档案管理制度

档案管理制度第一章总则1.1制度定位本制度适用于××单位全部纸质、电子、声像、实物及衍生档案，是档案收集、整理、保管、鉴定、利用、统计、移交、销毁等活动的唯一依据。任何部门或个人不得另行制定与本制度冲突的档案管理规则。1.2管理原则（1）来源唯一：一份文件只归一个全宗，杜绝“多头归档”。（2）全程控制：从文件起草到销毁实行“生命周期”闭环管理。（3）标准先行：所有环节先立标准后操作，标准未明禁止操作。（4）风险前置：把失泄密、损毁、篡改、丢失风险解决在归档前。（5）利用导向：所有保管手段最终必须服务于合法、高效、精准利用。1.3职责矩阵（1）档案工作领导小组：由单位主要负责人任组长，负责预算、库房建设、重大鉴定、销毁审批。（2）档案室：日常管理、业务指导、系统运维、培训考核。（3）兼职档案员：每个部门设1名，负责本部门预立卷、归档移交、借阅初审。（4）信息安全部：负责电子档案加密、备份、脱敏、审计。（5）保密办：负责涉密档案密级审核、解密、降密。（6）财务、采购、法务：负责合同、发票、资产凭证等专业字段的规范性审核。第二章归档范围与保管期限表2.1自动归档范围（1）收发文、签报、会议纪要、领导批示；（2）合同、协议、补充协议、变更单、验收单；（3）预算、决算、审计报告、资产卡片；（4）诉讼、仲裁、调解、行政处罚、行政复议；（5）职工录用、考核、职称、薪酬、社保、离退休；（6）党委会、董事会、监事会、职代会完整记录；（7）科研、技改、专利、标准、论文原稿与数据；（8）建设工程可研、设计、施工、监理、竣工图；（9）声像资料：照片≥300万像素、视频≥1080P、音频≥44kHz；（10）实物：印章、奖牌、样品、模型、礼品、字画。2.2不归档范围（1）重复草稿、过程性即时通讯记录（已提炼结论除外）；（2）无查考价值的广告、贺卡、私人信件；（3）未生效、未签章、未流转的空白模板；（4）非本单位版权且未获授权的外来资料。2.3保管期限划分（1）永久：反映单位主要职能、资产产权、职工身份、历史面貌；（2）30年：重要合同、基建、科研、设备；（3）10年：一般行政、事务性通知、内部培训；（4）短期：3年以下，仅限于过程性报表、临时票据。2.4动态调整机制档案室每年12月启动“期限表复审”，依据法律法规变化、业务调整、利用需求提出修订草案，经领导小组批准后执行，并在档案信息系统中批量刷新到期提醒字段。第三章预立卷与整理规则3.1预立卷节点（1）电子文件在“封发”或“定稿”环节自动触发预立卷；（2）纸质文件在盖章、签发后2个工作日内完成预立卷；（3）声像、实物在形成后5个工作日内完成预立卷。3.2组件规则（1）一文一件：每份文件单独组件，正文、附件、呈批单、修改痕迹合并为一件；（2）成套文件：合同+补充协议+验收单组成一件，不可拆分；（3）会议文件：通知+名单+签到+记录+纪要+现场照片组成一件；（4）建设项目：按“立项—设计—施工—竣工—审计”五阶段组件，每阶段再分子项。3.3编号规则全宗号—年度—机构—保管期限—件号—盒号—档号共七段，中间用“-”连接，确保任意级别增删不影响整体排序。3.4装订与装盒（1）纸质：不锈钢钉左侧两枚，A3折叠成A4，图纸一律手风琴式折叠，标题外露；（2）电子：PDF/A格式，水印“档案专用章”，禁止设置打开密码；（3）声像：原始格式+转码格式双套，光盘使用档案级金盘，盒内附“读取校验码”；（4）实物：定制无酸纸盒，内置支撑架，贴防虫樟木片。3.5目录数据必填字段20项：全宗、年度、部门、责任人、题名、日期、页数、载体、密级、开放标识、主题词、地理坐标、项目编号、合同金额、关联案卷、电子文件名、哈希值、移交人、接收人、接收日期；可选字段10项：文种、文号、语种、页宽、页高、色彩模式、采样率、比特率、拍摄设备、版权信息。第四章移交与接收4.1时间节点（1）党群、行政类：次年3月底前完成上年度归档；（2）科研、基建类：项目验收后45天内归档；（3）声像、实物：活动结束后30天内归档；（4）电子文件：实时逻辑归档，物理归档每季度离线备份一次。4.2质量检验（1）一页一页清点，缺页、破损、字迹模糊立即退回；（2）电子文件100%病毒查杀、格式校验、哈希比对；（3）声像资料抽检10%进行播放测试，合格率100%方可接收；（4）实物称重、拍照、三维扫描，比对移交清单。4.3交接文据使用四联单：存根、档案室、移交部门、审计备查；双方签字、盖骑缝章；电子表单同步生成PDF回执，存入“交接凭证”库，保存期限永久。4.4拒收条款出现下列情况之一，档案室有权拒收并出具书面理由：（1）未按标准整理、目录缺必填项；（2）涉密文件未同步完成密级审核；（3）电子文件带病毒或哈希值不符；（4）实物严重虫蛀、发霉、掉漆。第五章库房与装具管理5.1库房分区（1）纸质库区：恒温20±2℃，湿度50±5%，无紫外线灯具；（2）电子库区：电磁屏蔽机柜，温度18±1℃，湿度45±5%，七氟丙烷气体灭火；（3）声像库区：低温15℃，低温抽屉柜，防磁、防震；（4）实物库区：恒湿45%，樟木隔断，红外感应照明；（5）过渡库区：新进档案消毒、杀虫、静置72小时。5.2密集架与货架（1）纸质使用手摇式密集架，荷载≥80kg/层，轨道防尘罩；（2）实物使用重型货架，层板可拆卸，单格承重≥200kg；（3）每列、每格贴二维码，扫码联动三维地图，自动定位。5.3环境监控部署“八防”系统：防火、防盗、防水、防尘、防虫、防鼠、防光、防高温；传感器每10平方米1套，数据实时上传云平台，异常3秒内短信、微信、声光同步报警。5.4出入库控制（1）双人双锁，指纹+机械钥匙，进出记录保存15年；（2）外来人员进入须佩戴一次性鞋套、手套、口罩，禁止携带墨水、饮料；（3）档案出入库全程高清摄像，视频保存1年；（4）每日17:30自动盘点，生成《日结差异表》，差异率>0.1%立即倒查。第六章电子档案管理系统6.1系统架构采用B/S+微服务，前端Vue3，后端SpringCloud，数据库达梦+MongoDB双轨，文件存储使用S3协议对象存储，支持横向扩展至1000TB。6.2四性检测（2）真实性：对接CA证书、时间戳、区块链存证；（2）完整性：SHA256哈希、自动比对；（3）可用性：格式风险预警，自动转码；（4）安全性：等保三级，三员分立，审计日志防篡改。6.3版本控制任何电子文件修改自动生成新版本，旧版本锁定为“只读”，系统保留版本树，支持差异高亮比对。6.4智能检索（1）全文OCR，支持竖排、手写、表格识别；（2）语义搜索，同义词库5万条，检索响应<0.5秒；（3）人脸识别、声纹检索，支持以图搜图、以音搜音；（4）搜索结果可按“利用次数、下载次数、引用次数”动态排序。6.5数据备份（1）3-2-1策略：3份副本、2种介质、1份异地；（2）本地磁盘阵列每日增量，每周完整；（3）异地蓝光库每季度刻录一次，保存于500公里外保密库房；（4）每年6月进行备份恢复演练，恢复成功率≥99.9%。第七章鉴定与销毁7.1鉴定组织领导小组牵头成立7人鉴定委员会：档案、业务、法务、财务、纪检、信息化、保密各1人；需有高级职称或10年以上专业经验。7.2鉴定流程（1）系统生成“到期提醒清单”；（2）业务部门初审，出具《利用价值说明》；（3）鉴定委员会逐卷逐件复核，投票表决，三分之二以上同意方可销毁；（4）涉密档案先解密、降密，再进入销毁流程；（5）形成《鉴定报告》，永久保存。7.3销毁方式（1）纸质：使用保密局定点厂双轴撕碎+纸浆化，全程摄像；（2）光盘：二次粉碎至2mm×2mm颗粒；（3）硬盘：消磁+穿孔+熔炼；（4）实物：无害化拆解、回收、环保处理。7.4销毁监督纪检、审计、保密三方到场，签字确认；销毁残渣称重、拍照、封袋，标签保存3年；系统同步生成《销毁记录表》，不可删除。第八章利用与开放8.1利用权限（1）内部公开：职工凭OA账号自助查阅；（2）内部限制：涉商密、人事、纪检，需部门负责人审批；（3）外部利用：凭单位介绍信、身份证、利用协议，经分管领导审批；（4）涉密档案：按《保密法》履行报批手续。8.2利用方式（1）在线浏览：水印“仅供查阅”，禁止打印、下载；（2）预约调卷：提前2小时申请，30分钟内出库；（3）复制服务：PDF或A4纸质，加盖“档案复制件”章；（4）展览利用：使用高仿真复制件，原件不出库；（5）数据接口：提供RESTfulAPI，按次授权，返回JSON脱敏数据。8.3利用统计系统自动记录：申请人、IP、时间、检索词、浏览页数、下载量、打印份数；每月生成《利用分析报告》，作为鉴定、编研、宣传依据。8.4开放审核（1）自动开放：形成满25年、非密、非敏感、无版权纠纷；（2）延期开放：涉及个人隐私、商业秘密、司法调查，可延期至50年；（3）依申请开放：公民持有效证件，15个工作日内答复；（4）开放目录：每年更新一次，挂接政府信息公开平台。第九章安全与保密9.1密级划分依据《保密法》分为绝密、机密、秘密、内部、公开五级；档案室负责标识、台账、解密提醒；保密办负责监督检查。9.2涉密载体管理（1）纸质涉密档案使用红色脊背盒，独立密集架；（2）电子涉密档案使用国密算法SM4加密，存储于红色标签硬盘；（3）涉密光盘、硬盘、U盘实行“双人双锁、专柜存放、出入登记”；（4）涉密档案复印、打印、刻录使用专用设备，输出份数系统强制登记。9.3安全审计（1）系统日志保留20年，禁止人工删除；（2）每年委托第三方进行渗透测试，高危漏洞24小时内修复；（3）建立“零报告”制度，即使无异常也需每月提交《安全月报》；（4）发生失泄密事件，启动“一小时快报、二十四小时专报、七天总结报”机制。第十章统计与编研10.1统计指标（1）馆藏总量、年度增量、数字化率、开放率、利用率、查准率、查全率；（2）库房容量、环境异常次数、备份成功率、灾备演练得分；（3）鉴定到期量、销毁量、延期量、解密量；（4）培训场次、覆盖率、考核合格率、投诉量。10.2统计周期日报、月报、季报、年报四级，系统自动生成，支持图表、地图、趋势预测。10.3编研产品（1）专题汇编：每年至少完成2个，如《××工程竣工图集》《××改革文件汇编》；（2）展览陈列：线上线下同步，使用3D虚拟展厅；（3）短视频：利用AI修复老照片，制作1分钟短视频，发布官方号；（4）文化衍生品：经授权制作邮票、明信片、纪念册，收益纳入档案专项基金。第十一章监督与考核11.1日常巡查档案室每周随机抽查5%卷宗，填写《质量巡查表》，发现问题即时整改并通报。11.2年度评估采用百分制：归档及时性20分、整理规范性20分、利用满意度20分、安全零事故20分、创新亮点20分；得分<80分部门取消评优资格。11.3责任追究（1）迟交1件扣1分，缺1件扣5分；（2）擅自销毁、涂改、带走档案，移交纪检处理；（3）造成失泄密，按《保密法》追责；（4）系统管理账号泄露，立即停用，并全单位通报。第十二章培训与科研12.1培训体系（1）新员工岗前培训4学时，考核合格方可上岗；（2）兼职档案员年度继续教育学时≥16学时；（3）系统厂商每季度提供1次线上微课堂；（4）组织参加省级以上档案学术会议，每年不少于2人次。12.2科研激励（1）发表核心期刊论文，第一作者奖励3000元；（2）获得国家档案局优秀成果奖，配套奖励1:2；（3）主持制定地方或行业标准，每项奖励5万元；（4）申请软件著作权、发明专利，单位承担全部费用，收益个人占70%。第十三章应急预案13.1灾害场景火灾、水浸、地震、爆炸、盗窃、网络攻击、病毒勒索、战争、恐怖袭击。13.2响应分级Ⅳ级（蓝色）：局部漏水、单点传感器故障；Ⅲ级（黄色）：单库房火警、空调故障、病毒报警；Ⅱ级（橙色）：多库房受损、系统瘫痪、数据丢失<10%；Ⅰ级（红色）：建筑倒塌、数据丢失>10%、涉密载体失窃。13.3处置流程（1）发现人立即按下“档案应急键”，启动广播、关闭库门、切断电源；（2）档案室5分钟内到达现场，确认级别，上报领导小组；（3）Ⅱ级以上同步拨打119、110、网信办；（4）30分钟内完成核心档案抢运，使用便携式真空袋、保温箱；（5）2小时内启动异地备份恢复，24小时内恢复基本查询；（6）72小时内提交《灾后评估报告》，开展倒查、整改、追责。1