商贸企业公司财务制度

PAGE商贸企业公司财务制度一、总则（一）目的本财务制度旨在规范公司财务管理，加强财务内部控制，确保公司财务活动合法、合规、有序进行，提高资金使用效率，保护公司资产安全，为公司的稳定发展提供有力的财务支持。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司等所有商贸业务相关的经营主体。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财经制度，依法进行财务活动。2.真实性原则：财务核算应当以实际发生的交易或事项为依据，如实反映公司财务状况和经营成果。3.完整性原则：涵盖公司财务活动的各个方面，确保财务信息全面、准确。4.及时性原则：及时记录、处理财务业务，按时编制财务报表，为公司决策提供及时有效的财务信息。5.权责发生制原则：收入和费用的确认应当以权责发生为基础，凡当期已经实现的收入和已经发生或应当负担的费用，不论款项是否收付，都应当作为当期的收入和费用；凡是不属于当期的收入和费用，即使款项已在当期收付，也不应当作为当期的收入和费用。6.谨慎性原则：在进行财务核算时，充分估计可能发生的风险和损失，合理计提各项减值准备，避免高估资产和收益，低估负债和费用。二、财务机构与人员设置（一）财务部门职责1.负责公司财务管理制度的制定、修订和执行监督。2.组织公司财务核算工作，编制财务报表，及时、准确反映公司财务状况和经营成果。3.负责公司资金的筹集、调配和使用管理，确保资金安全和高效运作。4.参与公司重大经营决策，提供财务分析和决策支持，评估项目的财务可行性。5.负责公司税务管理，依法纳税，合理进行税务筹划，降低税务风险。6.加强财务内部控制，防范财务风险，对公司财务活动进行审计和监督。7.负责与外部金融机构、税务机关、会计师事务所等相关部门的沟通与协调。（二）财务人员岗位职责1.财务经理全面负责公司财务管理工作，制定财务工作计划和目标，并组织实施。建立健全公司财务管理制度和内部控制体系，确保财务工作规范、有序。组织财务核算和财务报表编制工作，审核财务报表，为公司决策提供准确的财务信息。负责公司资金管理，合理安排资金，确保资金安全和高效使用。参与公司重大经营决策，提供财务分析和建议，协助公司领导进行决策。负责财务团队建设，组织财务人员培训和考核，提高团队整体素质。协调与外部金融机构、税务机关等相关部门的关系，维护公司良好的财务形象。2.会计按照国家统一会计制度和公司财务制度的规定，进行财务核算工作，及时、准确记录各项经济业务。负责编制记账凭证，登记账簿，定期结账，确保账账相符、账实相符。协助财务经理编制财务报表，提供相关财务数据和资料。负责财务档案的整理、归档和保管工作，确保财务档案的安全和完整。参与公司财产清查工作，协助核实资产状况，对清查结果进行账务处理。3.出纳负责公司现金收付、银行结算等资金出纳工作，严格遵守现金管理和银行结算制度。及时登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。保管库存现金、有价证券、空白支票和有关印章等，确保资金和票据的安全。协助会计做好财务核算工作，提供相关资金收付信息。定期与银行核对账目，编制银行存款余额调节表，及时发现和处理未达账项。三、财务核算管理（一）会计核算基础1.公司采用权责发生制进行会计核算，以实际发生的经济业务为依据，按照规定的会计处理方法进行账务处理。2.会计凭证、账簿、报表等会计资料应真实、完整、准确，符合国家统一会计制度的要求。3.会计年度自公历1月1日起至12月31日止。（二）会计科目设置公司按照国家统一会计制度的规定，结合公司实际情况设置会计科目，确保会计核算的准确性和规范性。会计科目一经确定，不得随意变更。如需变更，应经财务经理批准，并在财务报表附注中说明变更的原因及影响。（三）财务报表编制1.公司定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。2.财务报表应按照国家统一会计制度规定的格式和内容编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、报送及时。3.会计人员应在每月末结账后，及时编制月度财务报表；在每季度末、年末结账后，编制季度、年度财务报表。财务报表编制完成后，应经会计主管审核，财务经理复核，报公司总经理审批后对外报送相关部门。（四）财务档案管理1.财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务资料、银行对账单、财务合同等与公司财务活动相关的各类资料。2.财务档案应按照类别、年度、月份等进行分类整理，装订成册，并编制档案目录。档案管理人员应妥善保管财务档案，防止档案丢失、损坏或泄密。3.财务档案的保管期限按照国家有关规定执行。会计凭证、会计账簿等主要财务档案保管期限为30年；月度、季度财务报表保管期限为10年；年度财务报表及其他重要财务资料应永久保管。期满后，按照规定的程序进行销毁。4.查阅财务档案应办理登记手续，经财务经理批准后方可查阅。查阅人员不得在档案上涂改、标记、拆散原卷册或抽换单据。如需复印财务档案，应经财务经理同意，并由档案管理人员负责办理复印手续。四、资金管理（一）资金筹集1.公司根据经营发展需要，合理确定资金筹集规模和方式。资金筹集方式包括自有资金积累、银行贷款、股权融资等。2.申请银行贷款时，应按照银行要求提供相关资料，确保贷款申请资料真实、完整、合规。贷款获批后，应严格按照贷款合同约定使用资金，并按时足额偿还贷款本息。3.涉及股权融资等其他融资方式时，应按照相关法律法规和公司规定履行审批程序，确保融资活动合法、合规。（二）资金使用1.公司建立资金预算管理制度，各部门应根据年度经营计划和业务发展需要，编制本部门资金预算，经财务部门审核、公司领导审批后纳入公司年度资金预算。2.资金使用应严格按照预算执行，各部门不得擅自超预算使用资金。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序办理预算调整手续。3.公司资金支付应严格执行审批制度，所有资金支出必须经过相关负责人审批签字后方可支付。审批流程应明确各级审批权限和责任，确保资金支付的合理性和合规性。4.对于大额资金支出（具体金额标准由公司根据实际情况确定），应实行集体决策或联签制度，确保资金使用的安全性和透明度。5.公司应加强对资金使用的监控，定期对资金使用情况进行检查和分析，及时发现和纠正资金使用过程中的问题。（三）资金结算1.公司的资金结算应通过银行账户进行，不得坐支现金。出纳人员应严格按照银行结算制度办理资金收付业务，确保资金结算的安全、准确、及时。2.支票、汇票、本票等票据的使用应严格遵守相关规定，由专人负责保管和开具。票据开具后，应及时登记入账，并跟踪票据的使用情况，确保票据资金安全回笼。3.银行账户应定期进行核对，每月末出纳人员应编制银行存款余额调节表，对未达账项进行核实和处理。如发现异常情况，应及时报告财务经理，并采取相应措施进行处理。五、资产管理（一）流动资产1.货币资金公司应加强货币资金的管理，确保货币资金的安全。出纳人员应每日盘点库存现金，做到账款相符；定期核对银行存款账目，编制银行存款余额调节表，及时发现和处理未达账项。严禁现金白条抵库、坐支现金等违规行为。2.应收账款销售部门应建立健全客户信用管理制度，对客户进行信用评估，确定合理的信用额度和信用期限。财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，及时与销售部门沟通，督促销售部门采取有效措施催收账款。对逾期账款应加大催收力度，必要时可通过法律手段维护公司权益。对于确实无法收回的应收账款，应按照公司规定的审批程序进行核销，并在财务报表中如实反映。3.存货公司应建立存货管理制度，加强对存货采购计划、验收、保管、发出、盘点等环节的管理。采购部门应根据市场需求和库存情况，合理编制存货采购计划，确保存货数量合理、质量合格。仓库管理人员应严格按照存货管理制度对存货进行验收、保管和发出，确保存货账实相符。财务部门应定期对存货进行盘点，核实存货数量和价值。如发现存货盘盈、盘亏或毁损等情况，应及时查明原因，按照规定的审批程序进行处理，并调整存货账面价值。（二）固定资产1.公司固定资产是指使用期限超过一年，单位价值较高（具体标准由公司根据实际情况确定），并且在使用过程中保持原有物质形态的资产，包括房屋建筑物、机器设备、运输工具等。2.固定资产购置应按照公司规定的审批程序进行，购置前应进行可行性研究和论证，确保购置资产符合公司经营发展需要。3.固定资产应按照规定的折旧方法计提折旧，折旧年限和折旧率应符合国家统一会计制度的规定。财务部门应定期对固定资产折旧进行核算和调整，确保折旧计提准确。4.公司应建立固定资产清查制度，定期对固定资产进行清查盘点。清查盘点中发现的固定资产盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，按照规定的审批程序进行处理，并调整固定资产账面价值。5.固定资产处置应按照公司规定的审批程序进行，处置收入应及时足额入账，处置损失应按照规定进行核销。六、成本费用管理（一）成本核算1.公司应建立成本核算制度，明确成本核算对象、成本项目和成本计算方法。成本核算对象应根据公司经营特点和管理要求确定，成本项目应包括直接材料、直接人工、制造费用等。2.财务部门应按照成本核算制度的规定，对公司经营活动中的成本进行核算和归集，确保成本计算准确、合理。3.成本核算应与财务核算相结合，成本数据应来源于财务核算系统，确保成本信息的一致性和准确性。（二）费用管理1.公司费用分为管理费用、销售费用、财务费用等。各部门应严格控制费用支出，按照公司规定的费用标准和审批程序报销费用。2.费用报销应提供真实、合法、有效的原始凭证，报销凭证应符合国家税收法规和公司财务制度的要求。报销人员应在报销凭证上签字注明用途，经部门负责人审核、财务部门审核、公司领导审批后报销。3.财务部门应定期对费用支出情况进行分析和监控，发现费用异常波动应及时查明原因，并采取相应措施进行处理。4.公司应加强对业务招待费、差旅费、会议费等重点费用的管理，制定具体的费用管理办法，严格控制费用支出标准和范围。七、利润及利润分配管理（一）利润核算1.公司利润总额由营业利润、营业外收入和营业外支出组成。财务部门应按照国家统一会计制度的规定，准确核算公司的各项收入和支出，计算公司的利润总额。2.公司应加强对收入和成本费用的管理，确保利润核算的真实性和准确性。对于收入确认、成本结转等会计处理应符合相关会计准则和公司财务制度的规定。（二）利润分配1.公司利润分配应按照国家法律法规和公司章程的规定进行。利润分配顺序一般为：弥补以前年度亏损、提取法定盈余公积、提取任意盈余公积、向股东分配利润等。2.公司应根据当年盈利情况和发展需要，合理确定利润分配方案。利润分配方案应经公司董事会审议通过，并报股东大会批准后实施。3.财务部门应按照利润分配方案及时进行账务处理，确保利润分配的合规性和准确性。八、税务管理（一）税务登记与申报1.公司应按照国家税收法规的规定，及时办理税务登记手续，如实填写税务登记表，提供相关资料。2.财务部门应按照税务机关规定的申报期限和申报内容，按时进行纳税申报，报送纳税申报表、财务报表及其他相关资料。纳税申报应真实、准确、完整，不得虚报、漏报、迟报。3.公司应加强对税务申报数据的审核，确保申报数据与财务核算数据一致。如发现申报数据有误，应及时更正申报，并向税务机关说明情况。（二）税款缴纳1.公司应按照纳税申报结果及时足额缴纳税款。税款缴纳方式可根据税务机关规定选择银行转账、网上申报缴纳等方式。2.财务部门应建立税款缴纳台账，记录税款缴纳情况，确保税款缴纳的及时性和准确性。如因特殊原因不能按时缴纳税款，应提前向税务机关申请延期缴纳，并按照税务机关批准的期限缴纳税款，避免产生滞纳金和罚款。（三）税务筹划1.公司应在合法合规的前提下，进行合理的税务筹划，降低税务成本。税务筹划应结合公司经营特点和税收政策，制定切实可行的筹划方案。2.财务部门应关注国家税收政策变化，及时调整税务筹划方案，确保税务筹划的有效性和合法性。税务筹划方案应经公司领导批准后实施，并在实施过程中进行跟踪和评估。（四）税务风险管理1.公司应建立税务风险管理制度，识别、评估和应对税务风险。税务风险主要包括因税收政策变化、税务申报错误、税务筹划不当等原因导致的税务处罚、滞纳金、补缴税款等风险。2.财务部门应加强与税务机关的沟通与协调，及时了解税收政策动态，确保公司税务处理符合税收法规要求。对于重大税务事项，应提前咨询税务机关意见，避免税务风险。3.公司应定期对税务风险进行评估和检查，发现问题及时采取措施进行整改，确保公司税务风险可控。九、财务内部控制与审计（一）财务内部控制1.公司建立健全财务内部控制体系，明确各部门和岗位在财务内部控制中的职责和权限，确保财务活动的各个环节都有相应的控制措施。2.财务内部控制的主要内容包括：不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制、运营分析控制和绩效考评控制等。3.公司应定期对财务内部控制制度的执行情况进行检查和评估，发现问题及时整改，确保财务内部控制制度的有效执行。（二）内部审计1.公司设立内部审计部门，负责对公司财务收支、经济活动、内部控制等进行审计监