事业单位采购财务制度

PAGE事业单位采购财务制度一、总则（一）目的为了规范事业单位采购财务行为，加强采购财务管理，提高资金使用效益，保障事业单位各项工作的顺利开展，根据国家有关法律法规和财务规章制度，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位在开展采购活动过程中的财务核算、资金支付、资产管理等相关财务事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.真实性原则：财务核算应当真实、准确、完整地反映采购业务的实际情况，不得虚假记账。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。4.公开透明原则：采购信息应当公开透明，接受社会监督，防止暗箱操作。5.内部控制原则：建立健全采购财务内部控制制度，加强对采购活动的风险防控。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本单位事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、金额、采购时间等内容。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑项目的必要性和可行性，避免盲目申报和重复采购。3.财务部门应会同采购部门对各部门提交的采购预算进行审核，审核内容包括预算的合理性、准确性、完整性等。审核通过后的采购预算报单位领导审批后执行。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算的，应按照规定程序报经批准。2.财务部门应根据采购合同和采购进度，及时安排资金支付，确保采购活动顺利进行。同时，要加强对预算执行情况的监控，定期对预算执行情况进行分析和通报。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇国家政策调整、市场价格波动、采购项目变更等原因，需要调整采购预算的，采购部门应及时提出调整申请，并附相关证明材料。2.财务部门会同采购部门对调整申请进行审核，提出审核意见后报单位领导审批。经批准后的采购预算调整应及时下达各部门执行，并相应调整财务预算。三、采购流程管理（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并提交相关证明材料。2.《采购申请表》经部门负责人签字后，报采购部门审核。采购部门对采购申请的必要性、合规性、合理性进行审核，审核通过后报单位领导审批。（二）采购方式确定1.根据采购项目的特点和金额大小，按照国家有关规定确定采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.对于达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前获得财政部门批准。（三）采购文件编制1.采购部门根据确定的采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制应严格按照国家有关法律法规和行业标准进行，确保采购文件的合法性、公正性和规范性。同时，要充分考虑采购项目的实际需求，避免出现模糊不清或歧义性条款。（四）采购评审1.采购部门组织成立评审小组，对响应采购文件的供应商进行评审。评审小组由单位代表、采购专家等组成，人数应符合国家有关规定。2.评审小组按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件或响应文件进行评审，确定中标供应商或成交供应商。评审过程应严格保密，确保评审结果的公正性。（五）采购合同签订1.采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、金额、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门备案。财务部门应根据合同条款和采购进度，做好资金支付的准备工作。（六）采购验收1.采购项目完成后，采购部门组织相关人员进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，验收人员应填写《采购验收报告》，并签字确认。《采购验收报告》作为支付采购款项的重要依据之一。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同和《采购验收报告》，审核采购款项支付申请。审核内容包括合同条款执行情况、验收情况、发票合规性等。2.审核通过后，财务部门按照规定的付款方式和时间，及时支付采购款项。对于不符合付款条件的，财务部门应拒绝支付，并及时通知采购部门和供应商进行整改。四、采购财务核算（一）会计科目设置1.财务部门应按照国家统一的会计制度，设置与采购业务相关的会计科目，如“库存商品”、“固定资产”、“应付账款”、“预付账款”等。2.在“库存商品”科目下，应按照采购项目的类别和品种设置明细科目，核算采购商品的入库、发出和结存情况。在“固定资产”科目下，应按照固定资产的类别和项目设置明细科目，核算固定资产的购置、折旧、处置等情况。（二）账务处理1.采购商品验收入库时，财务部门根据采购发票和验收报告，借记“库存商品”科目，贷记“应付账款”或“预付账款”科目。2.采购固定资产时，财务部门根据采购发票和验收报告，借记“固定资产”科目，贷记“应付账款”或“预付账款”科目。同时，按照规定计提固定资产折旧。3.支付采购款项时，财务部门根据付款凭证，借记“应付账款”或“预付账款”科目，贷记“银行存款”等科目。4.采购退货或折让时，财务部门根据相关凭证，冲减相应的库存商品或固定资产账面价值，并调整应付账款或预付账款金额。（三）财务报表编制1.财务部门应按照国家统一的会计制度，定期编制与采购业务相关的财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。2.在财务报表附注中，应详细披露采购业务的相关信息，如采购项目名称、采购金额、采购方式、供应商名称等，以便报表使用者了解采购业务的全貌。五、采购资金管理（一）资金来源1.事业单位采购资金来源主要包括财政拨款、自有资金、上级补助收入等。2.对于财政拨款采购项目，应严格按照财政部门的规定使用资金，确保资金专款专用。对于自有资金采购项目，应合理安排资金调度，提高资金使用效益。（二）资金支付1.财务部门应根据采购合同和采购进度，及时安排资金支付。资金支付方式主要包括银行转账、支票、汇票等。2.在资金支付过程中，应严格遵守国家有关现金管理规定，确保资金支付安全。对于大额采购款项，应实行银行转账支付，避免现金支付带来的风险。（三）资金结算1.采购业务完成后，财务部门应及时与供应商进行资金结算。结算内容包括采购款项的支付、发票开具、往来账款核对等。2.财务部门应定期与供应商核对往来账款，确保账款清晰、准确。对于存在争议的账款，应及时与供应商沟通协商，妥善解决。六、采购资产管理（一）资产入账1.采购的商品和固定资产验收入库后，采购部门应及时将相关资料移交财务部门。财务部门根据采购发票、验收报告等资料，办理资产入账手续。2.对于采购的无形资产，如软件、专利等，应按照国家有关规定进行评估入账，并在规定的期限内进行摊销。（二）资产清查1.财务部门应定期组织开展采购资产清查工作，核实资产的数量、质量、价值等情况，确保资产账实相符。2.资产清查工作结束后，应编制资产清查报告，对清查中发现的问题及时进行处理，并提出改进措施。（三）资产处置1.对于已使用完毕或不再使用的采购资产，应按照规定进行处置。资产处置方式主要包括出售、报废、捐赠等。2.资产处置应按照规定程序进行审批，未经批准不得擅自处置。资产处置收入应及时上缴财政或纳入单位预算管理。七、采购内部控制（一）岗位设置与职责分工1.采购部门应设置采购申请、采购评审、合同签订、验收等岗位，明确各岗位的职责分工，确保采购业务流程的顺畅运行。2.财务部门应设置采购核算、资金支付、财务监督等岗位，与采购部门密切配合,共同做好采购财务管理工作。（二）风险防控1.建立采购风险预警机制，对采购过程中可能出现的风险进行及时预警和防控。风险防控内容包括供应商违约风险、价格波动风险、质量风险、法律风险等。2.加强对采购人员的培训和管理，提高采购人员的业务素质和风险意识，防止采购人员违规操作。（三）内部审计1.内部审计部门应定期对采购财务制度的执行情况进行审计监督