采购及付款流程财务制度

PAGE采购及付款流程财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购及付款流程，加强财务管理，确保采购活动的合法性、合规性、合理性，提高资金使用效率，保障公司资产安全，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购及付款业务，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购及付款活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.合规性原则：严格按照公司内部制定的各项规章制度执行采购及付款流程。3.合理性原则：采购决策应基于公司实际需求，确保采购物资和服务的质量、数量、价格等合理匹配。4.效益性原则：追求采购成本的最小化和资金使用效益的最大化，通过优化采购及付款流程，降低公司运营成本。5.内部控制原则：建立健全采购及付款流程中的内部控制机制，防范风险，确保流程的规范运行和资金安全。二、采购流程（一）采购需求提出1.部门需求：各部门根据业务发展需要、生产计划、库存状况等，定期或不定期提出采购需求。需求应明确物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间等详细信息。2.需求审批：部门负责人对本部门提出的采购需求进行审核，确保需求的合理性和必要性。对于重大采购项目，需提交公司管理层审批。（二）采购计划制定1.采购专员汇总：采购部门根据各部门提交的采购需求，进行汇总整理。2.制定采购计划：结合公司库存情况、市场供应状况、采购周期等因素，制定详细的采购计划。采购计划应包括采购项目、采购数量、采购时间、采购预算等内容。3.计划审批：采购计划报采购部门负责人审核，经财务部门审核预算后，提交公司管理层审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商数据库。根据采购需求和供应商评价标准，对潜在供应商进行筛选，确定入围供应商名单。2.供应商评价：定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、信誉等方面。评价结果作为供应商选择和合作的重要依据。3.供应商选择：采购项目实施前，采购人员应从入围供应商名单中选择合适的供应商进行采购。选择过程应遵循公平、公正、公开的原则，综合考虑供应商的各项因素，确保选择最优供应商。4.供应商管理：建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评价结果等。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。定期与供应商沟通，了解供应情况，协调解决合作中出现的问题。（四）采购合同签订1.合同起草：采购部门根据采购项目的具体情况，起草采购合同。合同内容应包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核：采购合同初稿提交法律部门审核，确保合同条款符合法律法规要求，不存在法律风险。同时，财务部门对合同中的付款条款进行审核，确保付款安排合理、合规。3.合同签订：经审核通过的采购合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、仓库管理部门等。（五）采购订单下达1.订单生成：采购合同签订后，采购人员根据合同条款，在公司内部采购管理系统中生成采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的详细信息、交货时间、交货地点、验收标准等内容。2.订单审批：采购订单提交采购部门负责人审批，确保订单内容与采购合同一致，符合公司采购计划和相关规定。（六）采购执行与跟踪1.采购执行：采购部门按照采购订单要求，及时与供应商沟通，跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。2.到货通知：供应商发货前，应提前通知采购部门预计到货时间。采购部门收到到货通知后，及时通知仓库管理部门做好收货准备。3.货物验收：货物到达公司后，仓库管理部门按照采购合同和采购订单的要求进行验收。验收内容包括物资的数量、质量、规格型号等。验收合格后，仓库管理部门出具验收报告。如发现货物存在质量问题或数量短缺等情况，应及时通知采购部门与供应商协商解决。4.采购跟踪：采购人员应定期跟踪采购项目的执行情况，及时掌握采购进度、到货情况、验收情况等信息。对于出现的问题，应及时协调解决，确保采购项目顺利完成。三、付款流程（一）付款申请1.申请提交：采购业务完成后，采购人员根据采购合同和验收报告，填写付款申请表。付款申请表应包括采购项目名称、供应商名称、合同编号、付款金额、付款方式、付款理由等内容。2.申请审批：付款申请表提交采购部门负责人审核，确认采购业务的真实性、合法性和合规性。审核通过后，提交财务部门审核。财务部门重点审核付款金额是否准确、付款方式是否符合合同约定、是否具备付款条件等。经财务部门审核通过后，付款申请表提交公司管理层审批。（二）付款审核1.财务审核：财务部门收到付款申请表后，对相关凭证进行审核，包括采购合同、验收报告、发票等。审核发票的真实性、合法性、有效性，确保发票内容与采购合同和实际业务相符。2.相关部门审核：涉及固定资产采购的，需经资产管理部门审核；涉及项目采购的，需经项目管理部门审核。各审核部门应重点审核采购项目是否符合本部门管理要求，资金使用是否合理等。（三）付款审批1.管理层审批：经财务部门和相关部门审核通过的付款申请表，提交公司管理层审批。公司管理层根据公司资金状况、采购业务情况等因素，决定是否批准付款。2.审批记录：建立付款审批记录档案，记录付款申请的审批过程和结果，以备查询和审计。（四）付款执行1.支付安排：财务部门根据公司管理层的审批意见，安排付款。付款方式应按照采购合同约定执行，如支票支付应确保支票填写规范、背书正确；银行转账支付应确保收款账户信息准确无误。2.支付记录：财务部门在完成付款后，及时记录付款日期、付款金额、付款方式、收款单位等信息，编制付款凭证，登记账簿。（五）付款后跟踪1.发票跟踪：对于已付款的采购业务，财务部门应跟踪发票的取得情况。如供应商未及时开具发票，应及时与供应商沟通协调，确保公司能够及时取得合法有效的发票。2.业务跟踪：财务部门定期与采购部门、仓库管理部门等沟通，了解采购业务后续情况，如是否存在退货、换货、质量问题等。对于出现的问题，及时协调相关部门处理，确保公司利益不受损失。四、财务风险管理（一）风险识别1.采购环节风险：包括供应商选择不当导致的质量风险、价格风险；采购计划不合理导致的库存积压或短缺风险；采购合同签订不规范导致的法律风险等。2.付款环节风险：包括付款审批不严导致的资金损失风险；付款方式不当导致的资金安全风险；发票管理不善导致的税务风险等。（二）风险评估1.风险可能性评估：分析各种财务风险发生的可能性大小，如高、中、低三个等级。2.风险影响程度评估：评估风险发生后对公司财务状况、经营成果等方面的影响程度，如重大、较大、一般三个等级。3.风险矩阵确定：根据风险可能性和影响程度评估结果，绘制风险矩阵，确定不同风险的等级，以便采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.风险规避：对于风险等级较高且无法有效控制的风险，采取风险规避措施，如放弃某些高风险的采购项目或改变付款方式等。2.风险降低：对于风险等级中等的风险，通过加强内部控制、完善管理制度、优化流程等方式降低风险发生的可能性或减轻风险影响程度。例如，加强供应商管理、严格付款审批等。3.风险转移：对于部分风险，可通过购买保险、签订担保合同等方式将风险转移给第三方。4.风险接受：对于风险等级较低且对公司影响较小的风险，可采取风险接受的策略，定期监控风险状况，确保风险处于可控范围内。五、监督与检查（一）内部审计监督1.定期审计：公司内部审计部门定期对采购及付款流程进行审计，检查流程执行情况、内部控制有效性、财务核算准确性等。2.专项审计：针对重大采购项目或出现问题的采购业务，开展专项审计，深入调查分析问题原因，提出改进建议。（二）财务检查1.日常检查：财务部门定期对采购及付款业务的财务处理进行检查，确保凭证合规、账目清晰、数据准确。2.不定期抽查：财务部门不定期对采购及付款流程中的关键环节进行抽查，如采购合同执行情况、付款审批记录等，及时发现和纠正存在的问题。（三）结果反馈与整改1.审计检查结果反馈：内部审计部门和财务部门在完成审计检查后，及时将结果反馈给相关部门和公