酒店筹备期财务制度

PAGE酒店筹备期财务制度一、总则1.目的本财务制度旨在规范酒店筹备期的财务管理工作，确保筹备工作顺利进行，合理控制成本，提高资金使用效率，为酒店正式运营奠定坚实的财务基础。2.适用范围本制度适用于酒店筹备期间所有涉及财务活动的部门和人员，包括但不限于筹备办公室、工程部门、采购部门、人力资源部门等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财务会计准则，确保酒店筹备期的财务活动合法合规。真实性原则：财务信息应真实、准确、完整地反映酒店筹备期的经济业务，不得虚报、瞒报。合理性原则：各项费用支出应合理、必要，符合酒店筹备的实际需求，杜绝浪费和不合理开支。预算控制原则：建立全面预算管理制度，加强对筹备期各项资金的预算控制，确保预算的严格执行。财务公开原则：定期向酒店筹备管理层及相关部门公开财务信息，接受监督。二、财务机构与人员设置1.财务机构设置在酒店筹备期设立独立的财务部门，负责全面财务管理工作。财务部门应根据工作需要合理设置岗位，包括财务经理、会计、出纳等。2.人员职责财务经理全面负责酒店筹备期的财务管理工作，制定财务工作计划和目标，并组织实施。建立健全财务管理制度和内部控制制度，确保财务工作规范有序。参与酒店筹备的各项决策，提供财务专业意见和建议，协助管理层进行成本控制和风险防范。负责财务预算的编制、执行和监控，定期进行财务分析，为管理层提供决策支持。协调与外部金融机构、税务机关等相关部门的关系，确保酒店筹备期财务工作的顺利开展。会计负责酒店筹备期日常会计核算工作，按照国家统一会计制度和酒店财务制度的规定，准确记录和反映各项经济业务。审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，编制记账凭证，登记账簿，编制财务报表。负责财务档案的整理、归档和保管工作，确保财务资料的安全和完整。协助财务经理进行财务分析和预算编制工作，提供相关数据支持。出纳负责酒店筹备期现金收付、银行结算等工作，严格按照现金管理和银行结算制度办理业务。保管库存现金和各种有价证券，确保资金安全。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。协助会计做好财务报表的编制工作，提供现金流量等相关数据。三、财务预算管理1.预算编制原则全面性原则：涵盖酒店筹备期的各项收入、成本、费用等经济业务，确保预算的完整性。准确性原则：预算编制应基于对酒店筹备工作的充分了解和合理预测，数据准确可靠。可行性原则：预算目标应切实可行，符合酒店筹备的实际情况和发展规划。弹性原则：考虑到筹备过程中可能出现的各种不确定因素，预算应具有一定的弹性空间。2.预算编制内容收入预算：根据酒店筹备规划和市场调研，预测酒店开业后的各类收入，包括客房收入、餐饮收入、会议收入、其他收入等。成本预算：采购成本预算：包括酒店设备、物资、原材料等的采购预算，根据筹备进度和实际需求进行编制。工程成本预算：涵盖酒店装修、改造、设备安装等工程费用预算，依据工程设计方案和合同约定进行估算。人力成本预算：预计筹备期及开业初期的人员招聘、培训、薪酬等人力成本支出。费用预算：管理费用预算：包括筹备办公室的办公费用、差旅费、通讯费、业务招待费等。销售费用预算：如市场推广费用、销售佣金等。财务费用预算：主要涉及筹备期的利息支出、手续费等。3.预算编制流程准备阶段：财务部门收集、整理与预算编制相关的基础资料，如酒店筹备计划、历史数据、市场信息等，并向各部门提供预算编制指导和要求。编制阶段：各部门根据本部门的工作任务和实际情况，按照预算编制模板和要求，编制本部门的预算草案，并报送财务部门。审核阶段：财务部门对各部门报送的预算草案进行审核，检查预算数据的准确性、合理性和完整性，对不符合要求的部分提出修改意见，反馈给各部门进行调整。汇总平衡阶段：财务部门将审核后的各部门预算草案进行汇总，结合酒店整体筹备目标和资金状况，进行综合平衡，编制酒店筹备期总预算草案。审批阶段：总预算草案报酒店筹备管理层审批，经批准后的预算作为酒店筹备期财务管理的依据。4.预算执行与监控各部门应严格按照批准的预算执行，确保各项经济业务在预算范围内进行。财务部门建立预算执行监控机制，定期对预算执行情况进行跟踪分析，及时发现预算执行过程中的偏差和问题。对于预算执行偏差较大的项目，财务部门应会同相关部门进行深入分析，查找原因，采取有效措施进行调整和纠正。5.预算调整在预算执行过程中，如遇特殊情况需要调整预算，应按照以下程序进行：由提出调整预算申请的部门填写预算调整申请表，详细说明调整的原因、内容和金额。财务部门对调整申请进行审核，分析调整的必要性和合理性，并提出审核意见。预算调整申请表经财务部门审核通过后，报酒店筹备管理层审批。经批准后的预算调整申请作为预算执行的依据，财务部门及时调整相关预算数据，并对预算执行情况进行重新监控。四、资金管理1.资金筹集根据酒店筹备的资金需求，合理确定资金筹集方式，包括自有资金投入、银行贷款、股东借款等。制定资金筹集计划，明确筹集资金的金额、时间、来源等，确保资金及时足额到位。办理资金筹集相关手续时，严格遵守法律法规和金融机构的规定，确保筹资活动合法合规。2.资金使用建立资金使用审批制度，明确资金使用的审批流程和权限。各项资金支出应严格按照预算执行，确保资金使用的合理性和必要性。对于重大资金支出项目，如大额采购、工程建设等，应进行专项审批，并进行跟踪管理。加强资金使用过程中的内部控制，防止资金挪用、浪费等现象的发生。3.资金核算与监控财务部门应准确记录和核算资金的收支情况，定期编制资金报表，反映资金的动态变化。建立资金监控机制，实时监控资金的流向和余额，确保资金安全。定期对资金使用情况进行分析，评估资金使用效率，为资金管理决策提供依据。五、资产管理1.固定资产管理制定固定资产管理制度，明确固定资产的分类、计价、折旧方法等。对酒店筹备期间购置的固定资产进行详细登记，建立固定资产台账，记录固定资产的名称、型号、数量、购置时间、金额等信息。定期对固定资产进行清查盘点，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的固定资产，应及时查明原因，按照规定进行处理。按照固定资产折旧政策，计提固定资产折旧，准确核算固定资产的净值。2.低值易耗品管理建立低值易耗品管理制度，明确低值易耗品范围、采购、领用、摊销等管理办法。对低值易耗品进行分类管理，设置低值易耗品台账，记录其增减变动情况。低值易耗品领用应办理相关手续，采用适当的摊销方法进行核算，如一次摊销法、五五摊销法等。3.库存物资管理加强库存物资管理，建立库存物资管理制度，规范物资采购、验收、入库、保管、领用、盘点等流程。采购部门应根据酒店筹备进度和实际需求，合理安排物资采购计划，确保物资供应及时、充足。物资验收部门应严格按照采购合同和相关标准对采购物资进行验收，确保物资质量合格。仓库管理人员应妥善保管库存物资，做好物资的出入库记录，定期进行盘点，保证账实相符。库存物资应按照先进先出的原则进行领用，避免物资积压过期。六、成本费用管理1.成本管理建立成本管理制度，明确成本核算对象、成本项目、成本计算方法等。加强采购成本管理，通过招标、询价、谈判等方式，选择优质供应商，降低采购价格，控制采购成本。严格控制工程成本，加强工程预算管理和工程进度监控，确保工程质量的前提下，合理控制工程费用支出。做好人力成本管理，根据酒店筹备和运营需求，合理配置人员，优化薪酬结构，提高劳动效率，降低人力成本。定期进行成本分析，查找成本控制的薄弱环节，采取有效措施进行改进，降低酒店运营成本。2.费用管理明确费用开支标准和审批流程，严格控制各项费用支出。加强管理费用控制，对办公费用、差旅费、通讯费、业务招待费等进行严格审核，杜绝不合理开支。合理控制销售费用，根据市场推广策略和销售目标，科学安排市场推广费用和销售佣金支出，提高销售费用的使用效益。严格财务费用管理，合理安排资金，降低资金成本，控制利息支出和手续费等财务费用。七、财务报销管理1.报销原则所有费用报销必须真实、合法、有效，符合酒店财务制度和相关法律法规的规定。严格按照费用报销审批流程进行报销，未经审批的费用不予报销。报销凭证应具备完整的要素，包括发票、收据、清单、审批单等，确保凭证真实、清晰、有效。2.报销流程报销人填写费用报销单，详细注明报销事由、金额、附件张数等信息，并签字确认。将报销单及相关附件提交给部门负责人审批，部门负责人应审核报销事项的真实性、合理性和必要性，签署审批意见。经部门负责人审批后的报销单提交给财务部门审核，财务人员应审核报销凭证的合法性、合规性和完整性，以及报销金额是否符合规定标准，审核无误后签署审核意见。根据财务审核意见，报销单报酒店筹备管理层审批，管理层根据审批权限进行审批。报销人持经各级审批通过的报销单到出纳处办理报销手续，出纳审核无误后支付报销款项。3.特殊事项报销规定差旅费报销：严格按照酒店制定的差旅费标准执行，明确出差审批流程、交通工具选择、住宿标准等，确保差旅费报销合理合规。业务招待费报销：业务招待费应严格控制，报销时需注明招待对象、事由、金额等详细信息，并经相关领导审批。大额费用报销：对于金额较大的费用支出，如超过一定限额的采购、工程支出等，应提供详细的项目说明和相关合同协议，按照特殊审批流程进行报销。八、财务报告与分析1.财务报告编制财务部门应定期编制财务报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等，以及相关附表和财务情况说明书。财务报告应真实、准确、完整地反映酒店筹备期的财务状况、经营成果和现金流量情况。财务报告编制完成后，应按照规定的程序进行审核、签字、盖章，并及时报送酒店筹备管理层及相关部门。2.财务分析定期进行财务分析，为酒店筹备管理层提供决策支持。财务分析应包括预算执行情况分析、财务状况分析、经营成果分析、成本费用分析等内容。通过财务分析，揭示酒店筹备期财务活动中存在的问题和风险，提出改进措施和建议，促进酒店财务管理水平的提高。财务分析报告应结合图表、数据等形式，直观、清晰地反映分析结果，便于管理层理解和决策。九、内部控制与审计1.内部控制制度建立健全酒店筹备期内部控制制度，涵盖财务活动的各个环节，包括资金管理、资产管理、成本费用管理、财务报销管理等。明确各部门和岗位在财务管理中的职责和权限，形成相互制约、相互监督的工作机制。加强内部控制的执行和监督，定期对内部控制制度的执行情况进行检查和评估，及时发现和纠正存在的问题。2.内部审计设立内部审计岗位或委托专业审计机构，对酒店