广告费报销财务制度

PAGE广告费报销财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司广告费报销流程，确保费用支出的合理性、真实性与合规性，加强公司财务管理，提高资金使用效率，保障公司利益。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及广告费支出及报销的部门与员工。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》以及国家相关税收法规，并结合公司实际情况制定。二、广告费定义及范围（一）定义广告费是指企业通过各种媒体宣传或发放赠品等方式，激发消费者对其产品或劳务的购买欲望，以达到促销目的所支付的费用。（二）范围1.媒体广告费用，包括电视广告、报纸广告、杂志广告、网络广告（如搜索引擎广告、社交媒体广告等）投放费用。2.广告制作费用，如广告片拍摄、广告海报设计、宣传册印刷等费用。3.广告代理费用，支付给广告代理公司的服务费用。4.参加各类广告展会的费用，包括展位费、参展布置费、宣传资料费等。5.因广告宣传活动而发生的赠品费用，如印有公司标识的礼品、纪念品等。三、审批流程（一）申请1.各部门因业务需要进行广告宣传活动，需提前填写《广告费报销申请表》，详细说明广告宣传的目的、内容、形式、预计费用金额、投放时间或执行时间等信息。2.申请表需由部门负责人签字确认，确保申请内容真实、合理，并对费用的必要性和效益性负责。（二）初审1.将申请表提交至市场部，市场部根据公司整体营销计划和业务需求，对申请的广告宣传活动进行初步审核。2.审核内容包括活动是否符合公司营销策略、宣传内容是否合规、形式是否恰当、预计效果是否合理等。市场部审核通过后，在申请表上签署意见并盖章。（三）财务审核1.申请表流转至财务部，财务部对申请费用的预算合理性、报销标准合规性进行审核。2.检查申请金额是否在公司预算范围内，是否符合公司规定的费用报销标准，相关票据的格式和内容是否符合财务要求等。财务部审核通过后，在申请表上签字确认。（四）终审1.经市场部和财务部初审通过的申请表，提交至公司管理层进行终审。2.公司管理层根据公司战略目标、财务状况、市场形势等因素，对广告宣传活动及费用进行最终审批。审批通过后，申请表作为报销的依据存档备案。四、报销标准（一）一般规定1.广告费报销应遵循实际发生原则，报销金额不得超过经审批的申请金额。2.报销凭证必须是合法、有效的发票或其他合规票据，并注明广告项目名称、内容、金额等详细信息。发票应加盖发票专用章，不符合规定的票据不予报销。（二）媒体广告费用媒体广告投放应选择具有良好信誉和影响力的媒体平台，根据不同媒体的收费标准和市场行情，合理控制投放费用。1.电视广告费用，需提供电视台开具的正规发票，报销金额应与广告合同约定金额一致。对于投放时段、时长等有特殊要求的，应在合同中明确规定，并按照合同执行。2.报纸广告费用，报销时应附上报纸广告样报及报社开具的发票，发票内容应清晰显示广告刊登的版面、日期、金额等信息。3.杂志广告费用，需提供杂志广告页面复印件及杂志社开具的发票，确保发票与广告投放信息相符。4.网络广告费用，报销凭证应包括网络广告投放记录（如后台数据截图等）、广告投放合同及互联网广告发布者开具的发票。发票上应注明广告投放的平台、时间、费用明细等内容。（三）广告制作费用1.广告片拍摄费用，报销时需提供拍摄合同、发票、拍摄脚本、成片等资料。发票应明确拍摄服务内容及金额，拍摄脚本应详细记录拍摄场景、演员、道具等费用支出明细，成片作为广告制作效果的证明材料。2.广告海报设计费用，报销凭证为设计合同、发票及设计稿。发票应注明设计服务内容及收费标准，设计稿应体现设计风格及与公司产品或品牌的关联性。3.宣传册印刷费用，需提供印刷合同、发票、印刷样本。发票应包含印刷数量、单价、总价等信息，印刷样本应展示宣传册的内容、排版、印刷质量等情况。（四）广告代理费用支付给广告代理公司的费用，应根据代理合同约定进行报销。报销时需提供代理合同、发票及代理服务报告（如广告投放效果分析报告、市场反馈报告等）。发票金额应与合同约定的代理费一致，代理服务报告应能证明代理公司按照合同要求履行了相关职责。（五）广告展会费用1.展位费，报销时需提供展会主办方开具的发票、展位租赁合同及展位布置照片。发票应注明展会名称、展位号、费用金额等信息，展位租赁合同应明确展位面积、租赁期限、费用标准等条款，展位布置照片作为展示公司参展形象的证明。2.参展布置费，包括搭建费、装饰费等，报销凭证为相关服务合同、发票及布置效果图。发票应详细列出各项费用明细，布置效果图应体现参展布置的整体风格和效果。3.宣传资料费，如展会宣传册、名片、赠品等费用，报销时需提供购买发票、宣传资料样本。发票应注明资料名称、数量、单价、总价等信息，宣传资料样本应展示其内容和设计风格。（六）赠品费用因广告宣传活动而发生的赠品费用，应严格控制赠品的种类、数量和价值。报销时需提供赠品采购合同、发票、赠品发放记录（如签收单等）。发票应注明赠品名称、规格、数量、单价、总价等信息，赠品发放记录应确保赠品发放对象与广告宣传目标受众相符，且发放数量合理。五、报销时间及方式（一）报销时间规定1.广告费报销应在相关广告宣传活动结束后[X]个工作日内提交报销申请。2.对于跨期的广告宣传活动，应按照活动进度分阶段进行报销申请，但累计报销金额不得超过经审批的申请金额。（二）报销方式1.员工应按照公司财务报销流程，将填写完整并经审批的《广告费报销申请表》及相关报销凭证一并提交至财务部。2.财务部审核无误后，按照公司规定的付款方式进行支付。一般情况下，对于金额较小的报销款项，采用银行转账方式支付至员工个人银行账户；对于金额较大的报销款项，根据公司资金状况和付款安排，可采用支票、汇票等方式支付。六、账务处理（一）会计科目设置公司应设置专门的会计科目核算广告费支出，如“销售费用广告费”科目。（二）账务处理原则1.广告费支出应按照权责发生制原则进行账务处理，即在费用实际发生时确认入账，而不论款项是否支付。2.对于已支付但尚未发生的广告费用（如预付广告款），应通过“预付账款”科目核算，待广告宣传活动实际发生时，再从“预付账款”科目转入“销售费用广告费”科目。3.对于应计未计的广告费用（如已签订广告合同但尚未支付款项），应在期末按照合同约定金额计提费用，借记“销售费用广告费”科目，贷记“应付账款”科目；实际支付款项时，借记“应付账款”科目，贷记“银行存款”等科目。（三）财务报表列示广告费支出在公司财务报表中应在利润表的“销售费用”项目下列示，作为公司经营活动成本的一部分，反映公司为促进销售而发生的广告宣传费用支出情况。同时，在现金流量表中，应根据实际支付的广告费金额，在“购买商品、接受劳务支付的现金”项目中列示，体现公司因广告宣传活动而产生的现金流出情况。七、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对广告费支出情况进行审计检查，审查广告宣传活动的真实性、费用支出的合理性、报销流程的合规性等。1.审计人员应查阅相关广告合同、审批文件、报销凭证等资料，核实广告宣传活动是否按照公司规定的流程进行申请、审批和执行。2.检查费用支出是否与广告宣传活动的目标和效果相符，有无虚增费用、浪费资金等情况。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务监督财务部应加强对广告费报销的日常审核监督，严格按照本制度规定的报销标准和审批流程进行审核。1.对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，确保报销金额准确无误，票据符合财务要求。2.定期对广告费支出情况进行统计分析，与公司预算进行对比，及时发现预算执行过程中的偏差，并向管理层汇报，提出合理的建议和措施，以加强费用控制。（三）违规处理对于违反本制度规定的广告费报销行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚：1.对于虚报、冒领广告费的员工，除追回违规报销款项外，公司将按照公司相关规定给予警告、罚款、降职、辞退等处理，并依法追究其法律责任。2.对于因审核把关不严