公司采购与财务制度

PAGE公司采购与财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购与财务活动，确保采购流程的透明、高效、合规，保障公司财务安全，合理控制成本，提高公司经济效益和运营效率。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购活动及相关财务处理，包括但不限于办公用品采购、设备采购、原材料采购等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购与财务活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保各项业务合法合规。2.准确性原则：采购信息及财务数据记录应准确无误，保证财务报表真实可靠。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。4.制衡性原则：建立采购与财务相关岗位之间的制衡机制，防止舞弊和错误发生。二、采购制度（一）采购计划1.需求预测各部门应根据业务发展需求，提前进行采购需求预测，填写采购需求申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.计划审批采购需求申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。采购部门汇总各部门需求，结合库存情况，制定年度采购计划和月度采购计划，报公司管理层审批。（二）供应商管理1.供应商筛选采购部门负责建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商资料，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，筛选出合格的供应商。2.供应商评估与考核定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括交货及时性、产品质量、售后服务等方面。根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不合格的供应商进行淘汰或整改。3.供应商合作协议与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括采购价格、交货期、质量标准、付款方式等条款，确保双方合作的顺利进行。（三）采购流程1.采购申请各部门根据实际需求填写采购申请单，注明采购物品或服务的详细信息、预算金额、申请日期等，并经部门负责人审批。2.采购审批采购申请单提交至采购部门后，采购人员进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。对于金额较大或特殊的采购项目，需提交公司管理层审批。3.采购执行采购人员根据审批后的采购申请单，在合格供应商范围内进行询价、比价、议价，选择合适的供应商进行采购。采购人员应与供应商签订采购合同或订单，明确采购物品或服务的规格、数量、价格、交货期、付款方式等条款。4.到货验收采购物品到货前，采购人员应通知相关部门做好验收准备。到货后，由验收部门按照合同要求对采购物品的数量、质量、规格等进行验收。验收合格后，验收人员在验收单上签字确认。如发现问题，应及时与供应商沟通解决。5.付款结算采购部门根据验收单和采购合同，填写付款申请单，提交至财务部门。财务部门审核付款申请单的真实性、准确性和合规性后，按照合同约定的付款方式进行付款结算。（四）采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行监督检查，审查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见。2.外部审计定期聘请外部审计机构对公司采购与财务制度的执行情况进行审计，确保公司采购与财务活动符合法律法规和相关行业标准的要求。三、财务制度（一）财务预算1.预算编制财务部门根据公司战略规划和年度经营目标，结合上一年度财务预算执行情况和本年度业务发展需求，编制年度财务预算。年度财务预算应包括收入预算、成本预算、费用预算、资金预算等内容。2.预算审批年度财务预算编制完成后，提交至公司管理层审批。经审批后的财务预算作为公司年度财务管理的依据，各部门应严格按照预算执行。3.预算执行与监控财务部门负责对财务预算的执行情况进行监控，定期对预算执行情况进行分析和评估，及时发现预算执行过程中存在的问题，并采取相应的措施进行调整和改进。（二）资金管理1.资金筹集公司根据业务发展需要，合理筹集资金，确保公司资金链的稳定。资金筹集方式包括银行贷款、股权融资、债券融资等。在筹集资金过程中，应严格遵守国家法律法规和相关金融政策的要求。2.资金使用公司资金应按照预算安排合理使用，确保资金使用的效益性和安全性。资金使用应严格履行审批手续，大额资金支出需经公司管理层审批。3.资金结算财务部门负责办理公司各项资金结算业务，包括现金收付、银行结算、票据结算等。资金结算应严格遵守国家法律法规和银行结算制度的要求，确保资金结算的安全、准确、及时。4.资金风险管理建立资金风险预警机制，对公司资金状况进行实时监控，及时发现和防范资金风险。加强对资金风险的分析和评估，制定相应的风险应对措施，确保公司资金安全。（三）会计核算1.会计政策与会计估计公司应根据国家法律法规和会计准则的要求，制定适合本公司的会计政策和会计估计，并报公司管理层审批。会计政策和会计估计一经确定，不得随意变更。2.会计凭证与账簿设置财务部门应按照国家法律法规和会计准则的要求，设置会计凭证和账簿，对公司各项经济业务进行及时、准确、完整的记录。会计凭证应真实、合法、有效，账簿应定期进行核对和结账。3.财务报表编制财务部门应按照国家法律法规和会计准则的要求，定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表应真实、准确、完整，反映公司的财务状况、经营成果和现金流量情况。4.财务报表审计定期聘请外部审计机构对公司财务报表进行审计，确保财务报表的真实性和合法性。审计报告应及时提交公司管理层，并向股东和相关监管部门披露。（四）财务监督与内部控制1.内部监督公司内部审计部门定期对财务活动进行监督检查，审查财务制度的执行情况、财务报表的真实性和合法性、资金使用的合规性等，发现问题及时提出整改意见。2.内部控制建立健全财务内部控制制度，明确各部门和岗位的职责权限，规范财务操作流程，加强对财务风险的防范和控制。定期对财务内部控制制度进行评估和完善，确保内部控制制度的有效性。四、采购与财务的衔接（一）信息共享采购部门与财务部门应建立信息共享机制，及时沟通采购与财务相关信息。采购部门应将采购合同、采购订单、验收单等信息及时传递给财务部门，财务部门应将付款信息、财务报表等反馈给采购部门。（二）采购成本控制与财务审核1.采购成本控制采购部门在采购过程中应严格控制采购成本，通过询价、比价、议价等方式，选择性价比最优的供应商。财务部门应参与采购成本控制工作，对采购价格进行审核，确保采购成本合理。2.财务审核财务部门在审核采购付款申请时，应重点审核采购合同的执行情况、验收单的真实性和准确性、付款金额的合理性等。如发现问题，应及时与采购部门沟通核实，并拒绝支付不合理的款项。（三）财务分析与采购决策支持1.财务分析财务部门定期对公司采购与财务数据进行分析，包括采购成本分析、资金使用效率分析、供应商付款情况分析等，为公司管理层提供决策支持。2.采购决策支持根据