付款清收财务制度

PAGE付款清收财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司付款清收财务流程，加强财务管理，确保公司资金安全，提高资金使用效率，保障公司经济活动的正常开展，维护公司合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及付款及清收业务的所有部门和人员，包括但不限于采购部门、销售部门、财务部门等。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》以及相关法律法规和行业标准制定。（四）基本原则1.合法性原则：付款清收业务必须符合国家法律法规和公司内部规定，确保各项操作合法合规。2.准确性原则：财务数据记录准确、完整，付款和清收信息真实可靠，避免出现错误和遗漏。3.及时性原则：及时处理付款和清收业务，提高资金周转效率，避免逾期付款或清收不及时导致的损失。4.风险控制原则：对付款和清收过程中的风险进行有效识别、评估和控制，保障公司资金安全。二、付款管理（一）付款申请1.申请流程各部门在发生付款业务时，应填写付款申请表，详细注明付款事由、金额、付款对象、付款方式等信息。付款申请表需经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。2.申请材料除付款申请表外，还应根据具体业务提供相关证明材料，如合同协议、发票、验收报告等。证明材料应真实、完整、有效，与付款申请表内容相符。（二）付款审批1.初审财务部门收到付款申请表及相关证明材料后，对其进行初审。初审内容包括申请材料的完整性、合规性、金额计算准确性等。如发现问题，应及时与申请部门沟通，要求补充或更正材料。2.复审初审通过后，付款申请提交至财务负责人进行复审。财务负责人根据公司财务状况、资金安排等因素，对付款申请进行综合评估，审核付款的必要性和合理性。复审通过后，付款申请提交至公司管理层审批。3.终审公司管理层根据复审意见，对付款申请进行终审。终审主要考虑公司战略规划、资金预算以及风险控制等因素，做出最终审批决定。对于重大付款事项，需经公司董事会或股东会审议通过。（三）付款执行1.付款方式选择根据审批通过的付款申请，财务部门选择合适的付款方式。常见付款方式包括支票、汇票、电汇、网上银行转账等。在选择付款方式时，应综合考虑安全性、便捷性、成本等因素。2.付款操作财务人员按照公司财务管理制度和相关操作规程，进行付款操作。付款前需再次核对付款金额、付款对象等信息，确保付款准确无误。付款完成后，及时记录付款日期和金额，并更新相关财务账目。（四）付款记录与档案管理1.付款记录财务部门应建立健全付款记录台账，详细记录每笔付款的申请日期、审批日期、付款日期、付款金额、付款对象、付款方式等信息。付款记录应定期进行核对和清理，确保数据准确、完整。2.档案管理付款业务相关的申请材料、审批文件、付款凭证等应按照档案管理规定进行整理、归档和保管。档案保管期限应符合国家法律法规和公司内部规定，以便日后查阅和审计。三、清收管理（一）清收职责分工1.销售部门销售部门负责应收账款的清收工作，应建立应收账款台账，及时跟踪客户付款情况，对逾期未付款的客户进行催收。销售部门应指定专人负责清收工作，并定期向财务部门反馈清收进展情况。2.财务部门财务部门负责对应收账款进行核算和监督，定期向销售部门提供应收账款账龄分析表等信息，协助销售部门制定清收策略。财务部门应根据清收情况及时调整相关财务账目，确保财务数据准确反映公司资产状况。3.法务部门法务部门负责为清收工作提供法律支持，协助处理涉及法律纠纷的应收账款清收事项。法务部门应参与重大清收事项的决策，制定法律应对措施，维护公司合法权益。（二）清收流程1.催款通知销售部门在应收账款到期前一定时间内，向客户发送催款通知，提醒客户按时付款。催款通知应明确付款金额、付款期限、逾期后果等内容。催款通知可采用书面形式或电子形式发送，发送记录应妥善保存。2.逾期催收对于逾期未付款的客户，销售部门应加大催收力度，通过电话、邮件、上门拜访等方式与客户沟通，了解客户逾期原因，协商解决方案。在催收过程中，应注意收集客户反馈信息，及时调整催收策略。3.专项清收对于逾期时间较长、金额较大或存在较大风险的应收账款，公司应成立专项清收小组，制定专项清收方案，采取多种清收措施进行清收。专项清收小组应由销售部门、财务部门、法务部门等相关人员组成，明确各成员职责，协同开展清收工作。4.法律诉讼如通过其他清收措施仍无法收回款项，且符合法律诉讼条件的，公司应及时启动法律诉讼程序。法务部门负责收集相关证据，起草诉讼文书，委托律师代理诉讼。在法律诉讼过程中，应密切关注案件进展情况，及时调整诉讼策略，争取最大程度维护公司权益。（三）清收记录与报告1.清收记录销售部门应建立清收记录台账，详细记录每笔应收账款的催款时间、催收方式、客户反馈、清收进展等信息。清收记录应定期进行整理和分析，为制定清收策略提供依据。2.清收报告销售部门应定期向财务部门和公司管理层提交清收报告。清收报告应包括应收账款总体情况、清收进展情况、存在问题及解决方案等内容。财务部门应根据清收报告及时调整应收账款账龄分析表等财务报表，为公司决策提供准确财务信息。四、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对付款清收财务制度的执行情况进行审计检查。审计内容包括付款申请审批流程的合规性、付款记录的准确性、清收工作的有效性等。通过审计检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务检查财务部门应定期开展付款清收财务自查工作，对付款和清收业务进行全面梳理，检查财务数据的准确性、财务操作的规范性以及相关制度的执行情况。自查发现的问题应及时进行整改，确保财务管理工作规范有序。（三）风险管理评估公司应定期对付款清收业务进行风险管理评估，识别潜在风险因素，评估风险发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。风险管理评估结果应作为公司决策的重要依据，不断完善付款清收财务制度和流程，提高风险防控能力。五、考核与奖惩（一）考核指标1.付款准确率：考核付款业务操作的准确性，确保付款金额、付款对象等信息准确无误。2.清收及时率：考核应收账款清收工作的及时性，按时收回款项的比例。3.逾期账款回收率：考核对逾期账款的清收效果，逾期账款收回金额占逾期账款总额的比例。4.坏账损失率：考核因清收不力导致坏账损失的情况，坏账损失金额占应收账款总额的比例。（二）考核方式1.定期考核：公司定期对各部门及相关人员的付款清收工作进行考核，考核周期可根据实际情况设定为月度、季度或年度。2.专项考核：对于重大付款事项或清收难度较大的应收账款，可开展专项考核，重点评估相关工作的完成情况和效果。（三）奖惩措施1.奖励对于在付款清收工作中表现突出的部门和个人，公司给予相应奖励。奖励方式包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。具体奖励标准根据考核结果和公司实际情况确定。2.惩罚对于在付款清收工作中存在违规行为或未能达到考核要求的部门和个人，公司给予相应惩罚。惩罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等。具体惩罚措施根据违规程度和造成的损失大小确定。六、附则（一）制度解释本制度由公司财务部门负责解释。在执行过程中，如遇有本制度未明确规定的事项，由财务部门根据相关法律法规和公司实际情况进行解释和处理。（二）制度修