焦化厂生产记录管理制度

PAGE焦化厂生产记录管理制度一、总则（一）目的为加强焦化厂生产记录管理，确保生产过程的可追溯性，保证产品质量，规范生产操作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于焦化厂内所有生产环节的记录管理，包括但不限于原料采购、储存、加工、产品生产及销售等过程。（三）职责分工1.生产部门负责组织生产记录的填写、收集、整理和初步审核。确保生产记录的及时性、准确性和完整性。2.质量部门负责对生产记录中与质量相关的数据进行审核和分析。依据生产记录评估产品质量状况，提出质量改进建议。3.设备部门负责审核生产记录中设备运行参数及维护保养记录。确保设备运行记录真实反映设备运行状态，为设备管理提供依据。4.仓库管理部门负责原料、产品出入库记录的填写与管理。保证库存记录与实际库存相符，记录物资收发存情况。5.各生产岗位操作人员严格按照规定及时、准确填写本岗位生产记录。对记录的真实性负责，不得擅自涂改、伪造记录。二、生产记录的内容与要求（一）原料采购记录1.供应商信息记录供应商名称、地址、联系方式等基本信息。确保供应商具备合法经营资质，符合行业标准要求。2.采购日期明确原料采购的具体年月日时分，精确记录采购时间。3.原料名称及规格详细填写所采购原料的名称、型号、等级、粒度等规格参数。与质量标准或采购合同要求保持一致。4.采购数量以吨、千克等合适的计量单位准确记录采购数量。5.质量检验报告随附原料的质量检验报告，包括化学成分分析、物理性能指标等。检验报告应由具备资质的检验机构出具，报告编号清晰可查。（二）原料储存记录1.入库日期记录原料入库的具体时间。2.储存位置明确原料在仓库内的存放区域、货架编号等具体位置。3.库存数量定期盘点并记录原料的库存数量，确保账实相符。4.出入库记录详细记录原料的出入库时间、数量、经手人等信息。每笔出入库记录应准确清晰，可追溯原料流向。（三）生产过程记录1.生产批次号为每个生产批次赋予唯一的批次号，便于生产过程跟踪和产品追溯。2.生产日期记录该批次产品的生产年月日。3.设备运行记录包括设备名称、型号、运行时间、运行参数（如温度、压力、转速等）。如实记录设备启动、停机时间及异常情况处理记录。4.工艺参数记录记录生产过程中涉及的关键工艺参数，如配料比例、加热温度、反应时间等。工艺参数应严格按照操作规程执行，记录要准确及时。5.操作人员记录记录各生产岗位操作人员姓名及操作时间。6.质量检验记录每道工序完成后，记录产品质量检验结果，包括外观、尺寸、理化性能等指标。检验数据应真实可靠，检验人员签字确认。（四）产品生产记录1.产品名称及规格准确记录生产产品的名称、型号、规格等信息。2.生产数量记录该批次产品的实际生产数量。3.包装规格及数量记录产品包装形式、包装材料规格及包装数量。4.产品质量综合记录汇总该批次产品的各项质量检验结果，形成产品质量综合报告。对产品质量状况进行总体评价，如有不合格情况应详细说明处理措施。（五）产品销售记录1.销售日期记录产品销售的具体年月日。2.客户信息包括客户名称、地址、联系方式等。3.销售产品信息记录销售产品的名称、规格、数量、价格等。4.发货记录包括发货时间、发货方式、运输单号等信息。确保产品准确及时送达客户，发货记录可查可追。三、生产记录的填写规范（一）记录方式1.生产记录应采用纸质记录与电子记录相结合的方式。纸质记录应使用统一格式的表格，字迹清晰、工整，不得使用铅笔填写。电子记录应采用安全可靠的数据库系统进行存储，确保数据的完整性和可查询性。2.记录内容应按照规定的栏目顺序依次填写，不得遗漏或跳行。对于不需要填写的栏目，应划斜线“/”表示。（二）填写要求1.记录应使用蓝黑墨水或黑色中性笔填写，不得使用圆珠笔、红色墨水等易褪色的笔填写。2.填写的数据应真实、准确、完整，不得虚假记录或隐瞒事实。数据应采用阿拉伯数字填写，计量单位应使用法定计量单位。3.对于记录中的错误或遗漏，应采用划双线更正法进行修改，并在修改处加盖修改人印章或签字确认。严禁刮擦、挖补、涂抹或使用修正液等方式修改记录。（三）签字确认1.各岗位操作人员在填写完本岗位生产记录后，应立即签字确认，以表明对记录内容的真实性负责。2.生产部门负责人、质量部门负责人、设备部门负责人等相关管理人员应定期对生产记录进行审核，并签字确认。审核人员应对记录的完整性、准确性和合规性进行检查，如发现问题应及时要求相关人员进行整改。四、生产记录的收集与整理（一）收集频率1.各岗位操作人员应在每班工作结束后，及时将本班次的生产记录整理好，交至生产部门指定人员处。2.生产部门应每天对各岗位收集的生产记录进行汇总，确保生产记录的及时性。（二）收集流程1.岗位操作人员将填写好的生产记录交至本班组组长处，由组长进行初步检查，确保记录填写完整、准确。2.班组组长将检查后的生产记录统一交至生产部门记录管理员处，记录管理员对记录进行再次核对，并登记造册。3.记录管理员按照类别将生产记录分别整理，如原料采购记录、生产过程记录、产品销售记录等，确保各类记录有序存放。（三）整理要求1.生产记录应按照时间顺序进行整理，同一时间段内的记录应集中存放。2.对于纸质记录，应使用文件夹或档案盒进行分类装订，每册记录应编制目录，便于查找。3.电子记录应按照数据库系统的分类规则进行存储，定期进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。五、生产记录的审核与分析（一）审核流程1.生产部门在收集整理完生产记录后，应首先进行内部审核。审核人员应对记录的填写规范、数据准确性、完整性等进行检查，发现问题及时反馈给相关岗位操作人员进行整改。内部审核合格后，将生产记录提交至质量部门进行审核。2.质量部门审核人员主要对生产记录中与质量相关的数据进行审核，如质量检验报告、工艺参数记录等。审核人员应依据质量标准和相关法律法规，对产品质量状况进行评估，判断产品是否符合要求。如发现质量问题，应及时通知生产部门采取措施进行处理，并跟踪整改情况。3.设备部门审核人员对生产记录中设备运行参数及维护保养记录进行审核，确保设备运行记录真实反映设备运行状态。如发现设备运行异常或维护保养不到位等情况，应及时通知设备维修人员进行处理，并记录处理结果。4.各部门审核完成后，应在生产记录上签字确认审核意见。审核意见应明确指出记录中存在的问题及整改要求，整改完成后应进行复查，确保生产记录符合要求。（二）数据分析1.质量部门应定期对生产记录中的质量数据进行分析，绘制质量控制图、趋势图等，以监控产品质量的稳定性。通过数据分析，及时发现质量波动原因，采取针对性措施进行改进，防止质量事故的发生。2.生产部门应结合生产记录中的设备运行记录、工艺参数记录等数据，分析生产过程的稳定性和效率。通过对生产数据的挖掘，优化生产流程，提高生产效率，降低生产成本。3.仓库管理部门应根据原料、产品出入库记录，分析库存周转率、库存结构等指标，合理控制库存水平，避免库存积压或缺货现象的发生。六、生产记录的保存与归档（一）保存期限1.焦化厂生产记录的保存期限应符合相关法律法规和行业标准要求。一般情况下，原料采购记录、生产过程记录、产品销售记录等应保存至少[X]年，产品质量检验报告等重要记录应长期保存。2.对于涉及产品质量纠纷、安全事故等特殊情况的生产记录，应按照相关法律法规要求的期限进行保存，不得擅自销毁。（二）保存方式1.纸质生产记录应存放在专门的档案库中，档案库应具备防火（温度不超过[X]℃，相对湿度不超过[X]%）、防潮、防虫、防盗等条件。档案库应设置专人管理，定期对档案进行检查和维护。2.电子生产记录应采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质进行备份，并分别存储在不同的地理位置。存储介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。3.对于重要的生产记录，应同时进行纸质和电子备份，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。（三）归档管理1.生产记录应按照类别和时间顺序进行归档，建立完善的档案索引系统，便于快速查找和调阅。档案索引应包括记录名称、日期、编号、存放位置等信息。2.归档后的生产记录应进行标识，注明档案类别、保存期限、归档日期等。档案标识应清晰、牢固，便于识别和管理。3.定期对归档的生产记录进行清查，确保档案的完整性和准确性。如发现档案损坏、丢失等情况，应及时进行修复和补充，并记录处理过程。七、生产记录的查阅与借阅（一）查阅权限1.本厂内部人员因工作需要查阅生产记录时，应填写《生产记录查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.质量监督管理部门、安全管理部门等相关政府部门因履行监管职责需要查阅生产记录时，应出具正式的查阅函，并按照本厂档案查阅规定进行查阅。查阅函应明确查阅内容、查阅时间等要求，本厂应予以配合。3.外部单位（如客户、供应商等）因业务合作需要查阅生产记录时，应提前向本厂提出书面申请，经本厂主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。查阅内容应严格限定在与业务合作相关的范围内，查阅过程中不得擅自复制、拍照、传播生产记录内容。（二）借阅流程1.本厂内部人员因工作需要借阅生产记录时，应填写《生产记录借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、借阅记录清单等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。2.借阅人员应在规定的借阅期限内归还所借阅的生产记录，如因特殊原因需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。3.借阅人员应对所借阅的生产记录妥善保管，不得擅自涂改、损坏、丢失或转借他人。如发现生产记录有损坏或丢失情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。4.档案管理部门应定期对借阅的生产记录进行催还和检查，确保借阅记录按时归还，保持档案的完整性。八、生产记录的保密与安全（一）保密措施1.焦化厂生产记录涉及商业秘密、技术秘密等重要信息，所有接触生产记录的人员应严格遵守保密制度，不得泄露生产记录内容。2.对生产记录的查阅、借阅等过程应进行严格登记，记录查阅、借阅人员姓名、时间、内容等信息，防止无关人员接触生产记录。3.在生产记录的存储、传输过程中，应采取加密、防火墙等安全技术措施，防止数据被窃取或篡改。（二）安全管理1.加强对档案库的安全管理，安装监控设备、防盗报警装置等，确保档