财务制度询价规定

PAGE财务制度询价规定一、总则（一）目的为了规范公司财务制度询价行为，确保公司在采购财务相关服务、产品等过程中，能够获取准确、合理的价格信息，保障公司利益，提高资金使用效率，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司内部所有涉及财务制度相关询价活动，包括但不限于财务软件采购、审计服务询价、税务咨询服务询价、财务培训课程询价等。（三）基本原则1.合法性原则：询价活动必须符合国家法律法规以及行业标准的要求，确保所有操作合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商应一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公平公正。3.准确性原则：所获取的询价信息应真实、准确、完整，能够为公司决策提供可靠依据。4.效益性原则：在保证服务和产品质量的前提下，通过合理询价降低成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）需求提出1.公司各部门根据自身业务需求，如财务部因财务核算升级需要采购新的财务软件，或因税务政策变化需要税务咨询服务等，填写《财务制度询价需求申请表》。申请表应详细说明需求的具体内容、预计使用时间、预算金额等信息。2.部门负责人对申请表进行审核，确保需求合理、必要，并签字确认后提交至采购部门。（二）采购部门受理1.采购部门收到《财务制度询价需求申请表》后，进行编号登记，并根据需求内容确定询价范围。2.采购部门将需求信息整理成询价文件，询价文件应包括但不限于以下内容：公司简介及询价项目概述。详细的技术规格或服务要求，如财务软件需具备的功能模块、审计服务的审计范围和标准等。询价报价要求，明确报价的有效期、报价方式（如含税价、不含税价等）、报价包含的内容等。交货期或服务提供时间要求。售后服务要求，如软件的维护期限、审计报告的修改次数等。（三）供应商选择与询价1.采购部门通过多种渠道选择潜在供应商，渠道包括但不限于：公司供应商库，筛选出以往合作良好且可能满足本次询价需求的供应商。行业网站、专业论坛等，查找相关领域的供应商信息。供应商推荐，由公司内部员工、合作伙伴等推荐有资质的供应商。2.采购部门向选定的潜在供应商发送询价文件，并要求其在规定时间内进行报价。同时，采购部门应告知供应商如有疑问可随时与采购部门沟通。3.在询价过程中，采购部门应保持与供应商的沟通，解答供应商的疑问，确保供应商准确理解询价文件的要求。（四）报价收集与整理1.采购部门在规定报价时间截止后，收集各供应商的报价文件。报价文件应包括报价单、公司资质证明、服务方案或产品说明书等相关资料。2.采购部门对收集到的报价进行初步整理，核对报价的完整性、准确性，如发现报价文件不符合要求，应及时与供应商沟通，要求其补充或修正。（五）评审与比较1.采购部门组织相关人员组成评审小组，评审小组成员应包括采购部门代表、需求部门代表、财务部门代表等。评审小组根据询价文件的要求，对各供应商的报价进行评审。2.评审内容主要包括：价格比较，分析各供应商报价的高低，判断其合理性。服务和产品质量比较，评估供应商提供的服务方案或产品是否满足公司需求，如财务软件的功能是否符合财务核算要求、审计服务的人员资质和经验是否达标等。售后服务比较，考察供应商的售后服务承诺和能力，如软件的升级服务、审计问题的解答及时性等。供应商信誉和资质比较，查看供应商的信誉记录、资质证书等，确保其具备良好的商业信誉和履行合同的能力。3.评审小组对各供应商进行综合评分，评分标准应在询价文件中明确规定。根据综合评分结果，推荐得分较高的供应商作为候选供应商。（六）谈判与确定供应商1.根据评审小组的推荐，采购部门与候选供应商进行谈判。谈判内容包括价格、服务条款、合同细节等。在谈判过程中，采购部门应争取更有利的采购条件，同时确保供应商能够满足公司的需求。2.谈判结束后，采购部门根据谈判结果确定最终供应商，并将结果通知需求部门和财务部门。如谈判未能达成满意结果，采购部门应重新评估询价过程，必要时调整询价文件或重新选择供应商。（七）合同签订1.采购部门与最终供应商签订合同，合同应明确双方的权利和义务，包括服务或产品的内容、价格、交货期或服务提供时间、质量标准、售后服务条款、付款方式等。2.合同签订前，采购部门应将合同文本提交至财务部门进行审核，财务部门重点审核合同中的价格条款、付款方式、税务条款等是否符合公司财务制度和利益。审核通过后，合同方可正式签订。三、询价文件编制要求（一）技术规格或服务要求明确性1.询价文件中的技术规格或服务要求应清晰、准确、完整，避免使用模糊或歧义性的语言。对于财务软件，应详细列出所需的功能模块，如总账、报表、固定资产管理、税务管理等模块的具体功能要求。2.对于审计服务，应明确审计范围，包括年度财务报表审计、专项审计等的具体内容，以及审计标准，如遵循的审计准则、行业规范等。（二）报价要求合理性1.明确报价的有效期，一般为[X]个工作日，以确保在有效期内供应商的报价具有参考价值。2.规定报价方式，如含税总价、不含税单价及总价等，避免因报价方式不清晰导致误解。3.要求报价包含的内容应详细列出，如财务软件的报价应包含软件本身费用、安装调试费用、培训费用、后续维护费用等，审计服务报价应包含审计费用、差旅费、报告编制费用等。（三）交货期或服务提供时间合理性根据公司实际需求，合理确定交货期或服务提供时间要求。对于财务软件采购，应考虑软件安装调试、培训等所需时间，确保在公司需要使用时能够及时投入使用。对于审计服务，应根据审计工作的复杂程度和工作量，合理安排审计时间，确保审计工作按时完成并出具审计报告。（四）售后服务要求明确性1.明确售后服务的内容，如财务软件的维护期限，一般为自验收合格之日起[X]年，在维护期限内供应商应提供免费的软件升级、故障排除等服务。2.规定售后服务的响应时间，如接到客户故障反馈后，供应商应在[X]小时内做出响应，[X]个工作日内解决问题（特殊情况除外）。3.对于审计服务，应明确审计报告出现问题时供应商的责任和处理方式，如在规定时间内免费修改审计报告等。四、供应商管理（一）供应商资质审核1.在选择供应商时，采购部门应严格审核供应商的资质。要求供应商提供营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证（已完成“三证合一”的提供营业执照）、法定代表人身份证明、资质证书、业绩证明等相关资料。2.对于从事财务相关服务的供应商，如会计师事务所、税务师事务所等，应审核其是否具备相应的执业资格证书，如注册会计师证书、注册税务师证书等。审核供应商的信誉记录，通过查询信用中国、国家企业信用信息公示系统等平台，查看供应商是否存在不良信用记录，如是否有行政处罚、经营异常等情况。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价体系，定期对供应商的表现进行评价。评价内容包括产品质量或服务质量、交货期或服务提供时间、价格合理性、售后服务质量、合作配合度等方面。2.评价方式可以采用问卷调查、现场考察、客户反馈等多种形式。根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，在后续询价中可给予一定的优先待遇；对于不合格供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。3.定期对供应商进行考核，考核周期一般为每年一次。考核结果作为供应商后续合作的重要依据，对于考核不达标且整改不力的供应商，应终止合作关系。（三）供应商信息管理1.建立供应商信息档案，详细记录供应商的基本信息、资质情况、报价记录、合作历史、评价考核结果等内容。供应商信息档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。2.对供应商信息进行保密管理，防止供应商信息泄露给竞争对手或其他无关方。只有经过授权的人员才能访问和使用供应商信息档案。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对财务制度询价活动进行审计监督，检查询价流程是否合规、文件编制是否规范、评审过程是否公正、合同签订是否符合规定等。2.审计部门有权调阅询价活动相关的文件、记录、合同等资料，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）违规处理1.对于在询价活动中违反本规定的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、降职、辞退等。2.如因违规行为给公司造成经济损失的，违规部门或个人应承担相应的赔偿责任。对于违反法律