养老院老人活动场地设施管理制度

养老院老人活动场地设施管理制度引言：随着社会老龄化进程的加速，养老院作为为老年人提供集中照护的重要场所，其服务质量与管理水平直接影响老年人的生活质量和社会和谐。为了规范养老院老人活动场地设施的管理，提升资源配置效率，保障老年人活动安全，特制定本制度。本制度旨在明确各部门职责，优化组织架构，规范工作流程，强化权限与决策机制，建立科学的绩效评估与激励机制，确保合规与风险管理，促进跨部门沟通与协作，并建立持续改进机制。本制度适用于养老院内所有活动场地设施的管理工作，核心原则是安全第一、服务至上、高效管理、持续改进。一、部门职责与目标（一）职能定位：本制度责任部门作为养老院内活动场地设施管理的核心执行单位，直接向行政负责人汇报。该部门负责活动场地设施的规划、建设、维护、更新、使用监督及安全管理等各项工作。与其他部门的关系上，该部门需与医疗部协作，确保活动场地设施符合老年人的健康需求；与后勤部协作，保障场地设施的日常运行所需物资和能源；与人力资源部协作，负责相关人员的招聘与培训；与财务部协作，负责场地设施的预算编制与资金管理。各部门需建立联动机制，共同推动养老院服务质量的提升。（二）核心目标：短期目标包括：建立完善的活动场地设施管理系统，确保所有场地设施在半年内完成安全检查与维护；制定详细的场地设施使用规范，并在三个月内对所有员工进行培训。长期目标包括：实现活动场地设施的信息化管理，提升资源利用率，目标设定为一年内完成系统建设并投入使用；建立基于老年人需求的场地设施持续改进机制，每两年对场地设施进行一次全面评估与更新。这些目标与公司战略紧密关联，旨在通过优化场地设施管理，提升老年人满意度和机构整体运营效率，支撑公司打造高品质养老服务的战略方向。二、组织架构与岗位设置（一）内部结构：本部门实行层级管理，设总监一名，全面负责部门工作；下设副总监一名，协助总监工作并分管特定领域；再设主管若干名，分别负责场地规划、设施维护、安全监督等具体工作。总监向行政负责人汇报，副总监向总监汇报，主管向副总监或总监汇报。关键岗位的职责边界清晰界定：总监负责制定部门整体工作计划与策略，审批重大预算与采购项目；副总监负责分管领域内的日常管理和团队建设；主管负责具体业务流程的执行与监督，确保各项工作符合规范。各层级之间建立定期沟通机制，确保信息畅通和决策效率。（二）人员配置：部门人员编制标准根据养老院规模和服务需求确定，初期配置总监、副总监各一名，主管三名，专员若干。人员招聘需经过严格筛选，要求具备相关专业背景或丰富管理经验，并通过背景调查和面试。晋升机制基于员工绩效、能力提升和岗位需求，每年进行一次评估，优秀员工有机会晋升至主管或副总监岗位。轮岗机制旨在培养复合型人才，原则上员工在同一岗位服务不超过三年，鼓励跨领域轮岗学习。同时，建立完善的培训体系，定期组织员工参加专业技能和管理知识培训，提升团队整体素质。三、工作流程与操作规范（一）核心流程：活动场地设施的采购审批需经过三级签字流程：部门负责人初步审核，财务部复核预算与合同条款，行政负责人最终批准。项目实施过程中，需严格按照以下节点推进：项目启动会，明确项目目标、时间表和责任人；中期评审，评估项目进度和存在问题，及时调整方案；结项验收，由部门、财务部、行政负责人共同参与，确保项目符合预期并完成资金结算。场地设施的日常维护需建立定期检查制度，每月至少进行一次全面检查，发现问题及时记录并安排维修。年度大修计划需提前六个月制定，并纳入年度预算。（二）文档管理：所有与活动场地设施相关的文档需进行规范管理。文件命名需统一格式，如“场地名称_设施类型_日期_版本号”。文档存储需使用加密系统，确保数据安全，不同级别的文件设置不同的访问权限，如合同存档需加密且仅总监可调阅，日常维护记录可由主管访问。会议纪要需使用标准化模板，包括会议时间、地点、参与人员、讨论内容、决议事项及责任人，会议纪要需在会后24小时内整理完毕并分发给相关人员。定期报告需按月度、季度、年度提交，内容涵盖场地设施使用情况、维护记录、预算执行情况及存在问题分析。所有文档需建立索引，方便查阅和管理。四、权限与决策机制（一）授权范围：部门负责人拥有场地设施日常管理的决策权，包括人员调配、预算使用和一般维修审批。副总监协助总监进行决策，并有权审批特定范围内的预算和采购。行政负责人拥有最终决策权，负责审批重大投资项目、年度预算和部门负责人任免。紧急决策流程规定，如遇重大安全事件或设备故障，可由部门负责人或副总监直接采取措施，事后需向行政负责人汇报并补办审批手续。危机处理时可由临时小组直接执行决策，小组成员由总监、副总监和相关部门主管组成，确保快速响应。（二）会议制度：部门每周召开一次例会，讨论日常工作进展和问题，会议由总监主持。每季度召开一次战略会，评估部门工作成效并制定下季度计划，行政负责人及相关部门负责人参与。会议决议需详细记录，并明确责任人和完成时限，决议内容需在24小时内通过内部通讯工具分发给相关人员。会议纪要需存档备查，并作为绩效考核的参考依据。对于重要决策，需在会议结束后一周内形成书面决议，并报行政负责人签字确认。五、绩效评估与激励机制（一）考核标准：部门及员工绩效评估采用KPI体系，总监考核指标包括部门预算执行率、场地设施完好率、员工满意度等；副总监考核指标包括分管领域的工作效率、团队管理成效等；主管考核指标包括工作完成质量、团队协作情况等。员工绩效评估采用360度评估法，结合自评、上级评估和同事互评，评估周期为每月自评、每季度上级评估。评估结果与薪酬、晋升直接挂钩，优秀员工可获得额外奖金或晋升机会。（二）奖惩措施：奖励机制包括年度优秀员工评选、绩效奖金、晋升机会等，对于超额完成目标的员工，可给予一次性奖金或优先晋升。违规处理方面，如发现场地设施管理疏忽导致安全事故，相关责任人需立即报告并接受内部调查，视情节严重程度给予警告、罚款或解雇处理。对于数据泄露等严重违规行为，需立即启动应急预案，并追究相关人员的责任。所有奖惩措施需公开透明，并建立申诉机制，保障员工的合法权益。六、合规与风险管理（一）法律法规遵守：部门工作需严格遵守行业相关法律法规，特别是涉及老年人权益保护和数据安全的法律要求。所有场地设施的设计和使用需符合无障碍标准，确保老年人能够安全便捷地使用。定期组织员工进行法律法规培训，提升合规意识。同时，建立数据保护制度，确保老年人个人信息的安全。（二）风险应对：制定完善的应急预案，包括火灾、地震、设备故障等突发事件的应对措施。每季度组织一次应急演练，检验预案的有效性和员工的应急能力。建立内部审计机制，每季度抽查一次场地设施管理流程的合规性，及时发现并纠正问题。对于发现的风险隐患，需立即采取措施进行整改，并形成书面记录存档备查。七、沟通与协作（一）信息共享：部门内部使用统一的通讯工具进行日常沟通，重要通知通过企业微信发布，紧急情况电话通知。跨部门协作需指定接口人，如与医疗部协作需指定主管作为接口人，并每周同步进展。建立共享文档库，所有相关文档需上传至共享文档库，方便各部门查阅和更新。（二）冲突解决：对于部门之间的纠纷，先由部门内部进行调解，如无法解决则提交人力资源部进行仲裁。人力资源部需建立公正、高效的调解机制，确保纠纷得到妥善处理。同时，建立定期沟通机制，如每月召开跨部门协调会，及时解决协作中存在的问题，提升整体工作效率。八、持续改进机制（一）员工建议渠道：每月组织一次匿名问卷调查，收集员工对部门工作流程、管理机制的意见和建议。对于提出的合理化建议，需进行认真评估，并纳入部门工作改进计划。同时，设立意见箱，鼓励员工随时提出改进建议。（二）制度修订周期：部门制度每年评估一次，根据实际情况和员工反馈进行修订。重大变更需经过全体员工培训，确保员工理解和执行新制度。建立制度修订记录，详细记录每