企业举办会议财务制度

PAGE企业举办会议财务制度一、总则（一）目的为加强公司会议财务管理，规范会议经费的使用，提高资金使用效益，确保会议活动的顺利开展，依据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部举办的各类会议，包括但不限于工作会议、研讨会、培训会、年会等。（三）基本原则1.预算管理原则：会议经费应纳入公司年度预算管理，严格按照预算安排使用，确保收支平衡。2.合规性原则：会议经费的使用必须符合国家法律法规和公司财务制度的规定，不得违规支出。3.效益性原则：在保证会议质量的前提下，合理控制会议成本，提高资金使用效益。4.公开透明原则：会议经费的使用情况应定期公开，接受公司内部监督。二、会议预算管理（一）预算编制1.会议主办部门：会议主办部门应提前[X]个工作日编制会议预算草案，明确会议的各项费用支出，包括场地租赁、餐饮、住宿、交通、设备租赁、资料印刷、专家费用等。2.预算内容：预算草案应详细列出各项费用的预计金额、计算依据和支出时间，并附相关说明。3.审核与审批：会议预算草案经部门负责人审核后，报公司财务部门审核，最后由公司领导审批。审批通过后的预算作为会议经费使用的依据。（二）预算调整1.调整原因：如因会议内容变更、参会人数增加、时间延长等原因导致预算需要调整，会议主办部门应及时提出预算调整申请。2.调整程序：预算调整申请经部门负责人审核后，报公司财务部门审核，最后由公司领导审批。审批通过后的预算调整方案作为会议经费使用的补充依据。三、会议经费支出管理（一）场地租赁1.选择原则：根据会议规模和需求，选择合适的场地，确保场地设施齐全、交通便利、价格合理。2.合同签订：与场地出租方签订租赁合同，明确租赁期限、租金支付方式、场地使用规定等条款。3.费用支付：按照租赁合同约定的时间和方式支付场地租金，确保支付凭证齐全。（二）餐饮1.标准制定：根据会议性质和参会人数，制定合理的餐饮标准，包括用餐形式（自助餐、桌餐等）、菜品档次、酒水饮料等。2.供应商选择：选择信誉良好、服务质量高的餐饮供应商，签订餐饮服务合同。3.费用结算：会议结束后，根据实际用餐人数和合同约定的价格进行费用结算，确保发票真实、有效。（三）住宿1.安排原则：根据参会人员的需求和会议安排，合理安排住宿地点，确保住宿环境舒适、安全。2.预订与结算：提前与酒店或其他住宿机构预订房间，签订住宿合同。会议结束后，根据实际入住人数和合同约定的价格进行费用结算，确保发票真实、有效。（四）交通1.交通方式选择：根据会议规模和参会人员分布情况，合理选择交通方式，包括公共交通、包车、租车等。2.费用结算：按照实际发生的交通费用进行结算，确保发票真实、有效。对于包车、租车等业务，应签订合同，明确费用标准和支付方式。（五）设备租赁1.设备需求评估：根据会议需要，评估所需设备的种类、数量和租赁期限。2.供应商选择：选择专业的设备租赁供应商，签订设备租赁合同，明确设备规格、租赁价格、使用期限、维修保养责任等条款。3.费用支付：按照租赁合同约定的时间和方式支付设备租赁费用，确保支付凭证齐全。（六）资料印刷1.资料内容审核：会议主办部门应提前审核会议资料的内容，确保资料准确、完整、规范。2.印刷供应商选择：选择质量可靠、价格合理的印刷供应商，签订印刷合同，明确印刷数量、规格、价格、交货时间等条款。3.费用结算：会议结束后，根据实际印刷数量和合同约定的价格进行费用结算，确保发票真实、有效。（七）专家费用1.专家邀请：根据会议需要，邀请相关领域的专家参加会议，并提前与专家沟通会议内容、时间安排等事项。2.费用标准：按照公司规定的专家费用标准支付专家费用，确保费用合理、合规。3.费用支付：专家费用应通过银行转账等方式支付，并要求专家提供发票或收款凭证。四、会议经费报销管理（一）报销凭证要求1.发票：所有费用支出必须取得合法有效的发票，发票内容应与实际业务相符，包括发票抬头、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额等。2.其他凭证：除发票外，还应提供相关的合同、协议、清单、审批单等凭证，作为费用支出的依据。（二）报销流程1.报销申请：会议结束后，会议主办部门的经办人员应及时整理会议经费报销凭证，并填写报销申请表，详细注明各项费用的支出情况、报销金额、报销理由等。2.部门审核：报销申请表经部门负责人审核签字后，报公司财务部门审核。3.财务审核：公司财务部门对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，审核通过后报公司领导审批。4.报销支付：公司领导审批通过后，财务部门按照公司财务制度规定的方式和时间进行报销支付。（三）报销时间限制会议经费报销应在会议结束后[X]个工作日内完成，逾期不予受理。特殊情况需提前向公司财务部门说明原因，并经批准后方可报销。五、会议财务监督与审计（一）内部监督1.财务部门监督：公司财务部门应定期对会议经费的使用情况进行检查，确保经费使用符合预算安排和财务制度规定。2.内部审计监督：公司内部审计部门应定期对会议经费进行审计，检查经费使用的真实性、合法性、效益性，发现问题及时提出整改意见。（二）外部审计公司应接受外部审计机构的审计，按照审计要求提供相关资料，配合审计工作