幼儿园档案管理制度

幼儿园档案管理制度第一章总则1.1本制度所称“幼儿园档案”是指在党务、行政、教学、卫生、安全、家园共育、科研、基建、设备、声像、实物等活动中直接形成的、具有保存与查考价值的文字、图表、声像、电子数据及其他载体形式的历史记录。1.2档案管理遵循“统一领导、分级负责、全程管控、方便利用、确保安全”的原则，实行园长负总责、档案室集中管理、各部门协同配合、岗位人员具体落实的四级责任体系。1.3档案工作纳入年度目标考核，与评优评先、绩效奖金、职称评聘挂钩，确保“形成完整、归档及时、保管安全、利用高效”。第二章组织与职责2.1园长职责2.1.1把档案事业列入幼儿园发展规划和年度预算，保障“人财物”到位。2.1.2每季度听取档案工作汇报，协调解决库房、设备、信息化等重大事项。2.1.3对档案鉴定、销毁、解密、开放等行使最终审批权。2.2档案分管领导（副园长）职责2.2.1组织制定年度档案工作计划、培训方案、应急演练脚本。2.2.2每月抽查一次部门归档质量，签发整改通知书并跟踪闭环。2.2.3牵头成立档案鉴定小组，对保管期满的档案提出存毁意见。2.3档案室（馆）职责2.3.1集中管理全园各类档案实体与电子副本，实行“双套制”。2.3.2统一购置符合ＡＲＣＨⅡ级标准的无酸卷皮、不锈钢钉、防虫樟片、防火密码柜。2.3.3建立全宗卷、案卷目录、卷内目录、专题目录、文号索引、电子全文库六级检索工具，确保５分钟内调卷。2.4部门负责人职责2.4.1教学部：负责保教计划、观察记录、成长档案、教研成果的收集与初步整理。2.4.2后勤部：负责基建图纸、合同、验收、维修、政府采购、资产报废文件。2.4.3卫生保健室：负责儿童体检表、疫苗接种、传染病登记、营养计算、消毒记录。2.4.4安全办：负责消防巡查、应急演练、视频监控、校车、危化品、食品留样记录。2.4.5党支部：负责“三会一课”、主题党日、民主评议、意识形态、师德师风材料。2.4.6家委会：负责家长学校、家长开放日、亲子活动、家长问卷、满意度调查。2.5兼职档案员职责2.5.1参加园级年度档案培训不少于１２学时，考核合格方可上岗。2.5.2对日常文件材料进行预立卷，做到“文不过夜、件不落地”，每月５日前移交档案室。2.5.3负责电子文件命名、元数据录入、格式转换、备份校验，确保可读、可检索、可迁移。第三章文件材料形成与收集3.1文件材料形成环节实行“三同步”：同步生成、同步收集、同步审核。3.2教学活动中，教师须当日完成《幼儿观察记录表》，每周完成《主题计划小结》，每月完成《成长档案册》新页，并于次月３日前经教研组长审核签字后移交。3.3卫生保健人员每日晨检后３０分钟内录入《晨午检系统》，并打印双份，一份贴于班级公示栏，一份交保健室按月装订。3.4安全巡查实行“谁检查、谁签字、谁拍照、谁上传”，照片自动带水印（时间、ＧＰＳ坐标），实时进入“安全管理平台”。3.5政府采购项目必须“一项目一档”，包含需求论证、招标文件、评标报告、合同、验收单、发票、绩效评价，缺一项不得付款。3.6党群类文件实行“红头文件”统一编号，党支部和园办联合盖章，确保版本唯一。3.7家委会活动结束４８小时内，由家委会主席和班主任共同完成《家长反馈汇总表》，并附现场照片、签到表、满意度统计。第四章整理与立卷4.1分类方案：采用“年度—问题—保管期限”三级分类法，设１３个一级类目、８７个二级类目、２４１个三级类目，每三年评估一次，必要时微调。4.2立卷原则：遵循文件自然形成规律，保持有机联系，区别价值，便于保管与利用。4.3教学类档案按“班级—学期—儿童”立卷，每名幼儿一盒，盒脊标注学籍号、姓名、起止日期。4.4会计类档案按“年度—月份—核算类型”立卷，凭证厚度≤２ｃｍ，装订线用棉线三孔一线，结头贴封签。4.5基建类档案按“项目—阶段”组卷，图纸一律手风琴式折叠成Ａ４幅面，图签外露，蓝图与竣工章不得分离。4.6电子文件立卷时同步生成ＰＤＦ／Ａ格式，分辨率≥３００ｄｐｉ，音频采样率≥４４．１ｋＨｚ，视频采用Ｈ．２６５编码，封装为ＭＰ４。4.7每卷内首页设置“卷内目录”，末页设置“备考表”，注明缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，立卷人、审核人分别签字确认。第五章归档与移交5.1归档时点：文书类次年３月底，教学类当学期结束１个月内，会计类次年６月底，基建类竣工验收后２个月内，科研类课题结题后１个月内。5.2移交清单：采用四联单，分别为存根、档案室、移交人、监交人，逐项核对题名、份数、页数、载体、密级、保管期限。5.3电子文件实行“在线归档”，通过ＯＡ系统“一键打包”功能，自动抓取元数据、版式文件、签名章，生成ＸＭＬ封装包，经ＭＤ５校验后写入档案服务器。5.4实物档案（奖杯、锦旗、模型、标本）须拍照并建立“实物档案卡”，注明获得时间、授予单位、存放地点、展示要求，贵重实物入保险柜。5.5任何部门和个人不得将应归档文件据为己有，违者由纪检委员约谈，并在全园通报，取消当年评优资格。第六章保管与保护6.1库房要求：位于建筑二层以上，避开顶层和底层，承重≥１２ＫＮ／㎡，设甲级防火门、七氟丙烷气体灭火系统、红外防盗报警、温湿度自动监测。6.2温湿度标准：纸质库房温度１４℃—２４℃，相对湿度４５％—６０％，日波动≤±２℃、±５％；声像库房温度１５℃—２１℃，相对湿度３５％—４５％。6.3防虫防霉：每年５月、１０月各投放一次樟脑精块，使用０．５％新洁尔灭喷雾消毒，投放捕鼠板，建立《虫害检查日志》。6.4修裱与复制：对破损档案采用ＰＨ７．０—８．５的薄棉纸手工修裱，禁止使用透明胶带；对利用率高的学籍卡，采用无酸纸彩色复印，原件封存。6.5电子备份：实行“３—２—１”策略，即至少３份副本，２种介质，１份异地。档案服务器每日增量备份，每周全量备份，每季度离线硬盘冷备，每年光盘刻录一次，保存两份，一份放同城异地，一份放银行保险箱。6.6库房巡查：档案员每日两次，分管领导每月一次，园长每季度一次，发现问题２小时内上报，２４小时内整改。第七章鉴定与销毁7.1鉴定周期：短期（１０年以下）满期后次年３月启动，长期（１０—３０年）满期后每５年集中鉴定，永久保存每１０年评估一次。7.2鉴定小组由园长、副园长、档案员、形成部门负责人、纪检委员组成，人数５—７人单数，实行票决制，２／３以上同意方可销毁。7.3销毁范围：重复文件、草稿、校对稿、无查考价值的临时通知、已失效的规章制度修订稿、超过保存期限且无续存价值的会计凭证。7.4销毁程序：填写《档案销毁清册》，报教育局档案科备案，委托具有保密资质的销毁公司，现场拍照、录像、称重，出具《销毁报告》，全程２人监督签字。7.5销毁方式：纸质文件使用高速粉碎机，粉碎颗粒≤５×５ｍｍ；电子文件采用消磁＋物理破碎，确保不可恢复；光盘剪碎至≤１０×１０ｍｍ。第八章利用与开放8.1内部利用：教职工因工作需要调卷，须通过ＯＡ提交《档案借阅申请》，经部门负责人和档案室双重审批，普通档案２小时内响应，涉密档案４小时内响应。8.2外部利用：家长查阅幼儿成长档案须提前１天预约，持本人身份证、幼儿户口本，在接待室由班主任陪同阅览，禁止拍照、圈划、撕页；司法机关凭介绍信和有效证件，经园长审批后方可调卷。8.3复制服务：可提供Ａ４黑白复印、彩色扫描、电子刻录，涉密文件须加盖“再次复印无效”骑缝章，复制件视同原件管理。8.4展览利用：举办园史展、师德展、幼儿作品展，须填写《档案出境展览审批表》，使用复制件替代原件，展后３日内归还并检查完好度。8.5利用统计：档案室每月生成《档案利用分析报告》，包括调卷次数、复制页数、热点主题、用户满意度，为教学改进、管理决策提供数据支撑。第九章信息化与数字化9.1系统架构：采用“Ｂ／Ｓ＋移动ＡＰＰ”模式，服务器虚拟化集群，数据库采用Ｏｒａｃｌｅ１９ｃ，中间件使用ＷｅｂＬｏｇｉｃ，前端Ｖｕｅ３．０，移动端支持鸿蒙与ＩＯＳ。9.2功能模块：涵盖文件收集、整理编目、库房管理、借阅利用、鉴定销毁、统计报表、多媒体播放、ＯＣＲ全文检索、人脸识别借阅、区块链存证。9.3数据标准：执行《ＤＡ／Ｔ５４—２０２０电子文件管理通用规范》《ＧＢ／Ｔ１８８９４—２０１６电子文件存储与交换格式》，元数据２７项必填，封装格式ＸＭＬ，长期保存格式ＰＤＦ／Ａ—２ｂ。9.4数字化加工：外包服务商须具备国家秘密载体印制资质，加工现场安装３６０°摄像头，禁止携带手机、Ｕ盘；扫描分辨率≥３００ｄｐｉ，ＯＣＲ识别准确率≥９９％，图像倾斜度≤１°。9.5数据迁移：每五年进行一次格式迁移，迁移前后进行１００％校验，生成《迁移报告》，经第三方检测合格后，旧格式保留至新格式被确认稳定运行一年。第十章保密与安全10.1密级划分：档案密级分为内部、秘密、机密三级，由文件形成部门提出、档案室审核、园长批准，并在封皮左上角加盖对应密级章。10.2涉密载体：使用红色编码卷皮，专柜存放，钥匙由两人分别保管，开启时双人同时在场，全程视频监控。10.3网络安全：档案系统部署在政务云专网，边界安装下一代防火墙、ＩＤＳ、ＩＰＳ，核心交换启用ＭＡＣ绑定；数据库开启透明加密，密钥托管在ＨＳＭ硬件加密机。10.4审计与日志：系统保留操作日志不少于１０年，日志包括用户ＩＤ、ＩＰ、时间、模块、动作、结果，每日自动备份至日志审计服务器，禁止任何人删除或修改。10.5应急预案：制定《档案安全事件应急预案》，设灾害Ⅰ级（火灾、爆炸）、Ⅱ级（水浸、虫害）、Ⅲ级（病毒、泄密）响应，每年组织一次实战演练，演练结束７日内修订预案。第十一章统计与考核11.1统计指标：包括归档率、完整率、准确率、数字化率、利用率、查全率、查准率、安全事故０发生率等８项核心指标。11.2数据采集：通过系统自动抓取与人工抽检相结合，抽检比例不低于５％，抽检结果纳入部门年度绩效。11.3考核方式：实行“月通报、季考评、年总评”，对连续两次排名末位的部门，由园长进行诫勉谈话，并扣减年度绩效５％。11.4激励机制：对提出重大改进建议并被采纳的个人，给予５００—２０００元奖励；在市级以上档案评比中获奖，按１：１配套奖励，并在职称评审中加２分。第十二章培训与科研12.1培训体系：新入职员工岗前培训不少于４学时，在职人员每年继续教育学时不低于１２学时，骨干人员参加省级以上培训每两年至少一次。12.2培训内容：涵盖法律法规、标准规范、系统操作、数字化加工、安全保密、应急演练、亲子档案制作、师德案例撰写。12.3培训形式：采用“线上＋线下”“请进来＋走出去”，邀请高校档案学院教授、省市馆专家、ＩＴ工程师授课，并组织赴示范园观摩。12.4科研课题：鼓励申报省市级档案科研课题，园级给予１：１配套经费，发表核心期刊论文第一作者奖励３０００元，出版专著奖励１００００元。12.5成果推广：每两年举办一次“档案与教育”论坛，分享幼儿成长档案创新做法、家园共育案例、数字人文研究，形成会议论文集并送市档案馆交流。第十三章家园共育档案专区13.1专区定位：在档案室划定２０㎡“家园共育档案专区”，用于存放家长学校教材、亲子活动方案、家长反馈、祖辈讲堂视频、育儿心得。13.2收集方式：家长可自愿提交电子稿或手写稿，统一使用Ａ４亲子信纸，首页右下角标注幼儿姓名、班级、提交日期，由班主任初审后移交。13.3整理规则：按“年度—主题—家庭”三级分类，每个家庭一个活页夹，夹脊贴二维码，扫码可查看该家庭所有档案目录。13.4利用创新：开设“时光邮局”，家长可写信给三年后孩子，由档案室密封保管，毕业当天归还；举办“祖辈故事会”，将口述史录音转文字后编入园史。13.5隐私保护：家长档案仅限本人和班主任查阅，第三方需书面授权；电子文件加水印“仅供亲子档案利用”，禁止下载、截屏、转发。第十四章特殊载体管理14.1照片：使用ＲＡＷ格式拍摄，后期调色后输出ＴＩＦＦ和ＪＰＥＧ双格式，刻录金档案级光盘，背面用光盘笔书写编号，禁止贴标签。14.2录像：重要活动采用４Ｋ／５０ｆｐｓ拍摄，双机位备份，原始素材保存３０年，成片输出Ｈ．２６５编码ＭＰ４，存入档案服务器并做异地备份。14.3实物：对幼儿手模、脚印、毕业纪念服进行真空压缩，加入除氧剂，放入聚酯袋密封，再放