财务制度发票管理制度

PAGE财务制度发票管理制度一、总则（一）目的为加强公司发票管理，规范发票开具、取得、保管及使用行为，确保公司财务核算的真实性、准确性和合法性，根据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在与公司经营活动相关的发票管理工作。（三）发票管理原则1.依法合规原则严格遵守国家发票管理法律法规及相关政策规定，确保发票管理工作合法合规。2.真实性原则发票开具、取得及使用应与实际经济业务相符，不得虚开发票或取得虚假发票。3.准确性原则发票内容填写应准确无误，包括发票抬头、税号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息。4.及时性原则应及时开具发票、取得发票，并按照规定进行账务处理和保管，避免因发票滞后影响财务核算和税务申报。二、发票的种类及适用范围（一）增值税专用发票适用于公司作为增值税一般纳税人，销售货物、提供应税劳务或应税服务时，开具给购买方用于抵扣进项税额的发票。（二）增值税普通发票1.适用于公司销售货物、提供应税劳务或应税服务给增值税小规模纳税人、消费者个人以及不能抵扣进项税额的单位时开具的发票。2.公司内部发生的一些费用支出，如办公用品采购、差旅费等，取得的增值税普通发票作为财务报销凭证。（三）机动车销售统一发票公司购买机动车时，销售方开具的机动车销售统一发票，作为办理车辆登记注册手续及财务核算的依据。（四）其他发票根据公司实际经营业务需要，涉及到的其他特定行业发票，如农产品收购发票、二手车销售统一发票等，按照相关规定进行管理和使用。三、发票的开具（一）开具流程1.业务部门在发生经营业务确认营业收入时，应及时通知财务部门开具发票。2.财务部门根据业务部门提供的开票信息，核对无误后，按照发票管理系统的操作流程开具发票。3.开具发票时，应确保发票内容与实际经济业务一致，填写完整、准确、清晰。发票联次应一次开具，内容完全一致，并在发票联和抵扣联加盖发票专用章。4.对于增值税专用发票，应按照规定的开票时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。同时，应在规定时间内将发票交付给购买方。（二）开票信息管理1.业务部门应建立健全开票信息档案，确保提供给财务部门的开票信息准确无误。开票信息包括购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。2.如开票信息发生变更，业务部门应及时通知财务部门进行更新，以保证发票开具的准确性。（三）发票作废与红冲1.当月开具的发票，发现开票有误等情形，符合作废条件的，可即时作废。作废发票应在防伪税控系统中将相应的数据电文按“作废”处理，在纸质发票（含未打印的发票）各联次上注明“作废”字样，全联次留存。2.跨月发票不得作废。如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字发票的，应按照国家税务总局的规定进行操作。3.开具红字发票时，应取得购买方主管税务机关出具的《开具红字增值税专用发票信息表》或《开具红字货物运输业增值税专用发票信息表》，并据此开具红字发票。红字发票应与《开具红字增值税专用发票信息表》或《开具红字货物运输业增值税专用发票信息表》一一对应。四、发票的取得（一）取得要求1.公司在购买货物、接受应税劳务或应税服务时，应向销售方索取合法有效的发票。取得的发票应符合国家法律法规及税务机关的规定，发票内容应真实、完整、准确。2.在取得发票时，应仔细核对发票的各项信息，包括发票的真实性、完整性、合法性、有效性等。如发现发票存在问题，应及时与销售方联系更换或重新开具。（二）审核要点1.发票抬头审核发票抬头应与公司名称全称一致，不得有误。对于增值税专用发票，购买方名称、纳税人识别号等信息必须准确无误。2.发票内容审核发票上的货物或应税劳务、服务名称应与实际交易相符，规格型号、数量、单价、金额等信息应清晰准确，且与合同约定一致。发票上的税率、税额应符合税法规定，计算正确。3.发票印章审核发票应加盖销售方发票专用章，印章应清晰、完整，不得有模糊、重叠、错盖等情况。对于增值税专用发票，发票专用章的名称应与销售方名称一致。4.发票备注栏审核部分发票有备注栏填写要求，如建筑服务发票应注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称，货物运输服务发票应注明起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等。应审核备注栏信息是否按规定填写完整。（三）特殊情况处理1.对于确实无法取得发票的情况，如向农民个人收购农产品等，应按照国家税务总局的规定，取得合法有效的凭证，如农产品收购发票、销售方开具的收款收据等，并注明农产品的品种、数量、金额等信息。2.取得的发票如丢失，应按照以下规定处理：丢失已开具增值税专用发票的发票联和抵扣联，丢失前已认证相符的，购买方可凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》或《丢失货物运输业增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证；丢失前未认证的，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件进行认证，认证相符的可凭专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的证明单，作为增值税进项税额的抵扣凭证。专用发票记账联复印件和证明单留存备查。丢失已开具增值税专用发票抵扣联，丢失前已认证相符的，可使用专用发票发票联复印件留存备查；丢失前未认证的，可使用专用发票发票联认证，专用发票发票联复印件留存备查。丢失已开具增值税专用发票发票联，可将专用发票抵扣联作为记账凭证，专用发票抵扣联复印件留存备查。五、发票的保管（一）保管责任1.公司财务部门负责发票的统一保管工作，指定专人负责发票的收发、登记、保管等事项。2.各部门在领用发票后，应指定专人负责本部门发票的保管，确保发票安全、完整。（二）保管方式1.发票应存放在安全、干燥、防火、防盗的场所，防止发票丢失、损毁、被盗等情况发生。2.对于增值税专用发票，应按照税务机关的要求，使用专门的发票保险柜进行存放，并配备必要的防盗设施。3.发票应按照发票种类、号码顺序进行存放，便于查找和核对。同时，应建立发票保管台账，详细记录发票的购入、领用、开具、作废、红冲、结存等情况。（三）保管期限发票存根联和发票登记簿应保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。六、发票的使用（一）使用范围公司发票仅用于与公司经营活动相关的业务往来，不得转借、转让、代开发票，不得自行扩大发票使用范围。（二）使用登记1.财务部门应建立发票使用登记制度，对发票的领用、开具、作废、红冲等情况进行详细登记。2.各部门领用发票时，应填写发票领用登记表，注明领用日期、发票种类、号码、数量等信息，并由领用人签字确认。3.发票开具后，应及时在发票使用登记台账中记录开具日期、发票号码、购买方名称、金额、税额等信息。4.发票作废或红冲时，应在发票使用登记台账中注明作废或红冲日期、原因及相关凭证号码等信息。（三）监督检查1.财务部门应定期对发票使用情况进行检查，确保发票使用符合规定。检查内容包括发票开具的真实性、准确性、完整性，发票保管的安全性，发票使用登记的及时性、准确性等。2.公司内部审计部门应不定期对发票管理情况进行审计监督，检查发票管理制度的执行情况及存在的问题，并提出改进建议。3.对于违反发票管理制度的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理，情节严重的，将依法追究相关人员的法律责任。七、税务申报与发票管理的衔接（一）发票数据采集1.财务部门应按照税务机关的要求，及时将发票开具信息通过增值税发票管理新系统等方式进行数据采集，并上传至税务机关。2.在进行增值税纳税申报时，应确保申报数据与发票开具数据一致，准确计算应纳税额，并按时足额缴纳税款。（二）发票认证与抵扣1.对于取得的增值税专用发票，应在规定的认证期限内进行认证。认证通过后，方可作为进项税额进行抵扣。2.财务部门应建立发票认证台账，记录发票认证日期、发票号码、金额、税额、认证结果等信息，确保发票认证工作准确无误。（三）税务风险防控1.加强对发票管理与税务申报工作的协调配合，及时关注税收政策变化，确保公司税务申报的准确性和合规性，避免因发票管理不善导致税务风险。2.定期对公司税务申报情况进行自查自纠，发现问题及时整改，确保公司税务工作合法合规，降低税务风险。八、培训与宣传（一）培训计划1.财务部门应定期组织公司员工进行发票管理相关知识培训，提高员工对发票管理重要性的认识，增强员工的发票管理技能。2.培训内容包括发票管理法律法规、发票种类及适用范围、发票开具与取得要求、发票保管与使用规定、税务申报与发票管理衔接等方面。3.根据公司实际情况和员工需求，制定年度培训计划，并确保培训计划的有效实施。（二）宣传教育1.公司应通过内部宣传栏、邮件、会议等多