行政单位打印机设备管理指南与使用规范管理制度

行政单位打印机设备管理指南与使用规范管理制度一、引言在行政单位的日常办公中，打印机设备是不可或缺的重要工具。它在文件打印、资料输出等方面发挥着关键作用，直接影响着办公效率和工作质量。为了确保打印机设备的正常运行，延长其使用寿命，降低使用成本，提高行政单位的办公效率和管理水平，特制定本打印机设备管理指南与使用规范管理制度。二、适用范围本制度适用于行政单位内所有打印机设备的管理、使用和维护，包括但不限于激光打印机、喷墨打印机、针式打印机等，涵盖单位各部门、科室所使用的打印机。三、管理职责划分（一）设备管理部门职责1.负责打印机设备的采购规划。根据单位各部门的实际需求和业务发展情况，结合打印机设备的性能、价格、使用成本等因素，制定科学合理的采购计划。在采购过程中，严格按照相关规定进行招标、询价等操作，确保采购到质量可靠、性价比高的打印机设备。2.设备的验收工作。在新打印机设备到货后，组织专业人员按照合同要求和相关标准进行严格验收。检查设备的型号、规格、数量是否与合同一致，设备外观是否有损坏，随机配件、资料是否齐全等。对于验收不合格的设备，及时与供应商沟通解决。3.建立设备档案。为每台打印机设备建立详细的档案，记录设备的基本信息，如品牌、型号、购置日期、价格、保修期限等；记录设备的维修保养情况，包括维修时间、维修内容、更换的零部件等；记录设备的使用情况，如使用部门、使用人员、打印量等。通过建立设备档案，为设备的管理、维护和更新提供依据。4.定期对打印机设备进行巡检。制定巡检计划，定期对单位内的所有打印机设备进行巡检。检查设备的运行状况，是否存在异常噪音、振动等情况；检查设备的耗材使用情况，及时提醒使用部门更换耗材；检查设备的清洁情况，督促使用部门做好设备的日常清洁工作。5.统筹协调打印机设备的调配。根据各部门的工作需求和打印机设备的使用情况，合理调配打印机设备。对于闲置的打印机设备，及时进行回收和调配，提高设备的利用率。（二）使用部门职责1.负责本部门打印机设备的日常使用和保管。指定专人负责打印机设备的管理，确保设备的安全和正常使用。使用人员要严格按照操作规程使用打印机设备，不得擅自更改设备的设置和参数。2.及时向设备管理部门反馈设备的使用情况和故障信息。使用部门在使用打印机设备过程中，如发现设备出现故障或异常情况，应及时向设备管理部门报告。报告内容应包括设备的型号、故障现象、出现时间等详细信息，以便设备管理部门及时进行维修处理。3.配合设备管理部门进行设备的维修、保养和巡检工作。在设备管理部门进行维修、保养和巡检工作时，使用部门要积极配合，提供必要的协助和支持。如提供设备的使用记录、协助搬运设备等。（三）财务部门职责1.负责打印机设备采购资金的预算编制和审核。根据设备管理部门提交的采购计划，结合单位的财务状况和预算安排，编制打印机设备采购资金的预算。对采购计划进行审核，确保采购资金的合理使用。2.对打印机设备的采购、维修、保养等费用进行核算和管理。建立打印机设备费用核算台账，记录设备的采购费用、维修费用、保养费用等各项支出。定期对费用进行统计和分析，为单位的财务管理提供依据。四、设备采购管理（一）需求评估1.各部门根据自身的工作需求，提出打印机设备的采购申请。申请内容应包括设备的用途、打印量、打印质量要求、功能需求等详细信息。2.设备管理部门对各部门的采购申请进行汇总和分析。结合单位的整体规划和实际情况，评估是否需要采购新的打印机设备。对于能够通过调配现有设备满足需求的部门，优先进行设备调配，避免重复采购。（二）选型原则1.根据打印量选择合适的打印机类型。对于打印量较大的部门，如办公室、文印室等，可选择激光打印机，其打印速度快、效率高、成本相对较低；对于打印量较小的部门，如个别科室，可选择喷墨打印机或针式打印机。2.考虑打印质量和功能需求。对于需要打印高质量文件、图片的部门，应选择打印分辨率高、色彩还原度好的打印机；对于需要打印多联票据的部门，应选择针式打印机。同时，根据工作需求，考虑打印机是否具备双面打印、网络打印等功能。3.关注设备的性价比和使用成本。在选择打印机设备时，不仅要考虑设备的采购价格，还要考虑设备的使用成本，如耗材价格、维修费用等。选择性价比高、使用成本低的打印机设备。（三）采购流程1.设备管理部门根据需求评估和选型原则，制定采购方案。采购方案应包括设备的品牌、型号、数量、预算等详细信息。2.采购方案经单位领导审批通过后，设备管理部门按照相关规定进行采购。采购方式可根据采购金额的大小和相关规定选择招标采购、询价采购、单一来源采购等方式。3.在采购过程中，设备管理部门要与供应商签订详细的采购合同。合同中应明确设备的规格、型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方的权益得到保障。五、设备使用规范（一）操作前准备1.使用人员在使用打印机设备前，应仔细阅读设备的使用说明书，熟悉设备的操作方法和注意事项。2.检查打印机设备的电源是否正常接通，设备的连接是否牢固。检查设备的耗材是否充足，如墨盒、硒鼓、纸张等。如耗材不足，应及时更换。3.检查打印机设备的工作环境。打印机设备应放置在干燥、通风、清洁的环境中，避免阳光直射和潮湿。设备周围应保持一定的空间，便于散热和操作。（二）操作流程1.开启打印机设备。按照设备的操作说明，开启打印机设备。等待设备自检完成后，方可进行打印操作。2.选择打印文件。在计算机上选择需要打印的文件，并进行打印设置。打印设置应根据文件的类型、纸张大小、打印质量等要求进行合理调整。3.发送打印任务。在打印设置完成后，点击“打印”按钮，将打印任务发送到打印机设备。4.观察打印过程。在打印过程中，使用人员应密切观察打印机设备的运行情况，如是否有异常噪音、卡纸等情况。如发现异常情况，应立即停止打印，并采取相应的措施进行处理。5.打印完成后处理。打印完成后，使用人员应及时取走打印好的文件，关闭打印机设备。清理打印机设备周围的纸屑和杂物，保持设备的清洁。（三）禁止行为1.禁止在打印机设备上放置重物或其他物品，以免影响设备的正常运行。2.禁止使用非原装耗材或劣质耗材。非原装耗材或劣质耗材可能会影响打印质量，甚至损坏打印机设备。3.禁止擅自拆卸、改装打印机设备。擅自拆卸、改装打印机设备可能会导致设备损坏，影响设备的保修和正常使用。4.禁止在打印机设备运行过程中进行插拔电源线、数据线等操作，以免造成设备损坏或数据丢失。六、设备维护保养（一）日常维护1.保持打印机设备的清洁。使用干净的软布定期擦拭打印机设备的外壳，去除灰尘和污渍。对于打印机设备的内部，可使用专用的清洁工具进行清洁，如清洁刷、吸尘器等。2.检查设备的连接情况。定期检查打印机设备的电源线、数据线等连接是否牢固，如有松动应及时拧紧。3.检查设备的耗材使用情况。及时关注打印机设备的耗材使用情况，当耗材余量不足时，应及时更换。更换耗材时，应按照设备的操作说明进行操作，确保更换正确。（二）定期保养1.定期对打印机设备进行深度清洁。根据打印机设备的使用频率和使用环境，定期对设备进行深度清洁。深度清洁包括清洁打印头、滚筒、进纸器等部件，以确保设备的打印质量和性能。2.对打印机设备进行性能检测和调试。定期使用专业的检测工具对打印机设备的性能进行检测，如打印分辨率、色彩准确性等。根据检测结果，对设备进行必要的调试和校准，以保证设备的打印质量。3.对打印机设备的机械部件进行润滑和保养。定期对打印机设备的机械部件，如齿轮、链条等进行润滑和保养，以减少部件的磨损，延长设备的使用寿命。（三）维修管理1.当打印机设备出现故障时，使用部门应及时向设备管理部门报告。设备管理部门接到报告后，应及时安排专业维修人员进行维修。2.维修人员在维修打印机设备前，应先对设备进行故障诊断，确定故障原因和维修方案。对于简单的故障，维修人员应尽快进行修复；对于复杂的故障，维修人员应及时与设备供应商或专业维修机构联系，寻求技术支持和解决方案。3.在维修过程中，维修人员应做好维修记录，记录故障现象、维修过程、更换的零部件等信息。维修记录应及时存入设备档案，以便日后查询和参考。4.对于维修费用较高或设备老化严重的打印机设备，设备管理部门应组织相关人员进行评估，决定是否进行设备更新。七、耗材管理（一）采购管理1.设备管理部门根据打印机设备的使用情况和耗材消耗规律，制定耗材采购计划。采购计划应包括耗材的种类、规格、数量、采购时间等信息。2.按照采购计划进行耗材采购。采购方式可根据采购金额的大小和相关规定选择招标采购、询价采购、定点采购等方式。在采购过程中，要选择质量可靠、价格合理的耗材供应商。3.对采购的耗材进行验收。耗材到货后，设备管理部门应组织人员按照采购合同和相关标准进行验收。检查耗材的型号、规格、数量是否与合同一致，耗材的质量是否符合要求。对于验收不合格的耗材，应及时与供应商沟通解决。（二）库存管理1.建立耗材库存管理制度。设置专门的耗材仓库，对耗材进行分类存放和管理。建立耗材库存台账，记录耗材的入库、出库、库存数量等信息。2.定期对耗材库存进行盘点。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次。通过盘点，及时发现耗材库存的盈亏情况，查明原因并进行处理。3.合理控制耗材库存数量。根据打印机设备的使用情况和耗材消耗规律，合理确定耗材的安全库存和最大库存。避免耗材库存过多造成资金积压，或库存过少影响打印机设备的正常使用。（三）使用管理1.使用部门根据实际需要到设备管理部门领取耗材。领取时，应填写耗材领取申请表，注明领取的耗材种类、规格、数量、用途等信息。2.设备管理部门按照使用部门的申请，发放耗材。发放时，应在耗材库存台账上进行记录，同时要求领取人员签字确认。3.鼓励使用部门节约使用耗材。通过宣传教育、制定考核制度等方式，引导使用部门和使用人员树立节约意识，合理使用耗材。如双面打印、缩小字体、调整打印浓度等，以降低耗材的消耗。八、监督与考核（一）监督机制1.设备管理部门定期对各部门打印机设备的使用和管理情况进行检查。检查内容包括设备的操作规范、维护保养情况、耗材使用情况等。2.设立监督举报电话和邮箱，接受单位内部员工对打印机设备使用和管理过程中违规行为的举报。对于举报属实的，给予举报人一定的奖励。（二）考核指标1.设备完好率。设备完好率是指正常运行的打印机设备数量占单位打印机设备总数的比例。考核设备完好率可以反映设备的维护保养情况和管理水平。2.耗材消耗率。耗材消耗率是指单位时间内打印机设备消耗的耗材数量与打印量的比例。考核耗材消耗率可以反映使用部门和使用人员的节约意识和耗材使用情况。3.故障维修及时率。故障维修及时率是指在规定时间内完成打印机设备故障维修的次数占故障总次数的比例。考核故障维修及时率可以反映维修人员的工作效率和服务质量。（三）奖惩措施1.对于在打印机设备管理和使用过程中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励。奖励方式可以包括荣誉证书、奖金、晋升机会等。2.对于违反打印机设备管理和使用规范的部门和个人，给予批评教育和相应的处罚。处罚方式可以包括警告、罚款、取消评优资格等。九、应急处理（一）常见故障应急处理1.卡纸故障。当打印机设备出现卡纸故障时，使用人员应先关闭打印机设备电源，然后按照设备的操作说明，小心地取出卡住的纸张。在取纸过程中，要注意避免损坏打印机设备的内部部件。2.打印质量问题。如果打印出来的文件出现模糊、缺色、重影等质量问题，使用人员可以先检查打印机设备的设置是否正确，如打印分辨率、色彩模式等。如果设置正确，可尝试清洁打印头或更换耗材。3.设备死机故障。当打印机设备出现死机故障时，使用人员可以先尝试重启打印机设备。如果重启后仍无法正常工作，应及时向设备管理部门报告。（二）突发事件应急处理1.火灾、水