项目档案归档管理制度

项目档案归档管理制度项目档案归档管理制度一、总则为了加强公司项目档案的科学管理，有效地保护和利用项目档案，更好地为公司的各项工作服务，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，特制定本项目档案归档管理制度。项目档案是指公司在项目的规划、设计、施工、调试、竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料，包括文字、图纸、图表、声像等。项目档案是公司项目建设的真实记录，是公司资产的重要组成部分，对于项目的维护、改造、扩建以及技术创新等具有重要的参考价值。二、管理机构及职责1.档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹、协调和指导公司项目档案的归档管理工作。其主要职责包括：贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司项目档案归档管理的规章制度，并监督执行。组织开展项目档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。对公司各部门和项目组的档案归档工作进行检查、指导和考核。负责接收、整理、保管和提供利用公司的项目档案。定期对项目档案进行鉴定和销毁工作。2.项目部门项目部门是项目档案形成的直接责任部门，负责本项目档案的收集、整理和初步审核工作。其主要职责包括：按照公司项目档案归档管理的规章制度，明确项目档案管理的责任人，负责本项目档案的日常管理工作。在项目实施过程中，及时收集、整理项目建设过程中形成的各种文件材料，并进行初步审核，确保文件材料的完整性、准确性和规范性。项目完成后，按照规定的时间和要求，将项目档案移交公司档案管理部门。3.其他相关部门公司其他相关部门（如财务部门、技术部门等）应配合项目部门和档案管理部门做好项目档案的归档管理工作。具体职责如下：财务部门应在项目经费结算时，向项目部门提供与项目经费有关的文件材料，如经费预算、决算报告等。技术部门应在项目技术研发、技术改造等过程中，及时向项目部门提供相关的技术文件材料，如技术方案、技术报告等。三、项目档案的收集1.收集范围项目档案的收集范围包括项目从立项到竣工验收全过程中形成的各种文件材料，具体如下：立项文件：项目可行性研究报告及批复、项目立项申请、项目任务书等。设计文件：项目初步设计、施工图设计、设计变更通知等。施工文件：施工图纸、施工组织设计、施工日志、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录等。监理文件：监理规划、监理细则、监理日志、监理月报、工程质量评估报告等。设备文件：设备采购合同、设备安装调试记录、设备使用说明书、设备维修保养记录等。竣工验收文件：竣工验收报告、工程质量保修书、竣工图等。其他文件：与项目有关的会议纪要、来往信函、审计报告等。2.收集方法建立文件收集清单：项目部门应根据项目的特点和实际情况，制定详细的文件收集清单，明确需要收集的文件材料的名称、来源、时间等信息。定期收集：项目部门应指定专人负责文件材料的收集工作，定期（如每周或每月）对项目建设过程中形成的文件材料进行收集和整理。及时收集：对于一些重要的文件材料，如设计变更通知、工程质量检验报告等，应及时收集，确保文件材料的时效性。补充收集：在项目档案归档过程中，如发现有遗漏的文件材料，应及时进行补充收集。四、项目档案的整理1.整理原则项目档案的整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。具体原则如下：分类整理：按照项目档案的内容和性质，将其分为不同的类别，如立项文件、设计文件、施工文件等。按时间顺序整理：对于同一类别的文件材料，应按照其形成的时间顺序进行排列。保持文件材料的完整性：在整理过程中，应确保文件材料的完整性，不得随意丢弃或损坏文件材料。2.整理方法文件材料的装订：对于纸质文件材料，应采用线装或胶装的方式进行装订，确保文件材料的牢固性。文件材料的编号：对于装订好的文件材料，应按照一定的编号规则进行编号，以便于管理和查找。文件材料的装盒：将编号后的文件材料装入档案盒中，并在档案盒上注明项目名称、档案类别、起止时间等信息。五、项目档案的归档1.归档时间项目档案应在项目竣工验收后[X]个月内完成归档工作。对于一些大型项目或复杂项目，归档时间可适当延长，但最长不得超过[X]个月。2.归档要求项目档案应齐全完整，包括项目从立项到竣工验收全过程中形成的各种文件材料。项目档案应准确规范，文件材料的内容应真实可靠，格式应符合国家有关标准和公司的规定。项目档案应装订整齐，编号清晰，便于管理和查找。项目档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行归档，电子档案应存储在光盘或移动硬盘等存储介质上，并与纸质档案保持一致。3.归档流程项目部门在项目竣工验收后，按照本制度的要求，对项目档案进行收集、整理和初步审核。项目部门将初步审核后的项目档案移交公司档案管理部门，并填写《项目档案移交清单》。档案管理部门对项目部门移交的项目档案进行审核，如发现问题，应及时通知项目部门进行整改。审核通过后，档案管理部门将项目档案进行正式归档，并建立项目档案目录。六、项目档案的保管1.保管条件公司应设立专门的档案库房，用于保管项目档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保项目档案的安全。2.保管期限项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限根据国家有关规定和公司的实际情况确定。永久保管：涉及公司重大决策、重要技术研发、重要项目建设等方面的项目档案，应永久保管。长期保管：保管期限为[X]年以上的项目档案，应长期保管。短期保管：保管期限为[X]年以下的项目档案，应短期保管。3.保管方式纸质档案应存放在档案柜中，按照项目名称和档案类别进行分类存放。电子档案应存储在光盘或移动硬盘等存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。七、项目档案的利用1.利用原则项目档案的利用应遵循合法、安全、方便的原则，在确保档案安全的前提下，为公司的各项工作提供服务。2.利用方式查阅：公司内部人员因工作需要查阅项目档案时，应填写《项目档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。复制：如需复制项目档案，应填写《项目档案复制申请表》，经档案管理部门负责人批准后，方可进行复制。复制的档案应注明复制日期和用途。借阅：因工作需要借阅项目档案时，应填写《项目档案借阅申请表》，经公司分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.利用权限公司内部人员查阅、复制和借阅项目档案，应严格按照本制度的规定办理手续，不得擅自将项目档案带出档案库房。公司外部人员因工作需要查阅、复制和借阅项目档案时，应持有单位介绍信，并经公司分管领导批准后，方可办理相关手续。八、项目档案的鉴定和销毁1.鉴定工作公司档案管理部门应定期（如每[X]年）对项目档案进行鉴定工作。鉴定工作应由档案管理部门会同项目部门、技术部门等相关部门组成鉴定小组，对项目档案的保管期限、保存价值等进行全面审查。2.销毁工作经鉴定确无保存价值的项目档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁工作应遵循以下程序：档案管理部门提出销毁意见，编制《项目档案销毁清册》。《项目档案销毁清册》应经档案管理部门负责人、项目部门负责人和公司分管领导批准。销毁项目档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的安全。销毁后，监销人员应在《项目档案销毁清册》上签字确认。九、监督与考核1.监督检查公司档案管理部门应定期对各部门和项目组的项目档案归档管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管等方面。对发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.