离职财务制度

PAGE离职财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司员工离职时的财务相关事宜，确保公司财务工作的顺利交接，保障公司资产安全，维护财务秩序，明确各方责任与流程，避免因人员离职引发财务风险和混乱。（二）适用范围本制度适用于公司所有员工离职时涉及财务工作交接的相关事项，包括但不限于正式员工、试用期员工、兼职人员等。（三）基本原则1.合规性原则严格遵守国家法律法规以及相关财务会计准则和制度，确保离职财务交接工作合法合规。2.完整性原则离职员工应全面、完整地交接其所负责的财务工作及相关资料，不得遗漏重要信息和资产。3.准确性原则交接的财务数据、账目等必须准确无误，经得起审计和检查。4.及时性原则离职员工应在规定时间内完成财务工作交接，新接手人员应及时接收并处理交接事项，避免影响公司正常财务运营。二、离职财务交接前准备（一）离职申请员工确定离职意向后，应提前[X]个工作日向所在部门提交书面离职申请，注明预计离职日期。部门负责人收到离职申请后，应及时与员工沟通，了解离职原因及工作进展情况，并对离职申请进行审核。审核通过后，将离职申请提交至人力资源部门备案。（二）工作梳理离职员工在提交离职申请后，应立即着手对其所负责的财务工作进行全面梳理。包括但不限于各类财务账目、报表、凭证、合同、发票、印章、票据、资产等。对尚未完成的工作任务进行详细记录，并注明预计完成时间和后续跟进事项。（三）资料整理1.财务档案整理各类财务档案，按照档案管理规定进行分类、编号、装订。确保档案资料齐全、完整，无缺失、损坏现象。列出财务档案清单，注明档案名称、所属期间、存放地点等信息。2.电子数据对存储在电子设备中的财务数据进行备份，备份数据应至少保存两份，分别存储在不同的存储介质上（如硬盘、光盘等）。对电子数据进行分类整理，建立清晰的目录结构，便于后续查找和使用。同时，确保电子数据的安全性，设置必要的访问权限和密码保护。3.其他资料整理与财务工作相关的其他资料，如财务审批流程文件、财务管理制度文件、财务分析报告等，确保资料完整、有效。（四）资产清查1.货币资金盘点库存现金，确保账实相符。编制现金盘点表，注明盘点日期、现金账面余额、实际盘点金额、差异情况及原因等信息。核对银行账户余额，获取银行对账单，与银行存款日记账进行逐笔核对。检查未达账项情况，编制银行存款余额调节表，确保银行存款账目准确无误。2.固定资产对离职员工所负责管理的固定资产进行清查盘点，核实资产的数量、规格、型号、使用状况等信息。检查固定资产卡片，确保卡片信息与实物一致。如有资产变动情况，及时更新固定资产卡片，并办理相关手续。3.办公用品及其他资产盘点办公用品、低值易耗品等其他资产，核实资产的领用、使用情况，确保资产账实相符。如有资产短缺或损坏情况，查明原因并追究相关责任。（五）工作交接清单编制离职员工根据工作梳理和资料整理情况，编制详细的工作交接清单。交接清单应包括以下内容：1.交接事项概述简要说明交接事项的范围和主要内容。2.具体交接内容财务账目：包括总账、明细账、日记账等各类账目截至交接日的余额及明细情况。财务报表：已编制的各类财务报表及相关分析报告。凭证：已装订成册的记账凭证及原始凭证，注明凭证编号、所属期间等信息。合同：涉及财务相关的合同协议，如销售合同、采购合同、借款合同等，注明合同名称、签订日期、执行情况等。发票：已开具、未开具的发票情况，包括发票种类、号码、领用记录等。印章：涉及财务工作的印章，如财务专用章、发票专用章等，注明印章名称、保管情况及交接日期。票据：支票、汇票、本票等各类票据的使用情况及剩余数量，编制票据清单。电子数据：财务软件系统账号及密码、电子数据备份存储介质等信息。其他资料：如财务审批流程文件、财务管理制度文件、财务分析报告等。3.未完成工作事项详细列出尚未完成的财务工作任务，注明预计完成时间和后续跟进责任人。4.需特别说明事项对交接过程中需要特别说明的事项进行详细记录，如重要财务事项的处理情况、遗留问题等。三、离职财务交接流程（一）交接安排1.人力资源部门在收到员工离职申请并备案后，应及时通知财务部门做好离职财务交接准备工作。2.财务部门根据离职员工的岗位性质和工作内容，指定专人负责接收交接工作。接收人应具备相应的财务专业知识和工作经验，熟悉相关财务工作流程。3.离职员工与接收人应根据工作交接清单，协商确定具体的交接时间和地点。交接时间应选择在工作日的正常工作时间内，确保交接过程不受干扰，交接地点应选择在公司财务办公区域内，便于查阅资料和沟通交流。（二）现场交接1.离职员工与接收人按照工作交接清单，逐一进行现场交接。交接过程中，离职员工应向接收人详细介绍各项交接内容的具体情况，包括工作流程、操作要点、注意事项等。接收人应认真听取离职员工的介绍，并对疑问之处及时进行询问和确认。2.对于财务账目、报表、凭证等纸质资料，离职员工应与接收人当面核对资料的完整性和准确性，并在交接清单上签字确认。对于电子数据，离职员工应协助接收人进行数据导入和测试，确保接收人能够正常访问和使用相关数据。同时，双方应在交接清单上注明电子数据的交接情况，包括数据备份存储介质的交接、财务软件系统账号及密码的交接等。3.对于固定资产、办公用品及其他资产，离职员工应带领接收人进行实地盘点。盘点过程中，双方应认真核对资产的数量、规格、型号、使用状况等信息，并在资产盘点表上签字确认。如发现资产短缺或损坏情况，离职员工应说明原因，并按照公司相关规定进行处理。4.对于印章、票据等重要物品，离职员工应与接收人当面进行交接。交接过程中，双方应仔细核对物品的数量、种类、状态等信息，并在交接清单上签字确认。同时，接收人应及时更换印章、票据的保管责任人，并做好相关登记工作。（三）监交1.对于涉及财务关键岗位或重要财务事项的离职交接，应由财务部门负责人或公司指定的其他人员进行监交。监交人应全程参与交接过程，对交接事项的真实性、完整性、准确性进行监督和审核。2.监交人在交接过程中，应认真听取离职员工和接收人的介绍，对交接过程中出现的问题及时进行协调和处理。交接完成后，监交人应在工作交接清单上签字确认，表明交接过程符合规定要求。（四）交接确认1.离职员工与接收人在完成现场交接后，应共同对工作交接清单进行再次核对和确认。确认无误后，双方在工作交接清单上签字，并注明交接日期。2.工作交接清单一式三份，离职员工、接收人各执一份，财务部门留存一份。财务部门应将工作交接清单作为重要的财务档案进行妥善保管，以备后续查阅和审计。四、离职后财务事项跟踪（一）未完成工作跟踪1.对于离职员工未完成的财务工作任务，接收人应按照工作交接清单上注明的预计完成时间和后续跟进责任人，及时进行跟踪和督促。如因特殊原因导致工作任务无法按时完成，接收人应及时向财务部门负责人汇报，并协调相关部门和人员采取措施解决问题。2.财务部门负责人应对离职员工未完成工作任务的跟踪情况进行定期检查和监督，确保各项工作任务能够顺利完成，不影响公司正常财务运营。（二）财务风险监控1.离职员工离职后，财务部门应密切关注其在职期间所负责财务工作的后续影响。如发现存在潜在的财务风险或问题，应及时进行调查和分析，并采取相应的措施加以防范和解决。2.对于涉及离职员工的财务往来款项，财务部门应加强跟踪和核对，确保款项的收付准确无误。如发现异常情况，应及时与相关部门和人员进行沟通协调，查明原因并追究责任。（三）资料归档与保管1.接收人在完成离职财务交接工作后，应及时对交接过程中获取的各类资料进行整理和归档。归档资料应包括工作交接清单、财务档案、电子数据备份、资产盘点表等相关文件。2.财务部门应按照公司档案管理规定，对归档资料进行妥善保管。保管期限应符合国家法律法规和公司相关规定要求，确保资料的完整性和可查阅性。五、责任与处罚（一）离职员工责任1.离职员工应严格按照本制度规定，认真做好离职财务交接工作。如因故意或重大过失导致交接工作不完整、不准确，给公司造成损失的，离职员工应承担相应的赔偿责任。2.离职员工在离职后，如发现其在职期间存在财务违规行为或遗留财务问题，应积极配合公司进行调查和处理，并承担相应的法律责任。（二）接收人责任1.接收人应认真履行接收职责，对交接的财务工作及相关资料进行仔细核对和审查。如因接收人疏忽大意导致交接工作出现问题，给公司造成损失的，接收人应承担相应的责任。2.接收人在接收离职财务工作后，应及时对相关工作进行处理和跟进。如因接收人未及时履行职责，导致公司财务工作受到影响的，接收人应承担相应的责任。（三）处罚措施1.对于违反本制度规定的离职员工和接收人，公司将视情