采购报销财务制度

PAGE采购报销财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司采购报销流程，加强财务管理，确保采购活动合法合规，保障公司资金安全，提高资金使用效益，促进公司业务健康发展。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门因生产经营需要进行的各类采购活动及其相关的报销事宜。包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。3.基本原则合法性原则：采购报销行为必须符合国家法律法规、政策以及公司的相关规定。真实性原则：报销凭证必须真实、准确地反映采购业务的实际发生情况，不得弄虚作假。合理性原则：采购支出应具有合理性，符合公司生产经营实际需要，杜绝浪费和不合理开支。审批流程原则：严格执行采购报销审批流程，确保每一笔采购报销业务都经过相应层级的审批，明确责任。二、采购流程1.采购申请各部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、预算金额、需求日期等信息。采购申请需经部门负责人审核签字，对于金额较大或重要的采购项目，还需提交分管领导审批。2.采购审批采购申请提交至采购部门后，采购部门负责人对采购申请进行进一步审核，确认申请的合理性和必要性。对于预算内的常规采购项目，采购部门负责人审批后即可安排采购；对于预算外或金额较大的采购项目，需报公司总经理审批。3.供应商选择与采购采购部门根据审批后的采购申请，通过多种渠道选择合适的供应商。优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。采购人员与供应商进行商务谈判，签订采购合同或协议，明确采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式等条款。采购人员按照合同约定跟进采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。4.验收采购物品或服务到货后，采购部门通知相关验收人员进行验收。验收人员应依据采购合同、发票及相关标准对采购物品或服务的数量、质量、规格等进行仔细核对。验收合格后，验收人员在《验收单》上签字确认；如发现问题，应及时与供应商沟通协商解决，并在《验收单》上注明问题情况。三、报销凭证要求1.发票采购报销必须取得合法有效的发票。发票应具备以下要素：发票联、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等。发票内容应与采购合同、实际采购业务相符，不得开具虚假发票。发票应加盖销售方发票专用章。2.其他凭证除发票外，还可能需要提供其他相关凭证，如采购合同、验收单、入库单、运输发票等。这些凭证应与发票相互印证，共同证明采购业务的真实性和合法性。采购合同：应包含采购物品或服务的详细信息、双方权利义务、价格条款、交货条款、付款条款等内容，作为采购业务的重要依据。验收单：由验收人员填写，注明采购物品或服务的验收情况，包括数量、质量、规格等是否符合合同要求。入库单：记录采购物品的入库情况，包括入库日期、物品名称、规格、数量、供应商等信息，作为库存管理的依据。运输发票：如采购物品涉及运输，应取得合法有效的运输发票，发票内容应与运输业务相符。四、报销流程与审批权限1.报销流程采购人员在采购业务完成并取得相关报销凭证后，应及时整理粘贴报销凭证，并填写《费用报销单》。《费用报销单》应填写清晰、准确，包括报销日期、报销部门、报销人、费用明细、金额合计等信息。将填写好的《费用报销单》及相关报销凭证依次提交给部门负责人、财务审核人员、分管领导、总经理进行审批。2.审批权限部门负责人：负责审核采购业务的真实性、合理性，确认采购物品或服务是否符合部门实际需求。财务审核人员：审核报销凭证的合法性、合规性、完整性，包括发票是否真实有效、内容是否完整、审批流程是否符合规定等。对报销金额进行核对，确保报销金额准确无误。分管领导：对分管部门的采购报销业务进行审批，重点关注采购项目对公司业务的影响及资金使用的合理性。总经理：审批重大采购项目及金额较大的采购报销业务，对公司整体采购资金安排进行把控。五、报销时间规定1.采购人员应在采购业务完成后[X]个工作日内提交报销申请，确保报销凭证的及时性和完整性。2.财务部门应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成审核工作，并通知报销人审核结果。3.审批通过的报销申请，财务部门应在[X]个工作日内完成付款手续。六、报销金额规定1.采购报销金额应严格按照采购合同及实际发生金额进行报销，不得虚报、多报。2.对于采购过程中因质量问题、退货等原因产生的退款，应及时冲减相应的采购支出，并调整报销金额。3.如采购物品或服务的价格发生变更，应取得供应商出具的价格变更说明或补充协议，并按照新的价格进行报销。七、特殊情况处理1.预付款采购对于需要预付款的采购项目，采购部门应填写《预付款申请表》，注明预付款金额、用途、预计到货时间等信息。《预付款申请表》经部门负责人、分管领导、总经理审批后，财务部门按照审批金额进行预付款支付。采购业务完成后，采购人员应及时办理报销手续，冲减预付款。2.分期付款采购对于分期付款的采购项目，采购部门应在签订采购合同后，根据合同约定的付款时间和金额，填写《付款申请单》。《付款申请单》经相关审批后，财务部门按照合同约定进行付款。采购人员应在每次付款后及时取得相应的发票和其他报销凭证，并办理报销手续。3.采购退货如发生采购退货情况，采购部门应及时与供应商沟通协商，办理退货手续，并取得供应商出具的退货证明。采购人员应根据退货证明及相关凭证，填写《费用报销单》，冲减相应的采购支出。退货涉及的款项应及时收回或调整付款安排。八、监督与检查1.公司内部审计部门应定期对采购报销业务进行审计检查，重点检查采购流程的合规性、报销凭证的真实性、审批手续的完整性等。2.财务部门应加强对采购报销业务的日常监督，对发现的问题及时进行整改，并向公司管理层报告。3.对于违反本制度的采购报销行为，公司将视