赠送礼品财务制度

PAGE赠送礼品财务制度一、总则（一）目的为规范公司/组织的礼品赠送行为，加强礼品赠送的财务管理，确保礼品赠送活动符合公司/组织的利益和相关法律法规要求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及礼品赠送的部门和个人。（三）基本原则1.合规性原则：礼品赠送活动必须遵守国家法律法规以及行业标准，不得进行任何违法违规的礼品赠送行为。2.必要性原则：礼品赠送应基于业务需要、客户关系维护、员工激励等合理目的，避免不必要的礼品赠送。3.预算控制原则：严格控制礼品赠送的费用支出，确保在预算范围内进行操作。4.公开透明原则：礼品赠送的决策过程、礼品选择、费用支出等应保持公开透明，接受内部监督。二、礼品赠送的决策与审批（一）决策主体1.业务往来礼品赠送：由相关业务部门根据业务需求提出礼品赠送的建议，经部门负责人审核后，报分管领导审批。涉及重大业务合作或重要客户的礼品赠送，需经总经理批准。2.员工福利礼品赠送：由人力资源部门或相关负责部门提出方案，经部门负责人审核，报分管领导审批，涉及较大金额或全体员工的福利礼品赠送，需经总经理批准。3.节日庆典等礼品赠送：由行政部门或相关组织策划部门制定方案，经部门负责人审核，报分管领导审批，重大节日庆典礼品赠送需经总经理批准。（二）审批流程1.填写申请表：礼品赠送申请部门或个人需填写《礼品赠送申请表》，详细说明礼品赠送的对象、目的、预计金额、礼品内容等信息。2.部门负责人审核：部门负责人对申请表进行审核，确认礼品赠送的必要性、合理性以及预算情况，签署审核意见。3.分管领导审批：分管领导根据申请内容进行审批，对于符合规定和业务需求的申请予以批准，对于不符合要求的申请提出修改意见或不予批准。4.总经理审批：对于重大礼品赠送事项，需报总经理审批，总经理综合考虑公司整体利益、业务影响等因素做出最终决策。三、礼品的选择与采购（一）礼品选择标准1.符合公司形象：礼品应体现公司/组织的文化、价值观和形象，避免选择过于低俗、劣质或与公司形象不符的礼品。2.实用性与纪念性兼顾：优先选择具有一定实用性的礼品，同时兼顾礼品的纪念性，能够给受赠者留下深刻印象。3.品质保证：确保礼品的质量可靠，无质量问题或安全隐患。4.价格合理：在预算范围内选择价格合理的礼品，避免过度追求高价格礼品。（二）采购渠道1.集中采购：对于批量较大、通用性较强的礼品，可通过公司/组织的集中采购渠道进行采购，以获取更优惠的价格和更好服务。2.定点采购：与信誉良好、产品质量可靠的供应商建立定点采购关系，确保礼品的稳定供应和质量保证。3.线上采购：利用正规的电商平台进行部分礼品的采购，但需对供应商和产品进行严格筛选和审核。（三）采购流程1.供应商选择：根据礼品需求，由采购部门或相关负责人员通过多种渠道寻找合适的供应商，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估和比较，选择确定供应商。2.签订采购合同：与选定的供应商签订采购合同，明确礼品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权益。3.采购执行：采购部门按照合同要求跟进礼品的采购进度，确保按时、按质、按量完成采购任务。4.验收：礼品到货后，由相关部门或人员按照合同要求和验收标准进行验收，检查礼品的数量、质量、规格等是否符合要求，对于验收不合格的礼品，及时与供应商沟通处理。四、礼品赠送的登记与记录（一）登记内容1.礼品赠送日期：记录礼品赠送的具体年月日。2.赠送对象：明确礼品所赠送给的个人或单位名称。3.礼品内容：详细描述所赠送礼品的种类、规格、数量等信息。4.赠送原因：说明礼品赠送的业务需求、节日庆典、员工福利等具体原因。5.审批情况：记录礼品赠送申请的审批结果，包括审批人、审批意见等。6.采购信息：如采购渠道、采购金额、供应商等相关采购信息。（二）记录方式1.建立电子台账：利用财务软件或专门的礼品管理系统建立礼品赠送电子台账，对上述登记内容进行详细记录，便于查询和统计分析。2.纸质档案留存：同时将礼品赠送申请表、采购合同、验收报告等相关纸质资料进行归档留存，以备查阅。五、礼品赠送的财务处理（一）费用核算1.礼品采购费用：按照实际发生的采购金额进行核算，计入相应的成本费用科目，如“业务招待费”、“员工福利费”、“宣传费”等，具体根据礼品赠送的性质确定。2.其他相关费用：如礼品包装费、运输费等与礼品赠送直接相关的费用，一并计入相应的成本费用科目。（二）账务处理1.采购礼品时：借：库存商品/业务招待费/员工福利费等贷：银行存款/应付账款等2.礼品赠送时：借：业务招待费/员工福利费等贷：库存商品3.涉及增值税进项税额转出的情况：如果礼品赠送属于不得抵扣进项税额的情形，如用于个人消费等，应将已抵扣的进项税额进行转出。借：业务招待费/员工福利费等贷：应交税费应交增值税（进项税额转出）（三）税务处理1.增值税：根据增值税相关法规，礼品赠送属于视同销售行为的，应按规定计算缴纳增值税；用于个人消费等不得抵扣进项税额的礼品赠送，已抵扣的进项税额需转出。2.企业所得税：礼品赠送支出在企业所得税前扣除时，应符合企业所得税法及其实施条例的规定，按照规定的扣除标准和范围进行扣除。如业务招待费按照发生额的60%扣除，但最高不得超过当年销售（营业）收入的5‰；员工福利费不超过工资、薪金总额14%的部分，准予扣除等。六、礼品赠送的监督与审计（一）内部监督1.财务部门监督：财务部门定期对礼品赠送的费用支出进行核对和审查，检查礼品赠送是否符合预算安排、财务处理是否正确、税务处理是否合规等。2.审计部门审计：审计部门定期或不定期对礼品赠送活动进行审计，审查礼品赠送的决策程序、审批流程、采购过程、登记记录等是否合规，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.接受税务机关监督：按照税务机关的要求，及时、准确地进行税务申报和缴纳，接受税务机关对礼品赠送相关税务处理的监督检查。2.社会监督：公司/组织应保持礼品赠送活动的公开透明，接受社会公众的监督，对于可能存在的违规礼品赠送行为，鼓励社会公众进行举报。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自赠送礼品：未按照规定的决策与审批流程进行礼品赠送申请和审批，擅自进行礼品赠送。2.超预算赠送礼品：礼品赠送费用超出已批准的预算范围。3.礼品选择不当：选择不符合公司形象、质量低劣、价格不合理等不适当的礼品进行赠送。4.虚假记录或隐瞒不报：在礼品赠送的登记与记录中弄虚作假，或者隐瞒礼品赠送相关信息。5.其他违反本制度规定的行为：如违反礼品采购流程、税务处理违规等行为。（二）处理措施1.责令改正：对于发现的违规行为，责令相关部门或人员立即改正，采取措施消除违规行为造成的影响。2.经济处罚：对违规责任人给予相应的经济处罚，如扣发绩效奖金、罚款等，处罚金额根据违规情节的轻重确定。3.纪律处分：根据违规情节的严重程度，给予违规责任人警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等纪律处分。4.法