祠堂理事会财务制度规定

PAGE祠堂理事会财务制度规定一、总则（一）制定目的本财务制度规定旨在规范祠堂理事会的财务管理，确保财务活动合法、合规、透明，保障祠堂各项事务的顺利开展，维护理事会成员及相关利益方的权益，促进祠堂文化的传承与发展。（二）适用范围本制度适用于祠堂理事会及其下属各分支机构、专项事务小组等涉及祠堂财务收支的所有活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财务制度，依法进行财务活动。2.规范性原则：建立健全财务管理制度和流程，规范财务核算、审批、监督等各项工作。3.公开透明原则：定期公开财务信息，接受理事会成员、族人及社会监督。4.收支平衡原则：合理安排收入与支出，确保财务状况稳定，避免出现财务风险。5.专款专用原则：对于特定用途的资金，严格按照规定专款专用，不得挪作他用。二、财务机构与人员设置（一）财务机构祠堂理事会设立独立的财务管理部门，负责日常财务工作。财务管理部门应配备必要的办公设备和财务软件，以满足财务管理的需要。（二）人员职责1.财务负责人全面负责祠堂理事会的财务管理工作，制定财务工作计划和目标，并组织实施。建立健全财务管理制度，规范财务核算流程，确保财务工作的规范化和标准化。审核财务收支凭证，监督财务预算执行情况，定期进行财务分析，为理事会决策提供财务依据。负责与外部财务机构、税务部门等相关单位的沟通协调，处理财务相关事宜。组织财务人员培训，提高财务人员业务水平和综合素质。2.会计人员按照国家统一的会计制度进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务会计报告。负责财务数据的收集、整理、分析和归档，确保财务信息的准确性和完整性。协助财务负责人进行财务预算编制和执行监控，及时反馈财务预算执行情况。负责财务票据的管理，包括发票的开具、保管、核销等工作。配合内部审计和外部审计工作，提供相关财务资料和解释说明。3.出纳人员负责办理现金收付和银行结算业务，严格按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定，确保现金和银行存款的安全。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。保管库存现金、有价证券、空白支票和收据等重要财务票据，确保其安全完整。协助会计人员进行资金核对和账务处理，及时传递收付款凭证。三、财务预算管理（一）预算编制1.每年[具体时间]前，财务负责人应组织各部门根据祠堂年度工作计划和目标，编制下一年度财务预算草案。2.预算草案应包括收入预算、支出预算、资金预算等内容。收入预算应根据祠堂的收入来源，如族人捐赠、祠堂产业收入、政府补助等进行合理预测；支出预算应按照祠堂各项事务的实际需求，分为日常运营支出、修缮维护支出、文化活动支出、祭祀活动支出等进行详细编制。3.各部门在编制预算时，应充分考虑各项业务的必要性和可行性，对预算项目进行详细说明，并提供相关依据和数据支持。4.财务负责人对各部门提交的预算草案进行汇总、审核和平衡，形成年度财务预算方案，提交理事会审议。（二）预算审批1.理事会应在[规定时间]内对年度财务预算方案进行审议。审议过程中，理事会成员可对预算项目提出意见和建议，财务负责人应进行解释和说明。2.经理事会审议通过的财务预算方案，作为祠堂年度财务收支的依据，不得随意调整。如遇特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。（三）预算执行与监控1.财务部门应按照批准的财务预算组织实施，严格控制各项费用支出，确保预算的执行。2.建立预算执行监控机制，定期对预算执行情况进行检查和分析。财务负责人应每月向理事会汇报预算执行情况，对预算执行偏差较大的项目，及时查明原因，并提出改进措施。3.各部门应积极配合财务部门做好预算执行工作，严格按照预算安排开展各项业务活动，不得擅自突破预算。四、收入管理（一）收入范围祠堂理事会的收入主要包括以下几类：1.族人捐赠：族人自愿向祠堂捐赠的款项和物资。2.祠堂产业收入：祠堂所属房产、土地、商铺等产业的租赁收入、经营收入等。3.政府补助：政府部门给予祠堂的相关扶持资金、项目补助等。4.其他收入：如利息收入、赞助收入、文化活动收入等。（二）捐赠管理1.设立专门的捐赠登记制度，对每一笔捐赠进行详细登记，包括捐赠人姓名、联系方式、捐赠金额、捐赠时间、捐赠用途等信息。2.开具统一的捐赠收据，确保捐赠收据的真实性和合法性。捐赠收据应加盖祠堂理事会财务专用章，并按照规定进行编号和保管。3.对于大额捐赠或有特殊要求的捐赠，应与捐赠人签订捐赠协议，明确双方的权利和义务，确保捐赠资金的使用符合捐赠人的意愿。4.定期公布捐赠情况，接受族人及社会监督。公布内容应包括捐赠人姓名、捐赠金额、捐赠时间等信息，鼓励更多族人参与捐赠。（三）产业收入管理1.加强祠堂产业的资产管理，建立健全产业资产台账，详细记录产业资产的名称、数量、价值、使用状况等信息。2.规范产业租赁合同的签订，明确租赁期限、租金标准、租金支付方式、违约责任等条款，确保租赁收入的稳定和安全。3.定期对产业经营情况进行检查和评估，及时发现问题并采取措施加以解决。对于经营不善的产业，可根据实际情况进行调整或优化经营策略。4.产业收入应及时足额入账，按照规定进行核算和管理。（四）其他收入管理1.对于利息收入、赞助收入、文化活动收入等其他收入，应按照相关规定进行核算和管理。2.文化活动收入应在活动结束后及时进行结算，确保收入的准确性和完整性。五、支出管理（一）支出审批流程1.一般支出审批经办人填写费用报销单，详细注明支出事由、金额、支付方式等信息，并附上相关发票、收据等原始凭证。部门负责人对支出事项的真实性、合理性进行审核，签字确认后提交财务部门。财务人员对报销凭证的合法性、合规性进行审核，审核无误后报财务负责人审批。财务负责人审批通过后，交由出纳人员办理支付手续。2.重大支出审批对于金额较大（具体金额标准由理事会确定）的重大支出项目，如祠堂修缮、大型文化活动举办等，经办人应提前提交详细的项目预算和实施方案，报部门负责人审核。部门负责人审核通过后，提交理事会审议。理事会应组织相关人员进行论证和评估，对项目的必要性、可行性、预算合理性等进行审查。经理事会审议通过后，按照一般支出审批流程进行后续审批和支付。（二）支出范围与标准1.日常运营支出包括办公费用、水电费、通讯费、差旅费等。办公费用应严格控制，按照实际需求采购办公用品；水电费、通讯费应根据实际使用情况进行支付；差旅费应按照相关规定标准执行，严格控制出差人数和天数。2.修缮维护支出用于祠堂建筑、设施设备的修缮和维护。修缮维护项目应按照规定进行立项审批，编制预算，选择具有资质的施工单位进行施工，并严格控制工程质量和造价。3.文化活动支出举办各类与祠堂文化相关的活动费用，如祭祀活动、文化讲座、文艺演出等。文化活动支出应根据活动规模和实际需求进行合理安排，注重活动效果和社会效益。4.祭祀活动支出祭祀用品采购、祭祀仪式费用等。祭祀活动支出应遵循传统习俗和相关规定，确保祭祀活动的庄重和规范。（三）费用报销规定1.费用报销应在规定时间内进行，原则上应在费用发生后[具体天数]内提交报销申请。2.报销凭证应真实、合法、有效，发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，收据必须加盖收款单位财务专用章或发票专用章。3.报销凭证应与支出事由相符，不得涂改、伪造。对于不符合规定的报销凭证，财务人员有权拒绝报销。4.报销金额应与发票金额一致，如有折扣、优惠等情况，应在发票上注明或提供相关证明材料。5.采用公务卡结算的费用，应按照公务卡使用规定进行报销，报销时应提供公务卡消费记录和相关发票。六、资产管理（一）资产分类与登记1.祠堂理事会的资产分为流动资产和固定资产。流动资产包括现金、银行存款、应收账款、存货等；固定资产包括房屋建筑物、机器设备、交通工具、文物文化资产等。2.建立资产台账，对各类资产进行详细登记，包括资产名称、规格型号、数量、购置时间、购置金额、使用部门等信息。3.定期对资产进行清查盘点，确保资产账实相符。清查盘点工作每年至少进行一次，由财务部门牵头，会同相关部门共同实施。（二）固定资产管理1.固定资产购置应按照规定进行审批，纳入年度预算管理。购置固定资产时，应选择正规渠道，确保资产质量和售后服务。2.对固定资产进行编号管理，建立固定资产卡片，详细记录固定资产的基本信息、使用情况、维修保养记录等。3.定期对固定资产进行折旧计提，折旧方法应符合国家统一的会计制度规定。固定资产折旧应计入相关成本费用，不得随意变更折旧政策。4.固定资产的处置应按照规定进行审批，处置收入应及时足额入账。处置固定资产时，应选择具有资质的评估机构进行评估，确保处置价格合理公正。（三）流动资产与存货管理1.加强现金和银行存款的管理，严格执行现金管理制度和银行结算制度，确保资金安全。定期对银行账户进行核对，编制银行存款余额调节表，及时发现和处理未达账项。2.对应收账款进行跟踪管理，及时催收欠款，减少坏账损失。建立应收账款台账，详细记录应收账款的发生时间、金额、欠款单位、催收情况等信息。3.对存货进行分类管理，建立存货台账，记录存货的名称、规格型号、数量、出入库时间、领用部门等信息。定期对存货进行盘点，确保存货账实相符。存货的采购、验收、保管、领用等环节应严格按照规定流程进行，防止存货丢失、损坏和浪费。七、财务报告与信息披露（一）财务报告编制财务部门应定期编制财务报告，包括月度财务报表、季度财务报表和年度财务报告。财务报表应按照国家统一的会计制度规定编制，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。1.月度财务报表应在每月终了后[规定时间]内编制完成，反映祠堂理事会当月的财务状况和经营成果。2.季度财务报表应在每季度终了后[规定时间]内编制完成，除包括月度财务报表的内容外，还应增加季度财务分析等内容。3.年度财务报告应在每年终了后[规定时间]内编制完成，全面反映祠堂理事会年度财务状况、经营成果和现金流量等情况。年度财务报告应包括财务报表、财务报表附注、财务情况说明书等内容。（二）财务分析财务负责人应定期对财务报告进行分析，为理事会决策提供参考依据。财务分析应包括以下内容：1.财务状况分析：分析资产、负债、所有者权益的结构和变化情况，评估财务风险。2.经营成果分析：分析收入、成本、费用、利润的构成和变化情况，评价经营效益。3.现金流量分析：分析现金流入、流出的情况和趋势，评估资金流动性和偿债能力。4.预算执行情况分析：对比实际执行情况与预算指标，分析差异原因，提出改进措施。（三）信息披露1.定期在祠堂内显著位置公布财务信息，包括月度财务报表、季度财务报表摘要、年度财务报告等，接受理事会成员和族人的监督。2.对于重大财务事项，如大额捐赠、重大支出、资产处置等，应及时向理事会成员和族人通报，并进行详细说明。3.鼓励通过祠堂网站、微信公众号等新媒体平台公开财务信息，提高信息透明度，方便族人查询和监督。八、财务监督与审计（一）内部监督1.建立健全内部财务监督制度，明确财务监督的职责、权限和程序。财务部门应定期对财务收支情况进行自查自纠，发现问题及时整改。2.理事会成员有权对财务工作进行监督，对发现的问题可提出意见和建议。财务负责人应认真对待理事会成员的监督意见，及时反馈处理情况。3.设立举报信箱和举报电话，接受族人对财务问题的举报。对于举报事项，应及时进行调查核实，如情况属实，应依法依规进行处理，并将处理结果向举报人反馈。（二）外部审计1.每年聘请具有资质的会计师事务所对祠堂理事会的财务状况进行审计。审计内容包括财务报表审计、内部