爱护公共设施及财务制度

PAGE爱护公共设施及财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司/组织内公共设施的使用与管理，确保公共设施的正常运行，同时完善财务制度，保障公司/组织的财务安全与合理使用，提高资源利用效率，营造良好的工作环境和秩序。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门、员工以及涉及公共设施使用的相关人员。（三）基本原则1.爱护公共设施原则：全体员工应树立爱护公共设施的意识，珍惜资源，杜绝浪费和破坏行为。2.财务合规原则：严格遵守国家法律法规和行业财务标准，确保财务活动合法、规范、透明。3.责任明确原则：明确公共设施管理和财务相关工作的责任主体，做到责任到人。4.效益优先原则：在保障公共设施正常使用和财务安全的前提下，追求资源利用的最大效益。二、公共设施管理（一）公共设施范围界定1.办公区域设施：包括办公桌椅、文件柜、电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备，以及照明灯具、空调、通风设备、消防设施等。2.公共区域设施：如电梯、楼梯、走廊、卫生间设施、停车场设施等。3.其他设施：根据公司/组织实际情况确定的其他公共设施，如会议室设备、活动场地设施等。（二）公共设施采购1.需求申请各部门根据工作需要，填写公共设施采购申请表，详细说明采购设施的名称、规格、数量、用途及预计使用年限等信息，并提交至行政部门。2.审核与审批行政部门对采购申请进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。审核通过后，提交至相关领导审批。审批流程按照公司/组织既定的审批权限执行。3.采购实施经审批同意后，行政部门负责按照公司/组织的采购流程进行采购。优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商。采购过程中应签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务。（三）公共设施登记与建档1.行政部门对采购的公共设施进行详细登记，记录设施的名称、型号、规格、购置日期、价格、供应商等信息。2.为每一项公共设施建立档案，包括采购合同、使用说明书、维修记录、保养记录等相关资料，以便于查询和管理。（四）公共设施使用与维护1.使用规范员工应按照公共设施的使用说明正确操作，不得擅自更改设施的设置和功能。严禁在公共设施上乱涂乱画、张贴无关标识或进行其他损坏行为。对于多人使用的公共设施，应遵循先来后到、轮流使用的原则，不得争抢或独占。2.日常维护各部门负责本部门使用的公共设施的日常清洁和简单维护工作。定期擦拭办公设备、清理公共区域卫生等。行政部门定期组织对公共设施进行全面检查和维护，及时发现并解决设施存在的问题。对于专业性较强的设施，委托专业维修人员进行维修保养。3.维修与更换当公共设施出现故障或损坏时，使用部门应及时向行政部门报告。行政部门根据设施的损坏情况，判断是否需要维修或更换。对于需要维修的设施，行政部门安排维修人员进行维修，并记录维修情况。对于无法维修或维修成本过高的设施，按照规定的流程进行报废处理，并及时采购新的设施进行更换。（五）公共设施报废与处置1.报废条件公共设施已达到规定的使用年限，且无法正常使用或维修成本过高。因技术进步、设备更新等原因，现有设施已被淘汰，不再适应工作需要。设施因不可抗力因素导致严重损坏，无法修复。2.报废申请使用部门填写公共设施报废申请表，详细说明报废设施的名称、型号、购置日期、报废原因等信息，并提交至行政部门。3.审核与审批行政部门对报废申请进行审核，核实报废设施的实际情况。审核通过后，提交至相关领导审批。审批通过后，行政部门负责按照规定的程序对报废设施进行处置。4.处置方式对于有一定价值的报废设施，通过招标、拍卖等方式进行处置，处置收入上缴公司/组织财务。对于无价值的报废设施，委托专业的废品回收公司进行回收处理，并做好相关记录。三、财务制度（一）财务预算管理1.预算编制每年末，各部门根据本部门下一年度的工作计划和业务需求，编制部门预算草案，包括收入预算、成本费用预算等。财务部门对各部门的预算草案进行汇总和审核，结合公司/组织的整体战略目标和财务状况，编制公司/组织年度财务预算草案。年度财务预算草案提交至公司/组织管理层进行审议和批准。2.预算执行各部门严格按照批准的预算执行，确保各项收入和支出在预算范围内。财务部门定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并向管理层汇报。3.预算调整在预算执行过程中，如因特殊情况需要调整预算，各部门应提出预算调整申请，详细说明调整的原因、内容和金额等。财务部门对预算调整申请进行审核，提交至管理层审批。经批准后，对预算进行相应调整。（二）收入管理1.收入范围公司/组织的收入包括主营业务收入、其他业务收入等。主营业务收入根据公司/组织的业务性质确定，其他业务收入如租金收入、资产处置收入等。2.收入确认财务部门按照国家会计准则和相关税收法规的规定，准确确认各项收入的实现时间和金额。对于主营业务收入，根据销售合同或服务协议的约定，在满足收入确认条件时确认收入。对于其他业务收入，按照实际发生的交易情况确认收入。3.收款管理销售部门或相关业务部门负责与客户沟通收款事宜，按照合同约定及时催收款项。财务部门对收款情况进行跟踪和记录，确保款项及时足额收回。对于逾期未收回的款项，及时采取措施进行催讨。（三）成本费用管理1.成本费用分类成本费用分为直接成本和间接成本。直接成本如原材料成本、人工成本等，与具体业务直接相关；间接成本如管理费用、销售费用、财务费用等，为组织运营提供支持。2.成本费用控制各部门应加强成本费用管理，严格控制各项成本费用支出，确保费用支出合理、合规。财务部门制定成本费用控制指标和标准，定期对各部门的成本费用执行情况进行考核和分析。对于重大成本费用支出项目，实行专项审批制度，确保支出的必要性和合理性。3.费用报销员工因工作需要发生的费用支出，按照公司/组织的费用报销制度进行报销。报销时应填写费用报销单，附上相关发票、收据等凭证，并经部门负责人审核签字。财务部门对费用报销凭证进行审核，审核通过后予以报销。对于不符合报销规定的费用，不予报销。（四）资产管理1.资产分类公司/组织的资产包括流动资产、固定资产、无形资产等。流动资产如货币资金、应收账款、存货等；固定资产如房屋建筑物、机器设备、办公家具等；无形资产如专利权、商标权、著作权等。2.资产购置固定资产购置按照公共设施采购流程执行。无形资产购置根据相关法律法规和公司/组织规定进行，签订购买合同或协议。财务部门对资产购置进行账务处理，准确记录资产的入账价值。3.资产折旧与摊销固定资产按照规定的折旧方法和折旧年限计提折旧，折旧费用计入相关成本费用。无形资产按照规定的摊销方法和摊销年限进行摊销，摊销费用计入相关成本费用。4.资产清查财务部门定期组织资产清查工作，核实资产的实际情况，确保账实相符。对于清查中发现的资产盘盈、盘亏等情况，及时进行账务处理，并查明原因，追究相关责任。（五）财务审批流程1.一般费用审批员工填写费用报销单或其他财务支出申请单，经部门负责人审核签字，确认费用支出的合理性和必要性。财务部门对申请单进行审核，重点审核费用的合规性、金额的准确性等。审核通过后，提交至相关领导审批。领导根据审批权限进行审批，审批通过后，财务部门予以报销或支付款项。2.重大支出审批对于金额较大或涉及重要事项的财务支出，如重大投资项目、大额采购合同等，实行集体决策和多级审批制度。相关部门提交详细的项目报告和支出预算，经财务部门审核、专业部门评估后，提交至公司/组织管理层进行审议。管理层根据项目的可行性、风险评估等情况进行决策，审批通过后按照规定的程序执行。四、监督与检查（一）内部监督1.设立专门的监督岗位或小组，定期对公共设施管理和财务制度的执行情况进行检查。2.各部门应定期自查本部门公共设施的使用和维护情况以及财务收支情况，发现问题及时整改，并向公司/组织报告。（二）违规处理1.对于违反公共设施管理规定，如故意损坏公共设施、擅自更改设施使用功能等行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、罚款、赔偿损失等。2.对于违反财务制度的行为，如虚报费