会计兼采购财务制度

PAGE会计兼采购财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司会计兼采购业务的财务流程，确保财务信息的准确性、采购活动的合规性以及资金使用的合理性，加强公司财务管理，防范财务风险，保障公司的正常运营和发展。2.适用范围本制度适用于公司内部涉及会计兼采购业务的所有部门、人员以及相关业务活动。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保公司的会计兼采购业务在法律框架内进行。准确性原则：财务数据记录准确、完整，采购信息真实可靠，为公司决策提供坚实的数据支持。规范性原则：明确各项业务流程和操作规范，做到有章可循、规范运作。监督制衡原则：建立健全内部监督机制，对会计兼采购业务进行全过程监督，防止舞弊和不当行为。二、会计兼采购岗位职责1.会计职责负责公司日常会计核算工作，包括账务处理、凭证编制、账簿登记等，确保财务数据的准确性和及时性。按照国家财务法规和公司财务制度，审核各类费用报销、付款申请等，严格把关资金支出，杜绝不合理开支。定期编制财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等，为公司管理层提供准确的财务信息和财务分析报告，协助管理层进行决策。负责公司税务申报与缴纳工作，合理进行税务筹划，降低税务成本，确保公司税务合规。妥善保管会计凭证、账簿、报表等财务档案资料，按照规定期限进行归档和保管，以备查阅。2.采购职责根据公司生产经营需要，制定合理的采购计划，包括采购物资的种类、数量、规格、采购时间等，确保物资供应的及时性和准确性。负责供应商的开发、评估与管理，建立供应商档案，定期对供应商进行考核，确保供应商的供货质量、价格和服务符合公司要求。组织采购谈判，与供应商协商确定采购价格、交货期、付款方式等条款，争取有利的采购条件，降低采购成本。负责采购合同的起草、审核、签订与执行跟踪，确保采购合同的合法性、完整性和有效性，严格按照合同约定执行采购业务。负责采购物资的验收工作，组织相关人员对采购物资的数量、质量、规格等进行验收，确保物资符合采购要求，对验收过程中发现的问题及时与供应商沟通解决。定期对采购业务进行统计和分析，评估采购绩效，总结经验教训，不断优化采购流程和采购策略。三、会计核算与财务处理1.会计核算基础采用权责发生制进行会计核算，以实际发生的交易或事项为依据，确认收入和费用，确保财务报表真实反映公司财务状况和经营成果。遵循国家统一的会计制度，设置会计科目和账簿，按照规定的会计核算方法和流程进行账务处理。2.采购业务核算采购物资验收入库后，根据发票、入库单等原始凭证，及时进行账务处理，借记“原材料”、“库存商品”等科目，贷记“应付账款”等科目。若采购物资存在预付款项，在支付预付款时，借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”科目；收到物资并验收入库后，再按照上述入库核算方法进行账务处理，并冲减“预付账款”科目。对于采购过程中发生的运输费、装卸费、保险费等采购费用，若与采购物资直接相关，应计入采购物资成本；若属于一般性采购费用，可在发生时计入当期损益，借记“管理费用”等科目，贷记“银行存款”等科目。3.费用报销核算员工因采购业务发生的费用报销，应填写费用报销单，并附上相关发票、采购合同、验收单等原始凭证。会计人员按照公司费用报销制度对报销凭证进行审核无误后，进行账务处理。属于采购成本范畴的费用，如采购人员差旅费、业务招待费等，应计入相关采购物资成本或当期损益；属于其他费用的，按照费用性质计入相应会计科目，借记“管理费用”、“销售费用”等科目，贷记“库存现金”、“银行存款”等科目。4.固定资产采购核算对于购置的固定资产，应按照实际支付的价款加上相关税费、运输费、装卸费、安装调试费等确定其入账价值。借记“固定资产”科目，贷记“银行存款”、“应付账款”等科目。同时，按照固定资产折旧政策计提折旧，借记“制造费用”、“管理费用”等科目，贷记“累计折旧”科目。5.财务报表编制会计人员应按照规定的时间和格式编制财务报表，包括月度、季度和年度财务报表。财务报表应真实、准确、完整地反映公司的财务状况、经营成果和现金流量情况。在编制过程中，应确保各项数据的勾稽关系正确，报表附注内容详实，对重要会计政策、会计估计变更以及重大事项进行充分披露。财务报表编制完成后，经会计主管审核无误后，提交给公司管理层和相关部门，为公司决策提供依据。四、采购业务流程1.采购申请各部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细注明采购物资的名称、规格、数量、需求时间、用途等信息，并提交给部门负责人审核。部门负责人对采购申请的必要性和合理性进行审核，确认无误后签字批准，并提交给采购部门。2.供应商选择与评估采购部门收到采购申请后，根据采购物资的特点和要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其基本信息，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的资料。组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、信誉状况等。根据评估结果，建立供应商档案，对供应商进行分类管理，确定合格供应商名单。3.采购谈判与合同签订采购人员与选定的供应商就采购物资的价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行谈判。在谈判过程中，应充分了解市场行情，争取有利的采购条件，维护公司利益。根据谈判结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货地点、交货时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同起草完成后，提交给公司法务部门和财务部门进行审核。法务部门主要审核合同的合法性和合规性，财务部门主要审核合同的付款条款和财务风险。经审核无误后，由公司授权代表与供应商签订采购合同。4.采购订单下达采购合同签订后，采购人员根据合同条款，及时下达采购订单给供应商。采购订单应明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点等内容，并要求供应商签字确认。采购订单下达后，采购人员应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。5.物资验收采购物资到达公司后，采购部门应及时通知质量检验部门和仓库管理部门进行验收。质量检验部门按照合同约定的质量标准对采购物资进行检验，出具检验报告。如检验合格，仓库管理部门办理入库手续，填写入库单；如检验不合格，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商换货、补货或退货等。验收过程中，相关人员应认真核对采购物资的数量、规格、型号、质量等与采购订单和合同的一致性，确保验收结果准确无误。6.付款结算采购物资验收合格且发票到达后，采购人员应及时填写付款申请单，并附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，提交给财务部门审核。财务部门按照公司付款审批制度对付款申请进行审核，重点审核付款金额、付款方式、付款时间等是否符合合同约定和公司规定。审核无误后，报经公司领导批准。财务部门根据批准的付款申请，按照合同约定的付款方式进行付款结算。如采用支票付款，应填写支票并加盖财务章；如采用银行转账付款，应通过网上银行或银行柜台办理转账手续。付款后，及时进行账务处理，并登记付款台账。五、财务审批与监督1.财务审批流程采购业务涉及的费用报销、付款申请等，应按照公司规定的财务审批流程进行审批。一般情况下，报销或付款金额在一定额度以下的，由部门负责人初审，财务部门审核，分管领导审批；报销或付款金额超过一定额度的，除上述审批环节外，还需经公司总经理审批。审批人员应认真审核相关凭证和申请内容，确保审批意见准确、合理，对不符合规定的报销或付款申请予以拒绝，并说明理由。2.内部监督机制公司建立健全内部审计制度，定期对会计兼采购业务进行内部审计。内部审计部门应独立开展审计工作，对采购业务的合规性、财务处理的准确性、内部控制的有效性等进行全面审查。加强财务部门与采购部门之间的沟通与协作，财务部门应定期对采购业务进行财务分析和监督，及时发现问题并提出改进建议；采购部门应配合财务部门的工作，提供相关采购信息和资料。建立举报机制，鼓励公司员工对会计兼采购业务中的违规行为进行举报。对举报属实的，给予举报人适当奖励，并对违规行为进行严肃处理。3.外部监督与合规检查积极配合外部审计机构、税务机关等相关部门的监督检查工作，如实提供财务资料和采购业务信息，确保公司财务和采购活动符合法律法规要求。关注国家法律法规和行业政策的变化，及时调整公司会计兼采购财务制度和业务流程，确保公司始终保持合规运营。六、发票管理1.发票取得采购人员在采购业务发生时，应按照规定向供应商索取合法有效的发票。发票内容应与采购合同、采购订单、验收单等相关凭证一致，包括物资名称、规格、数量、金额、税率、税额等信息。对于增值税专用发票，采购人员应确保发票开具符合增值税发票管理规定，发票联和抵扣联应加盖供应商发票专用章。2.发票审核财务部门在收到采购发票后，应认真进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性、准确性等方面。核对发票的开票日期、发票号码、购买方和销售方信息、货物或应税劳务名称、金额、税率、税额等是否清晰准确，发票是否加盖发票专用章，发票与采购业务的相关性是否相符等。对于不符合规定的发票，财务部门应及时通知采购人员与供应商联系更换发票，确保公司能够依法取得有效的发票进行账务处理和税务抵扣。3.发票保管与归档财务部门应妥善保管采购发票，按照发票种类、开票日期、发票号码等顺序进行整理和装订，确保发票的完整性和可查阅性。发票保管期限应按照国家有关规定执行，期满后按照档案管理规定进行销毁。同时，建立发票电子档案，备份发票信息，以便查询和统计分析。七、库存管理与盘点1.库存管理仓库管理部门应建立健全库存管理制度，对采购物资进行分类管理，设置库存明细账，详细记录物资的出入库情况。按照规定的库存管理方法，如先进先出法、加权平均法等，计算发出物资的成本，确保库存成本核算的准确性。定期对库存物资进行清查，核对库存数量与账面数量是否一致，检查物资的质量状况，及时发现并处理盘盈、盘亏、毁损等情况。2.盘点制度公司应定期组织库存盘点工作，盘点周期可根据实际情况确定，一般为月度、季度或年度盘点。盘点前，仓库管理部门应做好准备工作，包括清理库存物资、核对账目、准备盘点表等。盘点过程中，应采用实地盘点的方法，对库存物资逐一进行清点，并记录实际数量。盘点结束后，仓库管理部门应编制盘点报告，详细说明盘点情况，包括盘盈、盘亏数量及金额、原因分析等。财务部门根据盘点报告进行账务处理，调整库存账目，确保账实相符。对盘点中发现的问题，应及时查明原因，