业务约定书编制财务制度

PAGE业务约定书编制财务制度一、总则（一）目的本财务制度旨在规范公司业务约定书编制过程中的财务行为，确保财务信息的准确性、完整性和合规性，为公司的财务管理提供明确的指导和依据，保障公司的经济利益和稳健运营。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及业务约定书编制的部门和人员，包括但不限于销售部门、项目管理部门、法务部门以及财务部门等。（三）编制依据本财务制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》等，以及行业通行的财务规范和公司实际情况制定。二、业务约定书编制前的财务准备（一）财务信息收集1.销售部门在接到业务意向后，应及时向财务部门提供初步的业务信息，包括预计交易金额、交易类型、付款方式、结算周期等。2.财务部门根据销售部门提供的信息，收集过往类似业务的财务数据，如成本费用构成、毛利率、资金回笼情况等，为业务约定书的财务条款制定提供参考。（二）财务风险评估1.财务部门会同相关业务部门，对业务约定书涉及的财务风险进行评估。评估内容包括客户信用风险、市场波动风险、资金流动性风险等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，如要求客户提供担保、设定合理的付款期限、预留风险准备金等。（三）财务预算编制1.对于涉及项目的业务约定书，项目管理部门应协同财务部门编制项目财务预算。预算内容涵盖项目成本预算，包括直接成本（如原材料、人工等）和间接成本（如管理费用、销售费用等）；以及项目收入预算，根据预计的销售价格和销售量确定。2.财务预算应明确各项预算指标的计算依据和编制方法，并随业务进展情况进行动态调整。三、业务约定书财务条款的制定（一）交易价格条款1.明确业务约定书中的交易价格，应根据市场行情、成本费用、预期利润等因素综合确定。对于涉及多种产品或服务的交易，应分别明确各项产品或服务的价格及计价方式。2.如有价格调整条款，应明确价格调整的条件、方式和时间节点。例如，根据市场价格波动、原材料价格变化、汇率变动等因素设定价格调整机制。(二)付款方式与结算条款1.规定业务约定书中的付款方式，如一次性付款、分期付款、银行承兑汇票、信用证等。明确每种付款方式的具体要求和适用场景。2.确定结算周期，即从交易发生到款项实际收付的时间间隔。结算周期应根据业务性质、客户信用状况等因素合理确定，并在业务约定书中明确具体的结算日期和结算流程。3.对于分期付款的业务约定书，应明确各期付款的金额、时间节点以及逾期付款的违约责任。例如，规定逾期付款的利息计算方式和逾期期限过长时的处理措施，如解除合同、要求客户承担额外的违约金等。（三）成本费用条款1.明确业务约定书中涉及的成本费用承担方。对于销售业务，应明确销售成本、销售费用等由公司承担；对于采购业务，应明确采购成本、运输费用等由采购方或销售方承担的具体情况。2.如有成本费用调整条款，应规定调整的条件、程序和审批流程。例如，因市场原材料价格大幅上涨等不可抗力因素导致成本费用增加时，如何进行成本费用的调整以及需要经过哪些部门的审批。（四）财务报表与审计条款1.要求业务合作方定期提供财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等，以监控业务合作的财务状况。明确报表的提供时间间隔和格式要求。2.对于重大业务约定书或涉及金额较大的项目，可约定进行定期审计或专项审计。审计费用的承担方式也应在业务约定书中明确。例如，规定审计费用由业务合作方承担，或根据审计结果按一定比例分担审计费用。四、业务约定书编制过程中的财务审核（一）审核流程1.业务约定书初稿完成后，首先由业务部门负责人进行内部审核，重点审核业务条款的合理性和完整性。2.审核通过后，将业务约定书初稿提交至财务部门进行财务审核。财务部门应从财务角度对业务约定书的各项条款进行全面审查，包括交易价格、付款方式、成本费用、财务风险等方面。3.财务审核通过后，业务约定书再提交至法务部门进行法律审核，确保业务约定书符合法律法规要求。最后，由公司管理层进行最终审批。（二）审核要点1.财务部门审核交易价格是否合理，是否符合公司的定价策略和市场行情。付款方式和结算条款是否有利于公司资金回笼，是否存在潜在的财务风险。2.审查成本费用条款是否明确合理，成本费用的承担方是否清晰界定，是否存在成本费用转嫁或不合理承担的情况。3.关注财务报表与审计条款的合理性和可操作性，确保能够通过财务报表及时掌握业务合作的财务状况，审计条款能够有效保障公司的利益。（三）审核意见反馈与修改1.财务部门在审核过程中如发现问题，应及时与业务部门沟通反馈审核意见。业务部门根据审核意见对业务约定书进行修改完善。2.修改后的业务约定书需再次提交财务部门进行审核，直至审核通过为止。审核过程中应形成详细的审核记录，包括审核意见、修改情况等，以备后续查阅。五、业务约定书的签订与执行（一）签订流程1.业务约定书经财务审核、法律审核和公司管理层审批通过后，由授权代表签订。签订前应确保业务约定书的各项条款已明确无误，双方对业务约定书的内容理解一致。2.签订后的业务约定书应及时进行编号、归档，并分发给相关部门执行。（二）执行监督1.业务部门负责业务约定书的具体执行，按照约定的交易价格、付款方式、交付时间等条款履行合同义务。2.财务部门负责对业务约定书的执行情况进行财务监督，定期核对业务数据与财务数据，确保业务执行过程中的财务信息准确无误。例如，监控客户付款情况，及时提醒业务部门催收逾期款项；核对成本费用支出是否符合业务约定书的规定等。3.如发现业务约定书执行过程中出现偏差或问题，相关部门应及时沟通协调，采取措施进行纠正。对于重大问题，应及时向上级领导汇报，并研究制定解决方案。（三）变更与终止1.业务约定书在执行过程中如需变更，应由双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应按照业务约定书的编制和审核流程进行处理，确保变更后的业务约定书符合财务和法律要求。2.如因不可抗力或其他原因导致业务约定书无法继续履行需要终止时，双方应按照约定的程序进行处理。财务部门应负责对业务约定书终止后的财务事项进行清理，如结算款项、核对成本费用、处理资产等。六、财务档案管理（一）档案内容1.业务约定书编制过程中的相关财务资料，包括财务信息收集记录、财务风险评估报告、财务预算编制资料等。2.业务约定书的初稿、审核记录、修改稿以及最终签订的文本。3.业务约定书执行过程中的财务数据记录，如收款凭证、付款凭证、成本费用报销凭证等。4.与业务约定书相关的财务报表、审计报告等资料。（二）档案保管1.设立专门的财务档案保管区域，确保档案的安全存放。档案保管区域应具备防火、防潮、防虫等条件。2.按照档案管理的相关规定，对业务约定书财务档案进行分类、编号、装订，并建立档案目录。档案应妥善保管一定期限，具体保管期限根据法律法规和公司规定执行。例如，一般业务约定书的财务档案保管期限为[X]年，重要业务约定书的财务档案保管期限为[X]年。3.定期对财务档案进行清查盘点，确保档案的完整性和准确性。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时采取措施进行补救，并记录相关情况。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员如需查阅业务约定书财务档案，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案保管部门进行查阅。查阅过程中应遵守档案保管部门的相关规定，不得擅自涂改、损毁档案。2.如因工作需要借阅业务约定书财务档案，借阅人应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案保管部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限应根据实际情况合理设定，借阅人应按时归还档案。借阅期间，借阅人应妥善保管档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。七、附则（