备用金财务制度

PAGE备用金财务制度一、总则（一）目的为了加强公司备用金的管理，规范备用金的使用流程，提高资金使用效率，保障公司资金安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及员工因工作需要借用备用金的情况。（三）基本原则1.专款专用原则：备用金必须用于预先核定的用途，不得挪作他用。2.限额管理原则：根据工作实际需要，对备用金实行限额控制，确保资金合理使用。3.及时报账原则：借用备用金的人员应在规定时间内报账核销，不得拖延。4.监督检查原则：公司财务部门定期对备用金的使用情况进行检查和监督，确保制度执行到位。二、备用金的借用（一）借用条件1.因工作需要，经常发生差旅费、业务招待费、零星采购等支出，且金额较小、业务频繁的情况。2.经部门负责人批准，确需借用备用金开展临时性工作的。（二）借用流程1.借款人填写《备用金借款申请表》，详细注明借款金额、用途、预计还款时间等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况进行审批，并签署意见。3.申请表经部门负责人批准后，提交至财务部门。财务部门对借款申请进行审核，重点审核借款用途是否合理、金额是否适当、还款时间是否明确等。审核通过后，财务部门根据公司资金状况安排资金支付。4.借款人凭审核通过的《备用金借款申请表》到财务部门领取备用金，并在《备用金借款登记表》上签字确认。（三）借用限额1.备用金借用限额根据借款人的工作性质和实际需要进行核定，原则上不超过其一个月的相关费用支出总额。2.具体限额标准如下：部门负责人：[X]元业务人员：[X]元其他人员：[X]元（四）借用期限1.备用金借用期限一般不超过[X]个月，特殊情况经财务部门批准后可适当延长，但最长不得超过[X]个月。2.对于超过借用期限未归还的备用金，财务部门将从借款人工资中扣除相应款项，直至备用金归还为止。三、备用金的使用（一）使用范围1.差旅费：包括出差期间的交通、住宿、餐饮等费用。2.业务招待费：用于招待客户、供应商等发生的费用。3.零星采购：购买办公用品、低值易耗品等小额物品的支出。4.其他经公司批准的临时性支出。（二）使用要求1.备用金必须按照预先核定的用途使用，不得擅自改变用途。2.对于每一笔备用金支出，借款人都应取得合法有效的原始凭证，并在凭证上注明支出日期、用途、金额等信息。3.原始凭证应真实、完整、合法，不得伪造、变造。如有虚假情况，一经发现，将追究借款人的责任。（三）报销规定1.借款人应在备用金使用完毕后及时报账核销，报账期限不得超过借用期限。2.报账时，借款人应填写《备用金报销申请表》，并附上相关原始凭证。原始凭证应按照公司财务制度的要求进行粘贴和整理。3.将《备用金报销申请表》及原始凭证提交所在部门负责人审核，部门负责人应核实费用支出的真实性、合理性，并签署意见。4.申请表经部门负责人批准后，提交至财务部门。财务部门对报销申请进行审核，重点审核原始凭证的真实性、合法性、完整性，以及费用支出是否符合公司财务制度的规定。审核通过后，财务部门办理报销手续，多退少补。四、备用金的管理与监督（一）财务部门职责1.负责备用金制度的制定、修订和解释。2.审核备用金借款申请和报销申请，办理备用金的收付业务。3.定期对备用金的使用情况进行检查和分析，及时发现问题并提出改进措施。4.建立备用金台账，详细记录备用金的借用、使用、归还等情况，确保账目清晰、准确。（二）部门负责人职责1.负责本部门备用金的管理和监督，审核本部门员工的备用金借款申请和报销申请。2.督促本部门员工及时报账核销备用金，对逾期未报账的员工进行催报。3.配合财务部门对备用金的使用情况进行检查和审计，如实提供相关资料和信息。（三）内部审计与监督1.公司内部审计部门定期对备用金的使用情况进行审计，检查备用金是否按照规定用途使用、是否及时报账核销、是否存在违规挪用等问题。2.对于审计中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。对违反备用金制度的行为，将按照公司相关规定进行严肃处理。五、备用金的归还（一）归还方式及时间1.借款人应在备用金使用完毕或借用期限届满后及时归还备用金。归还方式可以采用现金、银行转账等方式。2.如采用银行转账方式归还，借款人应将款项转至公司指定的银行账户，并注明“归还备用金”字样及借款人姓名、部门等信息。（二）账目核对与核销1.财务部门在收到借款人归还的备用金后，应及时与备用金台账进行核对，确保账目一致。2.核对无误后，财务部门在《备用金借款登记表》上注明归还日期，并办理备用金核销手续。六、罚则（一）违规处理1.对于违反备用金制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.如发现借款人擅自改变备用金用途、挪用备用金、逾期未报账等情况，财务部门将责令其限期改正，并按照借款金额的[X]%收取违约金。3.对于情节严重的违规行为，公司将给予警告、罚款、降职、辞退等处分，并依法追究其法律责任。（二）责任追究1.因备用金管理不善导致公司资金损失的，将追究相关责任人的责任。2.对于在备用金管理工作中存在失职、渎职行为的财务人员和部门负责人，公司将给予相应的纪律处分，