报销支票财务制度

PAGE报销支票财务制度总则1.目的本制度旨在规范公司报销支票的使用和管理，确保公司资金的安全、合理使用，提高财务管理效率，保障公司各项业务的正常开展。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工在办理与公司业务相关的费用报销时涉及报销支票的使用和管理。3.基本原则合法性原则：报销支票的使用必须符合国家法律法规及相关财务制度的规定。真实性原则：报销事项必须真实发生，相关凭证和资料应真实、完整、有效。合理性原则：费用报销应符合公司的实际业务需求和财务预算安排，确保费用支出合理、必要。审批规范原则：严格执行报销审批流程，各级审批人员应认真履行职责，确保审批意见准确、合规。报销支票的申请1.适用范围员工因办理公司业务需要支付款项，且符合使用报销支票条件的，可申请使用报销支票。2.申请条件报销事项必须属于公司正常业务范围内，且有明确的合同、协议或相关审批文件作为依据。预计支付金额较大，采用其他支付方式（如现金、转账等）不便或不符合规定的。收款单位能够接受支票支付方式。3.申请流程填写申请表：申请人应详细填写《报销支票申请表》，注明申请日期、申请人姓名、所在部门、报销事项、预计支付金额、收款单位名称、账号、开户银行等信息，并附上相关证明材料（如合同、发票、审批文件等）。部门负责人审批：申请人所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，签署审批意见。如同意申请，应明确是否超出部门预算范围。财务审核：财务部门收到申请表后，对申请内容进行财务审核，重点审核报销事项是否符合财务制度规定、支付金额是否准确、相关凭证是否齐全等。审核通过后，财务负责人签署意见。主管领导审批：根据公司授权，由主管领导对报销支票申请进行最终审批。主管领导应综合考虑公司财务状况、业务需求等因素，做出审批决定。报销支票的开具与交付1.开具要求财务部门根据审批通过的《报销支票申请表》开具报销支票。支票内容应填写完整、准确，包括出票日期、收款人名称、金额、用途等，确保字迹清晰、不得涂改。支票金额必须与申请表中核准的金额一致，不得擅自更改。如因特殊情况需要调整金额，应重新履行审批手续。在支票上加盖公司财务专用章和法定代表人或授权代理人的印章。印章应清晰、端正，符合银行规定。2.交付方式报销支票原则上由申请人亲自领取，并负责将支票交付给收款单位。如因特殊原因申请人无法亲自领取，可委托他人代领，但必须办理书面委托手续，注明委托事项、委托人和被委托人姓名、身份证号码等信息。财务部门应做好报销支票的交付登记工作，记录领取日期、领取人姓名、支票号码、金额等信息，并要求领取人签字确认。对于金额较大或重要的报销支票，建议采用专人送达或特快专递等安全方式交付，确保支票安全、及时到达收款单位。报销支票的使用与监督1.使用规定申请人应妥善保管报销支票，不得随意转借、转让或质押给他人。如因保管不善导致支票丢失、被盗或损坏，应及时向财务部门报告，并采取相应的补救措施。报销支票的使用必须按照申请表中注明的用途进行支付，不得挪作他用。如因特殊情况需要变更用途，应重新履行审批手续。申请人在使用报销支票时，应确保支票背书的真实性和完整性。背书应注明被背书人名称、背书日期，并由背书人签章。收款单位收到报销支票后，应在规定的提示付款期限内到银行办理入账手续。提示付款期限为自出票日起10日。2.监督检查财务部门应定期对报销支票的使用情况进行检查，核对支票存根、发票、合同等相关凭证，确保报销事项真实、合规，支票使用符合规定。审计部门应不定期对报销支票的管理和使用情况进行审计监督，检查是否存在违规操作、资金浪费等问题。如发现问题，应及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。公司鼓励员工对报销支票的使用情况进行监督，如发现违规行为，可向财务部门或审计部门举报。对于举报属实的，公司将给予举报人适当奖励，并对违规行为进行严肃处理。报销支票的退票处理1.退票原因因支票填写错误、印章不清、密码错误等原因导致银行退票。收款单位账户余额不足、账户冻结、账户信息变更等原因导致支票无法入账。其他不可抗力因素导致支票退票。2.退票处理流程财务部门收到银行退票通知后，应及时通知申请人。申请人应在规定时间内到财务部门了解退票原因，并协助办理相关手续。如因支票填写错误等原因导致退票，申请人应重新填写正确的支票，并按照规定重新履行审批和开具手续。如因收款单位原因导致退票，申请人应与收款单位协商解决，督促收款单位及时处理账户问题，确保支票能够顺利入账。如无法协商解决，应及时向财务部门和相关领导汇报，采取相应的法律措施维护公司权益。对于因不可抗力因素导致的退票，财务部门应根据实际情况进行妥善处理，并及时调整公司财务记录。报销支票的核销与归档1.核销要求申请人在支票使用完毕后，应及时将支票存根、发票、合同等相关凭证交回财务部门进行核销。核销时，财务人员应核对凭证的真实性、完整性和一致性，确保报销事项与支票使用情况相符。对于已入账的报销支票，财务部门应在银行对账单上进行标注，并与相关凭证进行核对，确认资金已实际支付到位。如发现报销支票存在未核销或核销不符的情况，财务部门应及时查明原因，并要求申请人做出解释和说明。如涉及违规行为，应按照公司相关规定进行处理。2.归档管理财务部门应将核销后的报销支票相关凭证按照会计档案管理的要求进行整理、归档。归档内容应包括《报销支票申请表》、支票存根、发票、合同、银行对账单等资料，确保档案资料完整、有序。报销支票档案应妥善保管，按照规定的保管期限进行存放。保管期限届满后，如需销毁，应按照公司档案销毁制度的规定进行审批和处理，确保档案资料的安全和保密。附则