财务制度采购管理规定

PAGE财务制度采购管理规定一、总则（一）目的本规定旨在规范公司采购管理流程，加强采购环节的财务控制，确保采购活动合法合规、高效有序进行，保障公司利益，提高资金使用效益。（二）适用范围本规定适用于公司内所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.经济性原则：在满足公司业务需求的前提下，力求降低采购成本，实现经济效益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督。4.职责分离原则：采购、审批、执行、验收等环节应相互分离，避免权力集中，防范舞弊风险。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度业务计划和实际需求，提前编制采购预算。采购预算应详细列出采购项目、数量、规格、预计金额等信息。2.采购预算需经部门负责人审核、财务部门复核后，提交公司管理层审批。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整预算，应按规定程序办理预算调整手续。2.财务部门应定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现并解决预算执行过程中存在的问题。三、采购流程管理（一）采购申请1.需求部门根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购项目、规格、数量、用途等信息，并提交部门负责人审批。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，应进行初步审核，核实采购项目的必要性和合规性。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织相关部门进行论证，并提交公司管理层审批。（三）供应商选择1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库，并定期对供应商进行评估和更新。2.根据采购项目的要求，从供应商库中选择合适的供应商进行询价、比价或招标。3.选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、资质、产品质量、价格、售后服务等因素。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商拟定采购合同条款，合同应明确采购项目、数量、规格、价格、交货时间、质量标准、付款方式等内容。2.采购合同经法律部门审核后，提交公司管理层审批。审批通过后，由授权代表与供应商签订采购合同。（五）采购执行1.采购部门应按照采购合同的约定，及时向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况。2.供应商应按照采购订单的要求按时、按质、按量交货。采购部门应组织相关人员对到货情况进行验收。（六）采购验收1.验收部门应根据采购合同和相关标准对采购物资或服务进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能等方面。2.验收合格后，验收人员应填写验收报告，并签字确认。如发现验收不合格，应及时通知采购部门与供应商协商解决。（七）采购付款1.财务部门应根据采购合同和验收报告审核采购付款申请。审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。2.对于预付款项，应严格控制风险，确保预付款项的安全回收。对于货到付款或验收合格后付款的项目，应在收到发票并审核无误后及时付款。四、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、合同纠纷等。2.财务部门应结合财务数据和业务情况，对采购活动中的财务风险进行识别和评估，如资金支付风险、预算执行风险等。（二）风险应对1.针对识别出的风险，应制定相应的风险应对措施。如选择多家供应商、签订详细的采购合同、建立质量保证金制度、加强市场价格监测等。2.对于重大风险事件应及时报告公司管理层，并采取有效的应急措施进行处理，降低风险损失。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，防范采购舞弊行为。（二）外部审计1.公司应定期聘请外部审计机构对采购活动进行审计，确保采购活动符合法律法规和公司规定的要求。2.外部审计机构出具的审计报告应及时提交公司管理层，并作为改进采购管理工作的参考依据。六、采购档案管理（一）档案收集采购活动中形成的各类文件、资料，如采购申请表、采购合同、验收报告、发票等，应及时收集整理。（二）档案归档采购档案应按照类别和时间顺序进行归档，确保档案的完整性和系统性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家法律法规和公司规定执行。档案保管地点应具备安全、防潮、防火、防虫等条件。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应按照规定办理查阅手续，并在指定地点查阅档案。查阅人员不得擅自涂改、复印、抽取或销毁档案资料。七、附则（一）解释权本