葡萄酒直营店财务制度

PAGE葡萄酒直营店财务制度一、总则（一）目的为加强葡萄酒直营店财务管理，规范财务行为，确保直营店财务工作的正常开展，保障直营店的稳健运营，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本直营店实际情况，制定本财务制度。（二）适用范围本制度适用于葡萄酒直营店全体员工，包括直营店管理层、销售人员、仓库管理人员、财务人员等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务规章制度，确保财务活动合法合规。2.真实性原则：财务信息真实、准确、完整，如实反映直营店的财务状况和经营成果。3.准确性原则：财务核算准确无误，数据记录清晰，报表编制规范。4.及时性原则：及时处理各项财务业务，按时编制财务报表，为管理层决策提供及时有效的财务信息。5.内部控制原则：建立健全内部控制制度，加强财务管理的监督和制约，防范财务风险。二、财务机构与人员设置（一）财务机构设置直营店设立独立的财务部门，负责直营店的财务管理和会计核算工作。财务部门应配备必要的办公设备和财务软件，确保财务工作的顺利开展。（二）人员岗位职责1.财务经理负责直营店财务部门的全面管理工作，制定财务工作计划和目标，并组织实施。建立健全财务管理制度和内部控制制度，确保财务工作规范有序。组织编制财务预算、财务报表等，为管理层提供财务分析和决策支持。负责与税务、银行等相关部门的沟通协调，处理财务相关事宜。监督财务人员的工作，定期进行绩效考核，提高财务人员的业务水平和工作效率。2.会计负责直营店的会计核算工作，按照国家统一的会计制度进行账务处理。审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，编制记账凭证，登记账簿，编制财务报表。负责财务档案的整理、归档和保管工作，确保财务档案的安全完整。协助财务经理进行财务分析和预算编制工作，提供相关财务数据支持。3.出纳负责直营店的现金收付、银行结算等资金管理工作。严格执行现金管理制度和银行结算制度,确保资金安全。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。负责保管库存现金、有价证券、空白支票和收据等重要票据。协助会计做好其他财务工作，如工资发放、费用报销等。三、财务核算（一）会计核算基础1.直营店采用权责发生制进行会计核算，以实际发生的经济业务为依据，按照规定的会计处理方法进行账务处理。2.会计年度自公历1月1日起至12月31日止。（二）会计科目设置直营店按照国家统一的会计制度设置会计科目，根据实际业务需要进行明细核算。会计科目应保持相对稳定，不得随意变更。如确需变更，应经财务经理批准，并在财务报表附注中说明变更的原因及影响。（三）记账方法采用借贷记账法进行记账，以“有借必有贷，借贷必相等”为记账规则。（四）财务报表编制1.直营店应按照国家统一的会计制度和财务报表编制要求，定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.财务报表应做到数字真实、内容完整、计算准确、编报及时。会计报表之间、会计报表各项目之间，凡有对应关系的数字，应当相互一致。3.财务报表编制完成后，应由会计人员进行审核，财务经理进行复核，确保财务报表的准确性和可靠性。审核无误后的财务报表应加盖直营店公章，并由财务经理、法定代表人签字后报出。四、资金管理（一）现金管理1.直营店应严格遵守现金管理制度，库存现金限额由开户银行根据实际需要核定，一般不超过35天的日常零星开支所需现金。2.现金收入应及时送存银行，不得坐支现金。严禁白条抵库和挪用现金。3.现金支出应严格按照规定的审批程序进行，由经办人填写现金支出审批单，经相关负责人审批后，出纳方可支付现金。4.出纳应每日盘点现金，做到账实相符。如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因，并进行相应的处理。属于无法查明原因的现金短缺，计入管理费用；属于无法查明原因的现金溢余，计入营业外收入。（二）银行存款管理1.直营店应按照国家有关规定，在银行开立基本存款账户和一般存款账户，用于办理日常经营资金收付和结算业务。2.银行存款账户的开立、变更和撤销应经财务经理批准，并按照银行规定办理相关手续。3.出纳应定期核对银行存款日记账与银行对账单，每月编制银行存款余额调节表，及时发现和处理未达账项。如发现银行存款日记账与银行对账单余额不符，应及时查明原因，并进行相应的处理。属于银行记账错误的，应及时与银行联系更正；属于企业记账错误的，应按照规定进行错账更正。4.严格控制银行账户的使用，严禁出租、出借银行账户，严禁利用银行账户进行非法活动。（三）资金审批流程1.日常费用支出经办人填写费用报销单，注明费用发生的日期、事由、金额等，并附上相关的原始凭证。部门负责人审核费用的真实性、合理性和必要性，签字确认后交财务审核。财务人员审核：财务人员对费用报销单进行审核，重点审核原始凭证的真实性、合法性、完整性以及费用报销是否符合公司规定的标准和审批程序。审核无误后签字。总经理审批：经财务审核后的费用报销单报总经理审批，总经理根据公司财务状况和相关规定进行审批。出纳支付：审批通过后，出纳按照规定的支付方式进行付款，并在费用报销单上加盖“现金付讫”或“银行付讫”章。2.重大资金支出对于重大资金支出项目，如投资项目支出、大额采购支出等，应提前编制资金预算，并提交总经理办公会或董事会审议通过。项目实施过程中，严格按照预算控制资金支出，每笔支出均需按照上述日常费用支出的审批流程进行审批。财务部门应定期对重大资金支出项目的执行情况进行跟踪检查，及时向管理层汇报资金使用情况和项目进展情况。五、存货管理（一）存货分类直营店的存货主要包括葡萄酒商品、包装材料、办公用品等。（二）存货采购管理1.采购部门应根据市场需求和销售情况，制定合理的存货采购计划，经财务经理审核后报总经理批准。2.采购人员应严格按照采购计划进行采购，选择信誉良好、质量可靠的供应商，签订采购合同，明确采购价格、数量、交货时间、质量标准等条款。3.采购发票应及时取得，发票内容应与采购合同一致。采购人员应在收到发票后及时交财务部门进行审核，审核无误后办理报销手续。（三）存货验收入库管理1.存货到货后，仓库管理人员应及时组织验收。验收内容包括数量、质量、规格等，确保存货符合采购合同要求。2.验收合格的存货应及时办理入库手续，填写入库单，注明存货名称、规格、数量、入库日期等信息。入库单应一式三联，一联仓库留存，一联交采购部门，一联交财务部门。3.验收过程中如发现存货数量短缺、质量不合格等问题，仓库管理人员应及时通知采购部门与供应商协商解决，并做好记录。（四）存货保管与盘点1.仓库应设置专门的存货保管区域，按照存货的类别、品种、规格等进行分类存放，并建立存货台账，详细记录存货的收发存情况。2.仓库管理人员应定期对存货进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次，盘点结束后应编制存货盘点表，注明存货名称、规格、数量、账面金额、实存金额、盘盈盘亏情况等信息。3.如发现存货盘盈或盘亏，应及时查明原因，并编制存货盘盈盘亏报告，经财务经理审核后报总经理批准。属于正常损耗的盘亏，计入管理费用；属于责任人原因造成的盘亏，由责任人赔偿；属于自然灾害等不可抗力因素造成的盘亏，计入营业外支出。盘盈的存货，冲减管理费用。（五）存货发出管理1.销售部门根据销售订单开具销售发货单，注明客户名称、葡萄酒品种、数量、价格等信息。销售发货单应一式三联，一联销售部门留存，一联仓库发货依据，一联交财务部门记账。2.仓库管理人员根据销售发货单发货，并在发货单上签字确认。发货后及时登记存货台账，减少存货库存数量。3.财务部门根据销售发货单和发票确认销售收入，并结转销售成本。六、销售与收款管理（一）销售业务流程1.客户向销售部门提出购买意向，销售代表与客户沟通洽谈，确定葡萄酒品种、数量、价格、交货时间等交易条款。2.销售代表填写销售合同或订单，经销售部门负责人审核后，交客户签字确认。销售合同或订单应明确双方的权利和义务，包括商品名称、规格、数量、价格、交货方式、付款方式等内容。3.销售部门将审核通过的销售合同或订单复印件交财务部门备案，财务部门据此跟踪销售业务进展情况，并做好相关财务处理准备。4.仓库根据销售发货单发货，确保货物按时、准确发出。发货后及时通知财务部门开具发票。5.财务部门根据销售发货单和合同约定开具发票，发票内容应与销售发货单和合同一致。发票开具后及时交销售部门送达客户。（二）收款管理1.直营店应根据销售合同约定的付款方式及时收取货款。对于货到付款的客户，销售部门应在货物发出后及时跟踪客户付款情况，确保货款及时收回。2.对于赊销业务，销售部门应建立客户信用评估制度，对客户的信用状况进行评估，确定客户的信用额度和信用期限。在赊销额度和期限内，销售部门负责与客户沟通收款事宜，及时催收货款。3.财务部门应定期与销售部门核对客户应收账款余额，及时掌握客户付款情况。对于逾期未付款的客户，财务部门应及时发出催款通知，督促客户尽快付款。4.如客户确实无法支付货款形成坏账损失，销售部门应提供详细的情况说明，经财务经理审核后报总经理批准。坏账损失经批准后，按照规定进行账务处理，冲减应收账款账面价值，并计入当期损益。七、费用管理（一）费用分类直营店的费用主要包括经营费用、管理费用、财务费用等。（二）费用报销标准1.差旅费：根据实际出差天数和地区，按照公司规定的标准报销交通、住宿、餐饮等费用。具体标准由公司另行制定。2.业务招待费：严格控制业务招待费支出，按照实际发生额的一定比例在税前扣除。业务招待费报销应注明招待对象、事由、金额等信息，并经相关负责人审批。3.办公费：办公用品、办公设备等采购应按照公司规定的审批程序进行，报销时应提供发票和采购清单。4.其他费用：如水电费、通讯费、运输费等，按照实际发生额报销，但应符合公司相关规定和审批程序。（三）费用报销流程同资金审批流程中的日常费用支出流程。八、税务管理（一）税务登记与申报1.直营店应按照国家税收法律法规的规定，及时办理税务登记手续，并在规定的时间内进行纳税申报。2.财务人员应熟悉国家税收政策，准确计算应纳税额，按时申报缴纳各项税款，确保公司税务合规。（二）发票管理1.发票由财务部门指定专人负责管理，建立发票领用、开具、保管、缴销等制度。2.开具发票应按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。3.取得的发票应确保真实性、合法性，不得取得虚开发票或不符合规定的发票。发票取得后应及时交财务部门审核，审核无误后办理报销手续。4.发票存根联和发票登记簿应保存5年，保存期满，报经税务机关查验后销毁。（三）税务筹划在合法合规的前提下，财务部门应根据公司实际情况进行税务筹划，合理降低公司税负。税务筹划方案应经财务经理审核后报总经理批准，并及时关注国家税收政策变化，调整税务筹划策略。九、财务监督与内部审计（一）财务监督1.财务部门应建立健全财务监督制度，对直营店的财务活动进行全过程监督。2.财务人员应严格遵守财务制度和职业道德规范，对财务收支、资金使用、存货管理、销售与收款等业务进行审核监督，确保财务活动合法合规。3.定期对财务报表、财务数据进行内部审计，检查财务信息的真实性、准确性和完整性，发现问题及时整改。（二）内部审计1.直营店应设立内部审计岗位或委托专业审计机构定期对公司财务状况、经营成果、内部控制等进行审计。2.内部审计人员应独立开展审计工作，不受其他部门或个人的干扰。审计结束后应出具审计报告，提出审计意见和建议。3.对于审计发现的问题，相关部门应及时整改，并将整改情况反馈给内部审计部门。内部审计部门应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。十、财务档案管理（一）财务档案范围财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报资料、合同协议、银行对账单、发票存根等与财务工作相关的各类文件和资料。（二）财务档案整理与归档1.会计人员应定期对财务档案进行整理，按照类别、年度、月份等进行分类编号，确保档案资料有序存放。2.财务档案应装订成册，加具封面，注明档案名称、年度、月份、起止日期、档案编号等信息，并由装订人员和财务负责人签字。3.整理后的财务档案应及时归档，存放在专门的档案柜中，确保档案安全完整。（三）财务档案保管期限财务档案的保管期限按照国家规定执行，一般会计凭证、会计账簿保管期限为30年，财务报表等其他重要资料保管期限为10年或永久保存。（四）财务档案查阅与借阅1.内部人员查阅财务档案，应填写查阅申请表，经财务经理批准后方可查阅。查