公车配套财务制度

PAGE公车配套财务制度一、总则（一）目的为加强公司公车财务管理，规范公车费用支出，提高公车使用效率，确保公车使用符合公司规定和相关法律法规要求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有公车的购置、使用、维护、处置等相关财务活动。（三）基本原则1.合规性原则公车财务管理必须严格遵守国家有关法律法规、财务制度以及公司的相关规定，确保各项财务活动合法合规。2.预算控制原则加强公车费用预算管理，合理安排公车购置、运行维护等费用，严格控制预算执行，确保公车费用支出不超预算。3.效益性原则提高公车使用效率，优化公车资源配置，降低公车使用成本，实现公车使用效益最大化。4.公开透明原则公车财务信息应定期公开，接受公司内部监督和员工的查询，确保公车费用支出透明化。二、公车购置管理（一）购置预算编制1.各部门根据工作需要和实际情况，每年年底前向公司财务部门提交下一年度公车购置预算申请，详细说明购置理由、车型、数量、预计价格等信息。2.财务部门对各部门提交的预算申请进行汇总、审核，并结合公司整体财务状况和发展战略，编制公司年度公车购置预算草案，报公司管理层审批。3.经公司管理层审批通过的公车购置预算，应严格按照预算执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算，必须按照公司预算调整程序进行审批。（二）购置决策1.公司成立公车购置评审小组，成员包括财务部门、行政部门、审计部门等相关人员。评审小组负责对公车购置项目进行评估和决策。2.购置公车时，应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价等方式选择供应商。在采购过程中，要严格按照相关法律法规和公司采购制度执行，确保采购程序合法合规。3.评审小组应根据公车购置预算、实际需求、车辆性能、价格、售后服务等因素，对各供应商的报价和方案进行综合评审，选择最优的购置方案。（三）购置资金支付1.公车购置资金应按照合同约定和公司财务支付流程进行支付。在支付前，财务部门应审核购置合同、发票等相关凭证，确保支付依据充分、合法合规。2.对于金额较大的公车购置项目，应实行分期付款方式，根据合同约定的付款节点进行支付。财务部门应做好分期付款的记录和跟踪，确保资金安全。3.公车购置完成后，采购部门应及时将车辆购置发票、车辆行驶证、车辆购置税完税证明等相关资料移交财务部门进行账务处理。三、公车使用管理（一）使用登记1.公司行政部门负责建立公车使用登记制度，对公车的使用情况进行详细记录。使用登记内容包括使用时间（精确到具体小时）、使用部门、使用人、使用事由、行驶里程等信息。2.公车使用人应在每次使用公车前，到行政部门填写公车使用登记表，并经行政部门负责人签字确认后方可使用。3.行政部门应定期对公车使用登记表进行整理和统计，每月末将本月公车使用情况汇总表报送财务部门，作为公车费用核算的依据。（二）费用核算1.公车费用主要包括燃油费、维修费、保险费、停车费、过路费等。财务部门应根据公车使用登记表和相关费用发票，对公车费用进行准确核算。2.燃油费核算公司应统一办理公车加油卡，并实行一车一卡制度。加油卡充值由财务部门负责，充值金额应根据公车使用情况和油耗标准进行合理安排。公车使用人在加油时，应使用公司统一的加油卡，并在加油站索取加油发票。加油发票应注明加油车辆车牌号、加油时间、加油金额等信息。财务部门每月根据加油卡充值记录和加油发票，对公车燃油费进行核算。对于超出油耗标准的车辆，应进行分析和调查，查明原因并采取相应措施。3.维修费核算公车维修应遵循定点维修原则，由行政部门选择信誉良好、维修质量可靠的汽车维修厂作为定点维修单位，并签订维修合同。公车使用人在车辆出现故障时，应及时向行政部门报告，行政部门根据车辆故障情况安排到定点维修厂进行维修。维修完成后，维修厂应出具维修发票和维修清单，注明维修项目、维修金额等信息。财务部门对公车维修费用进行审核时，应重点关注维修项目是否合理、维修价格是否符合市场行情、维修发票是否真实有效等。对于不合理的维修费用，财务部门有权拒绝报销。4.保险费核算公车保险由公司统一办理，保险费用根据车辆购置价格、使用年限、保险险种等因素确定。财务部门应按照保险合同约定，及时支付公车保险费用，并做好保险费用的核算和记录。5.停车费、过路费核算公车使用人在停车、过路费发生时，应妥善保存相关票据，并在票据上注明使用车辆车牌号、使用时间、事由等信息。财务部门根据公车使用登记表和停车、过路费票据，对停车费、过路费进行核算。（三）费用报销1.公车使用人应在每次公车使用费用发生后，及时整理相关票据，并按照公司费用报销流程进行报销。报销时，应填写费用报销单，注明费用发生时间、事由、金额等信息，并附上相关发票、清单等凭证。2.行政部门负责人应对公车使用人提交的费用报销单进行初审，审核内容包括费用发生的真实性、合理性、票据的完整性等。初审通过后，行政部门负责人在费用报销单上签字确认。3.财务部门对行政部门初审通过的费用报销单进行复审，复审重点关注费用是否符合公司财务制度和相关规定、报销金额是否准确、票据是否合规等。复审通过后，财务部门按照公司财务支付流程进行报销支付。4.对于不符合公司财务制度和相关规定的公车费用报销，财务部门有权拒绝报销，并向报销人说明原因。四、公车维护管理（一）定期保养1.公司应制定公车定期保养计划，明确不同车型的保养周期、保养项目和保养标准。公车使用人应按照保养计划，及时将车辆送到指定的维修厂进行定期保养。2.定期保养费用由公司承担，财务部门应根据保养计划和实际保养情况，对保养费用进行核算和支付。在支付保养费用时，应审核保养发票、保养清单等相关凭证，确保保养费用合理合规。3.行政部门应建立公车保养档案，记录每辆车的保养情况，包括保养时间、保养项目、保养费用等信息。保养档案应作为公车管理的重要资料进行保存，以备查询和审计。（二）故障维修及应急维修1.公车在使用过程中出现故障时，使用人应及时向行政部门报告。行政部门根据故障情况，判断是否为紧急故障。对于紧急故障，应立即安排车辆进行维修，确保车辆正常使用。2.对于非紧急故障，行政部门应根据车辆维修情况，安排到定点维修厂进行维修。维修过程中，行政部门应加强对维修质量和维修费用的监督，确保维修工作符合公司要求。3.应急维修费用在发生时，由行政部门先行垫付，维修完成后，行政部门应及时整理维修发票、维修清单等相关凭证，并按照公司费用报销流程进行报销。（三）维修配件管理1.公司应建立公车维修配件管理制度，规范维修配件的采购、入库、领用等流程。维修配件采购应遵循质优价廉、公开透明的原则，通过招标、询价等方式选择供应商。2.维修厂在维修公车时，应填写维修配件领用清单，注明领用配件名称规型号、数量、金额等信息。行政部门应定期对维修配件领用清单进行审核，确保维修配件领用合理合规。3.财务部门应根据维修配件领用清单和采购发票，对维修配件费用进行核算。对于库存的维修配件，应定期进行盘点，确保账实相符。五、公车处置管理（一）处置审批1.公车达到报废条件或因其他原因需要处置时，使用部门应填写公车处置申请，详细说明处置原因、车辆现状、预计处置价格等信息，并提交行政部门审核。2.行政部门对公车处置申请进行审核后，组织相关人员对车辆进行评估，确定车辆的实际价值。评估结果报公司管理层审批。3.经公司管理层审批通过的公车处置申请，方可进行下一步处置操作。（二）处置方式1.公车处置方式主要包括报废、转让、拍卖等。对于达到报废条件的公车，应按照国家有关规定进行报废处理，报废车辆应及时办理报废手续，并将报废车辆交售给有资质的报废汽车回收企业。2.对于尚可使用的公车，可根据车辆实际情况进行转让或拍卖。转让或拍卖公车时，应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、拍卖等方式进行，确保处置价格合理。3.公车处置收入应及时足额上缴公司财务部门，纳入公司统一核算。财务部门应按照相关规定，对公车处置收入进行账务处理。（三）处置账务处理1.公车处置完成后，行政部门应及时将公车处置相关资料移交财务部门，包括公车处置申请审批文件、评估报告、处置合同、处置收入凭证等。2.财务部门根据公车处置相关资料，对公车处置进行账务处理。对于报废的公车，应按照固定资产清理的相关规定，冲减固定资产账面价值，并将处置净损失计入当期损益；对于转让或拍卖的公车，应按照实际收到的处置收入，冲减固定资产账面价值，并将处置净收益计入当期损益。六、监督与检查（一）内部审计监督1.公司审计部门应定期对公车配套财务制度的执行情况进行审计监督，检查公车购置、使用、维护、处置等环节的财务活动是否符合公司制度和相关法律法规要求。2.审计部门在审计过程中，有权查阅公车使用登记记录、费用报销凭证、维修清单、保险合同等相关资料，对相关人员进行询问和调查。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.审计部门应定期向公司管理层提交公车配套财务制度审计报告，报告审计结果和发现的问题，为公司管理层决策提供参考依据。（二）财务部门日常监督1.财务部门应加强对公车费用的日常核算和监督，定期对公车费用支出情况进行分析和比对，及时发现异常情况并进行调查处理。2.财务部门在审核公车费用报销时，应严格按照公司财务制度和相关规定执行，对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。对于不符合规定的报销，应拒绝报销并向报销人说明原因。3.财务部门应定期与行政部门核对公车使用情况和费用支出情况，确保公车使用登记记录和费用核算准确无误。（三）违规处理1.对于违反公车配套财务制度的行为，公司将视情节