施解决问题。如供应商拒绝承担责任，采购部门可按照合同约定追究供应商的违约责任，必要时可通过法律途径解决。七、付款管理（一）付款申请1.采购物资验收合格并办理入库手续后，采购部门应根据采购合同约定的付款方式和时间，填写《付款申请表》，附上验收报告、入库单、发票等相关凭证。2.《付款申请表》应注明采购项目名称、供应商名称、合同编号、付款金额、付款方式、付款时间等信息，并经采购部门负责人审核签字。（二）付款审批1.《付款申请表》提交财务部门进行审核。财务部门重点审核付款金额是否准确、付款方式是否符合合同约定、相关凭证是否齐全等。2.对于金额较大的付款申请，财务部门审核通过后，还需提交公司分管领导审批。审批通过后的付款申请方可安排付款。（三）付款执行1.财务部门根据审批通过的付款申请，按照公司财务管理制度和相关流程进行付款操作。付款方式可包括支票、汇票、电汇、网上银行转账等。2.财务部门在付款后，应及时登记付款台账，记录付款日期、付款金额、付款方式、供应商名称等信息，确保付款记录准确无误。八、采购档案管理（一）档案收集采购部门负责收集采购活动过程中产生的各类文件和资料，包括采购需求文件、供应商信息资料、采购计划、采购合同、采购订单（副本）、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理与归档1.采购部门应定期对收集到的采购档案进行整理，按照文件类型、时间顺序等进行分类编号，确保档案资料的完整性和系统性。2.将整理好的采购档案及时归档保存，建立电子档案和纸质档案。电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份；纸质档案应存放在专门的档案柜中，便于查阅和保管。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到采购部门查阅档案。2.如需借阅采购档案，借阅人应填写《采购档案借阅申请表》，经所在部门负责人和采购部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、丢失。九、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门发现采购活动存在问题的，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.人力资源部门会同采购部门制定采购人员考核评价制度，明确考核指标和评价标准。考核指标包括采购任务完成情况、采购成本